Организационная структура систем с управлением. Системный взгляд на организацию

     Методы экспертных оценок и SWOT-анализа в исследовании систем управления.

     В исследовании управления широкое распространение имеет метод экспертных оценок. Это объясняется сложностью многих проблем, их происхождением из "человеческого фактора", отсутствием надежных экспериментальных или нормативных инструментов.

     Экспертиза  — это мнение, идея, решение или  оценка, основанные на реализации ценного опыта специалиста, глубоких знаниях предмета исследования и технологиях качественного анализа.

     Экспертиза  бывает индивидуальная и групповая. При групповой экспертизе большое значение имеют подбор группы экспертов и методология итоговой обработки результатов ее работы.

     Заключение  экспертов представляет собой документ, в котором фиксируется ход исследования и его итоги. При этом выводы и мнения экспертов могут иметь как категоричную ("да", "нет"), так и вероятностную (в виде предположения, ранжирования, коэффициента предпочтительности и пр.) форму.

     В организации работы экспертов необходимо придерживаться следующих принципов.

     1. Идеи, мнения и оценки должны  укладываться в заранее подготовленную схему. Это позволяет делать их обобщение, сравнение, выделение существенного и пр. Такая схема не должна сковывать мысль и ограничивать фантазию. Схема может допускать и предполагать возможность ее модификации и дополнения.

     2. Обработку экспертных заключений  необходимо осуществлять не только в количественном обобщении, но и посредством качественного анализа, выделяя главное, существенное, важное, актуальное, оригинальное, новое и пр. Заключение экспертов может быть предметом экспертизы второго этапа.

     3. Эксперты должны быть независимыми, т.е. освобождены от каких-либо организационных или концептуальных, а также психологических ограничений. В этом случае лучшим образом реализуются их опыт, знания, интуиция.

     4. Работа экспертной группы должна  быть целенаправленной. Понимание, зачем и почему проводится экспертиза, является важным элементом ее проведения. Во многих случаях необходима специальная подготовка экспертов, которая играет роль мобилизации усилий и интеллекта.

     5. Существуют различные формы организации  работы экспертной группы: либо каждый эксперт делает экспертизу индивидуально, потом результаты суммируются и систематизируются, либо эксперты работают коллективно, взаимодействуя друг с другом.

     6. Возможна параллельная и многоэтапная  работа нескольких экспертных групп. Сопоставление экспертиз дает важную информацию.

     Особой  разновидностью экспертного метода, пользующейся большой популярностью, является оригинальный метод SWOT-анализа. Он получил такое название по первым буквам четырех английских слов, которые в русском переводе означают: Сильные и Слабые стороны, Возможности и Угрозы.

     Эта методология может использоваться в качестве универсальной. Особый эффект она имеет при исследовании процессов в социально-экономической системе, которой присуща динамичность, управляемость, зависимость внутренних и внешних факторов функционирования, цикличность развития.

     По  методологии этого анализа проводится распределение факторов, характеризующих предмет исследования по этим четырем составляющим с учетом принадлежности этого фактора к классу внешних или внутренних факторов.

     В результате появляется картина соотношения  сильных и слабых сторон, возможностей и опасностей, которая подсказывает, как следует изменить ситуацию, чтобы иметь успех развития.

     Распределение факторов по этим квадрантам или секторам матриц не всегда является легким делом. Бывает, что один и тот же фактор одновременно характеризует и сильные, и слабые стороны предмета. Кроме того, факторы действуют ситуативно. В одной ситуации они выглядят достоинством, в другой — недостатком. Иногда они бывают несоизмеримыми по своей значимости. Эти обстоятельства можно и необходимо учитывать.

     Один  и тот же фактор можно размещать  в нескольких квадрантах, если трудно однозначно определить его место. Это  не скажется отрицательно на исследовании. Ведь суть метода заключается в том, чтобы идентифицировать факторы, разместить их таким образом, чтобы их концентрация подсказала пути решения проблемы, чтобы они стали управляемыми.

     В каждом квадранте факторы не обязательно  должны обладать одинаковым весом, но они должны быть представлены в полной своей совокупности.

     Заполненная матрица показывает реальное положение  дел, состояние проблемы и характер ситуации. Это первый этап SWOT-анализа.

     На  втором этапе необходимо провести сравнительный  анализ сильных сторон и благоприятных возможностей, который должен показать, как использовать сильные стороны. Вместе с тем надо проанализировать и слабые стороны относительно существующих опасностей. Такой анализ покажет, насколько вероятен кризис. Ведь опасность увеличивается, когда она возникает в условиях ослабленности, когда слабые стороны не дают возможность препятствовать опасности.

