Индивидуальный персонифицированный учет

 

Индивидуальный (персонифицированный) учет

Все страхователи должны до 1 марта представить в соответствующий  орган Пенсионного фонда сведения о лицах, за которых они уплачивают страховые взносы (часть 2 пункта 1 статьи 8, пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе  обязательного пенсионного страхования», далее – Закон № 27-ФЗ).

Индивидуальный (персонифицированный) учет – это организация и ведение  учета сведений о каждом застрахованном лице для реализации пенсионных прав в соответствии с действующим  законодательством (абзац 6 статьи 1 Закона № 27-ФЗ). Данная информация может представляться как в виде документов в письменной форме, так и в электронном  виде (на магнитных носителях либо по каналам связи). При этом вопрос о возможности передачи данных в  электронной форме решается Пенсионным фондом совместно с конкретными  страхователями (часть 2 пункта 2 статьи 8 Закона № 27-ФЗ). Инструкция о порядке  ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного  пенсионного страхования утверждена постановлением Правительства от 15.03.1997 г. № 318 (далее – Инструкция). В  свою очередь формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе  обязательного пенсионного страхования  можно посмотреть в постановлении  Правления ПФР от 31.07.2006 г. № 192п (далее  – Постановление № 192п).

Отметим, что для подготовки отчетности вы вправе воспользоваться  любой программой, предназначенной  для этого. Между тем протестировать файлы со сведениями о застрахованных лицах, подаваемых страхователями в  электронном виде в формате 7.0, можно  с помощью программы CheckXML1. Указанная  программа бесплатно предоставляется  территориальными отделениями ПФР. Вместе с тем не забудьте обновить классификатор адресов России (КЛАДР)2. Кроме того, желательно заранее пройти сверку платежей с Пенсионным фондом.

Кстати, Пенсионный фонд в  последние годы ввел в практику составление  графиков сдачи отчетности по конкретным организациям. Сразу скажем, что  вам совершенно не обязательно подчиняться  таким уведомлениям чиновников. Главное  – успеть сдать отчетность до 1 марта.

Учтите, что на момент сдачи  сведений все ваши сотрудники должны иметь страховые свидетельства. При этом лица, впервые поступившие  на работу, получают указанное свидетельство  через страхователя (пункт 2 статьи 7 Закона № 27-ФЗ). Работодатель должен в течение двух недель с момента заключения договора с таким работником подать на него соответствующие документы в Пенсионный фонд (пункт 6 Инструкции). После чего фонд в течение трех недель открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство либо принимает решение об отказе в регистрации (пункт 8 Инструкции). Отметим, что и при утрате страхового свидетельства сотрудник вправе обратиться к работодателю с заявлением о выдаче его дубликата. В этом случае страхователь в 2-недельный срок передает документы в Пенсионный фонд (пункт 24 Инструкции). В свою очередь у территориального органа есть месяц на принятие решения (пункт 25 Инструкции). Аналогичный порядок действует и при обмене страхового свидетельства, в связи с изменением фамилии, установлением неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве.

Представление индивидуальных сведений о застрахованных лицах

Как правило, предоставляемые  в Пенсионный фонд сведения персонифицированного учета включают следующие документы (см. Таблицу 1):

Таблица 1

Также с вас могут спросить список застрахованных лиц. При этом некоторые территориальные отделения  Пенсионного фонда требуют предоставить пояснительную записку (например, г. Москва)3.

Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета утверждена постановлением № 192п (далее – Инструкция по заполнению форм).

Итак, все документы заполняются  чернилами, шариковой ручкой печатными  буквами, при помощи пишущих машинок  или средств вычислительной техники  без помарок и исправлений. При  этом могут использоваться любые  цвета, кроме красного и зеленого (пункт 4 Инструкции по заполнению форм).

