Назначение планирования, оперативного управления и контроля в ходе управления финансами

     Благодаря такому построению плана движения денежных средств планирование охватывает весь оборот денежных средств предприятия. Это дает возможность проводить анализ и оценку поступлений и расходов и принимать решения о возможных способах финансирования в случае возникновения дефицита средств. План считается окончательно составленным, если в нем предусмотрены источники покрытия дефицита.

     Следующий документ годового финансового плана  — плановый отчет о прибылях и  убытках, в котором уточняется спрогнозированный  на перспективу размер получаемой прибыли  на предстоящий год.

     Заключительный  документ финансового плана —  бухгалтерский баланс на конец планируемого года, который отражает все изменения  в активах и пассивах в результате запланированных мероприятий и  показывает состояние имущества  и финансов предприятия.

     По  мере реализации заложенных в текущем финансовом плане мероприятий регистрируются фактические результаты деятельности предприятия. План — это результат планирования, в то время как отчет о фактических величинах показывает реальное положение предприятия, что необходимо его руководству для выработки решений.

     В целях контроля за поступлением фактической  выручки на расчетный счет и расходованием  наличных финансовых ресурсов предприятие  малого бизнеса осуществляет оперативное  планирование, которое дополняет  текущее. Оперативный план необходим для обеспечения финансового успеха предприятия. Поэтому при его составлении следует использовать максимально объективную информацию о тенденциях экономического развития в сфере деятельности предприятия, об инфляции, возможных изменениях технологии и организации производства.

     Оперативное финансовое планирование включает составление  и исполнение платежного календаря, кассового плана и расчет потребности  в краткосрочном кредите.

     Платежный календарь составляется на квартал  с разбивкой по месяцам и более  мелким периодам. Для того чтобы  он был реальным, его составителям необходимо следить за ходом производства и реализации, состоянием запаса, дебиторской  задолженности с целью предупреждения невыполнения финансового плана.

     В платежном календаре притоки  и оттоки денежных средств должны быть сбалансированы. Правильно составленный платежный календарь дает возможность  выявить финансовые ошибки, недостаток средств, вскрыть причины такого положения, наметить соответствующие мероприятия и, таким образом, избежать финансовых затруднений. Платежный календарь составляется на основе реальной информационной базы о денежных потоках предприятия.

     Информационной  базой платежного календаря служат: планы, составленные на предприятии (например, план реализации продукции, смета затрат на производство, план капитальных вложений и т.п.), выписки по счетам предприятия и приложения к ним, нормативно-установленные сроки платежей для финансовых обязательств, договоры, счета-фактуры, график выплаты заработной платы, внутренние приказы.

     На  многих предприятиях малого бизнеса  наряду с платежным календарем составляется налоговый календарь, в котором указывается, когда и какие налоги должно уплатить предприятие. Это позволяет избежать просрочек и пений.

     Кроме платежного календаря на предприятии должен составляться кассовый план — план оборота наличных денежных средств, отражающий поступление и выплаты наличных денег через кассу. Своевременная обеспеченность наличными денежными средствами характеризует состояние финансовых отношений между предприятием и его работниками, т.е. одну из сторон платежеспособности предприятия. Кассовый план необходим предприятию для контроля за поступлениями и расходованием наличных денег.

     Кроме того, своевременное сопоставление  фактических данных с предусмотренным кассовым планом дает основания для принятия мер по устранению расхождений.

     Коммерческому банку, обслуживающему предприятие  малого бизнеса, также необходим  его кассовый план, чтобы составить  свободный кассовый план на обслуживание всех клиентов в установленные сроки. Исходные данные для составления кассового плана: • предполагаемые выплаты по фонду заработной платы и фонду потребления в части денежных средств, не входящих в фонд оплаты труда;

     • информация о продаже материальных ресурсов или продукции работникам о прочих поступлениях и выплатах наличными деньгами (выручка от реализации путевок, командировочные расходы и др.);

     • сведения о сумме налогов; календарь  выдачи заработной платы и приравненных к ней платежей. 