Отметим порядок формирования некоторых реквизитов, общих для  всех форм персонифицированного учета:

—  расчетный период – 2008 год;

—  фамилию, имя, отчество застрахованного лица указывают  в именительном падеже;

—  период временной нетрудоспособности – указывают суммарную продолжительность  периодов неуплаты страховых взносов, засчитываемых в страховой стаж;

—  отпуск без сохранения заработной платы – указывают  суммарную продолжительность периодов, за которые работнику не начислялась  заработная плата;

—  код основного тарифа – это код категории застрахованного  лица (см. Таблицу 2);

—  код дополнительного  тарифа заполняют организации, уплачивающие взносы по дополнительному тарифу АВИА;

—  территориальные условия  заполняют для работников Крайнего Севера и работающих в зонах отселения  и отчуждения (можно посмотреть в  Приложении № 1 к Инструкции по заполнению форм).

Таблица 2

Принципы формирования пачек документов

Все документы группируют в пачки. Каждая пачка может содержать  не более 200 документов. В свою очередь  для пачек, содержащих формы СЗВ-4-2, число застрахованных лиц не должно превышать 200 человек (пункт 6 Инструкции по заполнению форм). При этом в состав пачки могут входить документы  только одного наименования (пункт 10 Инструкции по заполнению форм).

Учтите, что СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 формируются отдельной пачкой при  подаче следующих данных (пункт 11 Инструкции по заполнению форм):

—  о тех застрахованных лицах, которые выходят на пенсию;

—  на различные категории  застрахованных лиц;

—  содержащих корректирующие сведения;

—  содержащих отменяющие сведения;

— о застрахованных лицах, работающих в различных территориальных  условиях.

По согласованию с территориальным  органом Пенсионного фонда допускается  следующий порядок оформления пачки  документов, содержащей формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 (пункт 12 Инструкции по заполнению форм):

—  пачка прошивается  и пронумеровывается;

—  концы скрепляющей  нити выводятся с тыльной стороны  пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на который ставится печать организации и делается надпись: «В пачке прошито, пронумеровано  и скреплено печатью ____ листов»;

—  к пачке прикладывается список застрахованных лиц, на которых  представляются сведения; указанный  список составляется в произвольной форме и брошюруется в пачке  после описи;

—  все документы, входящие в пачку, заверяются печатью организации  и подписью руководителя, проставляемыми на описи, которая дополняется словами: «Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно».

 

Индивидуальные  сведения

При представлении индивидуальных сведений страхователем заполняется (пункт 43 Инструкции по заполнению форм) (см. Пример 1):

—  форма СЗВ-4-1 – при  представлении сведений о застрахованном лице, у которого в расчетном периоде  были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, которые  отражаются в таблице «Стаж работы за отчетный период», либо при необходимости  выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д.;

—  форма СЗВ-4-2 (списочная  форма) – при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих  в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых  в реквизите «Территориальные условия» формы АДВ-6-1.

При заполнении индивидуальных сведений нужно учитывать следующие  моменты (пункт 11 и пункт 43 Инструкции по заполнению форм):

—  при указании периода  работы даты должны находиться в пределах расчетного периода;

—  сумму начисленных  страховых взносов указывают  в рублях с копейками;

—  в формах СЗВ-4-2, сформированных в пачку, реквизит «№ п/п» (порядковый номер) заполняется сквозным методом в пределах пачки.

До отправки отчета в Пенсионный фонд обязательно проведите сверку введенной информации с данными, указанными в страховых свидетельствах сотрудников. Это необходимо для  того, чтобы при приеме отчета в  Пенсионный фонд не выявились «невидимые»  на первый взгляд ошибки. Например, неправильно  введенные имена («Наталья» и  «Наталия» и т.д.).

Пример 1

Опись документов

Каждая пачка сопровождается описью документов, выполненной по форме АДВ-6-1 (пункт 7 Инструкции по заполнению форм) (см. Пример 2).