2. Оперативное управление 

     Оперативное управление финансами направлено на практическое выполнение тех решений, которые были приняты на тактическом уровне. Первоочередной целью оперативного управления финансами является поддержание необходимого для осуществления расчетов уровня абсолютной ликвидности. Стабильная и ритмичная работа основного и вспомогательного производств, других служб предприятия во многом зависит от возможностей своевременно оплачивать все виды потребляемых ими ресурсов.  Должен быть сведен к минимуму риск возникновения ситуации, в которой финансовые менеджеры окажутся неготовыми к внезапно возникающим «провалам», когда обязательства предприятия не могут быть своевременно погашены из-за недостатка платежных средств. Поэтому построение системы оперативного управления финансами, как показывает практика, является задачей первостепенной важности, как для проблемного предприятия, столкнувшегося с недостатком денежных поступлений, так и для успешно развивающегося бизнеса, которому требуется надежная защита от хозяйственных рисков и получение максимального эффекта от использования денежных средств.

     Наряду  с первоочередной целью оперативного управления финансами, можно выделить ряд других целей. Они являются целями более высокого порядка, то есть обеспечение  абсолютной ликвидности является необходимым, но недостаточным условием для их достижения. В общем виде иерархия целей ОУФ выглядит следующим образом:

• максимизация экономического эффекта, получаемого от использования денежных средств;
• поддержание репутации партнера, выполняющего обязательства;
• обеспечение устойчивой абсолютной ликвидности.

     Для достижения этих целей должен быть решен целый комплекс взаимосвязанных  задач. К наиболее важным задачам  практического характера можно  отнести следующие:

• обеспечить взаимосвязь производственных и финансовых планов предприятия;
• поддерживать наиболее ликвидную часть оборотных средств на уровне, достаточном для проведения ежедневных расчетов;
• свести к минимуму риск задержки важнейших  платежей при изменении условий финансирования;
• создать механизмы контроля за действиями менеджеров, уполномоченных принимать решения по расходованию средств;
• своевременно обеспечивать информацией о состоянии расчетов предприятия;
• не допускать образования избыточных остатков денежных средств на счетах и в кассе предприятия.

     На  тактическом уровне месячный план движения денежных средств формируется таким  образом, что поступление и расходование платежных средств в нем сбалансированы. Но обеспечение ежедневного баланса  может быть достигнуто только путем принятия оперативных решений по выбору даты того или иного платежа и платежного средства, которым этот платеж будет осуществлен.

     В отличие от стратегического и  тактического уровней, инструменты оперативного управления финансами должны обеспечивать не только связь с предыдущим уровнем, но и непрерывность процесса управления. Это достигается путем применения такого способа планирования, когда начало планового периода приходится на один из дней текущего периода.   

       Система оперативного управления финансами выполняет пять взаимосвязанных функций:

• планирование поступлений, расходов и остатков платежных средств в краткосрочной перспективе (до одного месяца);
• исполнение намеченных планов оплаты расходов;
• учет возникающих и погашаемых обязательств, движения и остатков платежных средств;
• контроль исполнения планов по возникновению и погашению обязательств и расходованием платежных средств;
• план-факт анализ данных о движении обязательств и платежных средств и выявление причин отклонений.

     Для того чтобы эффективно выполнять свои функции и отвечать базовым требованиям система оперативного управления финансами должна включать в себя следующие основные подсистемы и элементы:

• Оперативное планирование поступлений и платежей. Инструментами служат заявки ответственных распорядителей, платежный календарь и дневной план платежей.
• Система ответственных распорядителей, в отношении которых устанавливаются лимиты расходования платежных средств.
• Система приоритетов платежей, используемая для балансирования платежного календаря и ранжирования платежей в дневном плане.
• Механизм согласования и утверждения платежей и корректировки платежного календаря.
• Процедуры контроля состояния лимитов ответственных распорядителей.
• Система оперативного учета возникновения и погашения обязательств.
• Совокупность регламентных документов по оперативному управлению финансами.

     Следует отметить, что система оперативного управления финансами охватывает решения, принимаемые внутри месячного интервала функционирования организации. В связи с этим, необходимо учесть, что при недостаточном уровне развития более высоких уровней финансового планирования, на входе системы ОУФ не будет достаточной информации. Практика показала, что менеджмент предприятия, как правило, начинает модификацию управленческих механизмов в области финансов именно с оперативных функций.