При формировании описи нужно  учитывать следующие моменты (пункт 32 Инструкции по заполнению форм):

—  иные входящие документы  – указывают наименование входящего  документа, не вошедшего в предлагаемый на форме перечень;

—  число застрахованных лиц – указывают количество форм СЗВ-4-2;

—  символом «Х» отмечают соответствующий тип сведений (исходные или назначение пенсии) и вид корректировки (корректирующие или отменяющие);

—  сумма начисленных  страховых взносов – указываются  суммарные значения в рублях по всей пачке документов. Отметим, что некоторые  территориальные отделения Пенсионного  фонда требуют указывать суммы  с копейками.

Пример 2

Список застрахованных лиц

Список застрахованных лиц  оформляется в произвольном виде (пункт 34 Инструкции по заполнению форм).

Пример 3

Ведомость уплаты страховых  взносов

При формировании ведомости  уплаты страховых взносов (форма  АДВ-11) нужно учитывать следующие  моменты (пункт 48 Инструкции по заполнению форм) (см. Пример 4):

—  ведомость составляется на 31 декабря 2008 г.;

—  число застрахованных лиц – указывают лица, информация о которых представляется по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 с типом сведений «исходные» и «назначение пенсии»;

—  суммы начисленных  страховых взносов указываются  в рублях;

—  признак тарифа –  «Р»;

—  задолженность по уплате страховых взносов и уплачено страховых взносов – указываются  для каждого года в отдельных  строках;

—  сумму переплаты  указывают со знаком «–» годом, следующим за годом, в котором образовалась переплата.

Пример 4

Если обнаружили ошибку

В случае обнаружения ошибок в предоставленных в Пенсионный фонд формах документов персонифицированного учета страхователь в двухнедельный  срок должен предоставить исправленные формы (пункт 29 Инструкции).

Отметим, что сведения, содержащиеся в представленных страхователем  документах, подготовленных с нарушением требований Пенсионного фонда, в  лицевые счета не вносятся. Эти  документы или их копии территориальный  орган возвращает страхователю с  указанием обнаруженных ошибок (пункт 34 Инструкции). Затем страхователь в  двухнедельный срок после уведомления  территориального органа об имеющихся  расхождениях устраняет их и представляет в Пенсионный фонд уточненные данные. Если же в установленный срок не были устранены все имеющиеся  расхождения, то территориальный орган  самостоятельно принимает решение  о корректировке сведений и уточнении  лицевых счетов застрахованных лиц. Далее решение сообщается страхователю и застрахованным лицам (пункт 36 Инструкции). При этом корректировка осуществляется в порядке, утвержденном постановлением Правления Пенсионного фонда  от 14.12.2005 г. № 246п.

К лицам, не предоставившим в установленные сроки сведения, необходимые для осуществления  индивидуального учета в системе  обязательного пенсионного страхования, либо предоставившим неполную или недостоверную  информацию, применяют финансовые санкции. Речь здесь идет о штрафе в сумме 10 процентов, причитающихся за отчетный год платежей в Пенсионный фонд (часть 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ).

Причем сумму взыскания  исчисляют не от всех причитающихся  за отчетный год платежей в Пенсионный в фонд, а лишь от взносов тех  застрахованных лиц, в отношении  которых сведения, необходимые для  ведения персонифицированного учета, не были представлены (пункт 16 Информационного  письма Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 г. № 79, определение ВАС РФ от 24.07.2008 г. № 9340/08). Кстати, данную точку зрения подтверждают и работники Пенсионного фонда в своем письме от 28.06.2006 г. № КА-09-26/6784.

Отметим, что само взыскание  указанной суммы производится органами Пенсионного фонда исключительно  в судебном порядке (часть 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ). Причем здесь невозможно применить так любимый чиновниками  внесудебный порядок взыскания, определенный пунктом 4 статьи 25 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». В данном пункте сказано, что в случае если размер причитающейся  к уплате суммы не превышает в  отношении индивидуальных предпринимателей 5 000 руб., а в отношении юридических  лиц 50 000 руб., то взыскание штрафов  осуществляется территориальными органами Пенсионного фонда. Тем не менее в нашей ситуации следует исходить из прямого указания, содержащегося в части 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ, где говорится, что взыскание этих сумм производится исключительно в судебном порядке (пункт 7 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 20.02.2006 г. № 105).