     В данном случае при построении системы  ОУФ возникает необходимость, с  одной стороны, создать временные  механизмы планирования, позволяющие  получить исходные данные о движении обязательств и платежных средств в разрезе ответственных распорядителей на месячном интервале. В противном случае будет невозможно установить лимит платежей ответственного распорядителя. С другой стороны, необходимо предусмотреть в перспективе совершенствование системы управления финансами на тактическом уровне и исключить возможность возникновения противоречий, обусловленных структурой создаваемой системы ОУФ.

     Под ответственным распорядителем понимается руководитель или специалист организации, которому делегированы полномочия вести договорные отношения с третьими лицами, а также использовать платежные средства для выполнения обязательств. Статус ответственного распорядителя дает основания претендовать на получение лимита расходования платежных средств. Иногда, в целях контроля уровня дебиторской и кредиторской задолженности, целесообразно устанавливать лимиты на остатки или суммы изменения данных задолженностей в течение месяца. Лимит расходования платежных средств ответственного распорядителя устанавливается в финансовом плане на месяц, конкретно - в плане движения денежных средств. В зависимости от сложности организационной структуры и сложившегося распределения полномочий по управлению финансами, возможны различные подходы к выделению состава ответственных распорядителей.

     Ответственные распорядители направляют заявки на платежи в пределах установленного лимита. На основании таких заявок формируется платежный календарь.  Периодичность подачи заявок определяется в зависимости от потребностей предприятия. На одном из предприятий нами был реализован двухступенчатый подход к планированию платежей. В порядке предварительного планирования дважды в месяц проводилась заявочная компания по крупным платежам. Мелкие платежи планировались на недельный период. Граница между крупным и мелким платежом устанавливалась финансовым директором. 

     Следующим этапом являлось скользящее планирование, в рамках которого проводилась ежедневная корректировка платежного календаря  на основе данных оперативного учета и изменений, вносимых ответственными распорядителями. Следует отметить, что список возможных изменений, вносимых по инициативе ответственных распорядителей, был ограничен только такими действиями, которые не ухудшают ликвидную позицию предприятия в плановом периоде.

     Система приоритетности платежей позволяет сбалансировать платежный календарь в том случае, когда сумма заявок ответственных распорядителей на платеж в определенный день перекрывает доступный объем ресурсов. С другой стороны, в дневном плане платежей (реестре) платежи также группируются в порядке убывания приоритета, что позволяет избежать потери ликвидности при отклонениях величины входящего денежного потока от прогнозного уровня. Система приоритетов может быть ограничена одним уровнем – в целом по предприятию, либо включать дополнительные уровни, например, учитывающие степень важности платежа для данного ответственного распорядителя.

     Другим  важным инструментом системы управления финансами является нормирование остатков денежных средств. Норматив необходим для определения дефицита или избытка платежных средств и позволяет принимать решения по распоряжению ими в краткосрочной перспективе с целью получения максимального эффекта.

     При формировании платежного календаря  возможна ситуация, когда балансирование поступлений и платежей внутрисистемными методами невозможно. В этих случаях приходится выбирать из двух альтернатив: привлечение заемных средств, либо корректировка производственных планов.

     В том случае, если сумма платежа, заявленного  ответственным распорядителем, соответствует  остатку лимита (проверку проводят финансовые службы), то она включается в платежный календарь. Для исполнения платежного календаря формируется дневной план платежей (реестр), который должен быть утвержден руководителем предприятия до конца предыдущего рабочего дня. Утвержденный дневной план платежей служит распоряжением исполнителю (бухгалтерии) о подготовке платежных документов и совершении платежей. С целью проведения скользящего планирования, необходимо ежедневно получать данные об остатках лимитов ответственных распорядителей, а также остатках платежных средств на счетах и в кассе предприятия. Такая информация должна содержаться в специальных отчетах, которые готовятся сотрудниками финансовых служб, ответственных за ведение оперативного учета.