     Конечно, весьма полезно сделать сравнительный  анализ сильных сторон и существующих опасностей. Ведь сильные стороны можно плохо использовать при предотвращении кризиса, сильные стороны надо видеть не только относительно благоприятных возможностей, но и относительно опасностей.

     В исследовании систем управления предметом  этого метода могут быть различные проблемы развития управления. Например, эффективность, персонал, стиль, распределение функций, структура системы управления, механизм управления, мотивация, профессионализм, информационное обеспечение, коммуникации и организационное поведение и пр.

     Использование специально подготовленных и отобранных экспертов или внутренних консультантов  позволяет повысить эффективность  этого метода.

     Существует  множество модификаций метода SWOT-анализа. Наиболее интересны из них метод  разработки и анализ целей.

     Известно, что цель управления является решающим фактором успеха, эффективности, стратегии  и развития. Без цели невозможно разработать план или программу. Но это касается не только цели управления, но и цели исследования. Ведь сформулировать корректно эту цель тоже бывает нелегко. Программа исследования, использования методов его проведения зависят от цели.

     Цель  должна разрабатываться по критериям  Достижимости, Конкретности, Оцениваемости (измеримости), с учетом Места и Времени. Эти критерии отражают английские слова — Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timed, в сокращенном названии это SMART. Так и называется этот метод.

     Метод предполагает последовательную оценку целей по совокупности критериев, расположенных  в матричной форме. Вот набор  сопоставимых факторов,   отражающих   характеристики   цели:   труднодостижима-легкодостижима, высокие затраты — низкие затраты, имеет поддержку персонала — не имеет поддержки персонала, имеет приоритеты — не имеет приоритетов, требует много времени — требует мало времени, имеет широкое влияние — имеет ограниченное влияние, ориентирована на высокие технологии - ориентирована на низкие (обычные) технологии, связана с новой организацией управления — не связана с новой организацией управления.

     На  следующем этапе составляется матрица определения проблем. Для достижения цели необходимо решить ряд проблем. Но для этого их надо сначала определить.

     Распределение проблем осуществляется по следующим  критериям: существующая ситуация, желаемая ситуация, возможность достижения цели. Эти критерии характеризуют горизонталь матрицы. По вертикали рассматривают следующие критерии: определение проблемы, оценивание проблемы (количественные параметры), организация решения (кто, где, когда), затраты на решение проблемы.

     Такая матрица позволяет составить план исследований.

     Метод исследования взаимодействия факторов.

     В исследовании управления, которое предназначено  для согласования совместной деятельности людей, обеспечения интеграции деятельности, большую роль играет метод изучения взаимодействия факторов, определяющих поведение объектов, характер ситуаций, содержание проблем.

     Это один из известных и важных методов. Любая проблема или ситуация может  быть представлена в совокупности факторов ее проявления и существования. Все факторы существуют не каждый в отдельности. Они находятся во взаимодействии, которое и раскрывает суть проблемы и подсказывает ее решение. Но не всегда эти взаимодействия заметны, понятны, структурированы и ранжированы в сознании исследователя. Поэтому и необходимо определить состав и характер взаимодействий. На этом основан метод.

     Его использование заключается в  следующем. Необходимы четкое выделение факторов по определенным критериям и четкость в понимании взаимодействия. Далее на этой основе строится матрица взаимодействий, которая должна показать картину существующих и возможных взаимодействий между различными факторами. Эти взаимодействия можно ранжировать по группам: взаимодействия существенные, несущественные, желательные, нежелательные, устойчивые, неустойчивые. Возможны другая градация взаимодействий и количественная оценка их важности.

     Составленная  таким образом матрица может  показать существующую картину, новые  грани проблемы, возможные пути ее решения. Во многих случаях этот метод  может быть весьма эффективным в исследовании управления.

     В системах управления таким методом  можно исследовать взаимодействия функций и звеньев системы управления, факторов повышения эффективности или инновационного развития, взаимодействия ограничений в осуществлении стратегии, неформальные взаимодействия в процессах управления и т. д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Организационная структура систем с управлением. Системный взгляд на организацию

     Под управлением в самом общем  виде будем понимать процесс формирования целенаправленного поведения системы посредством информационных воздействий, вырабатываемых человеком или устройством. Часто для обозначения управляющих воздействий используется понятие “руководство”. Руководство — это управление чужой работой в организационных, социальных, экономических системах.

     К системам с управлением относятся  технические, биологические, организационные, социальные и экономические системы. Экономическая система (экономический  объект) — система, которая реализует  преобразование природных ресурсов в блага общества (в товарный продукт).

     Системы с управлением включает три подсистемы:

     управляющую систему (УС),

     объект  управления (OУ)

     систему связи (СС).

     Рис. Система с управлением

     УС  совместно с системой связи образует систему управления (СУ). СУ=УС+СС

     Система управления — (то есть то, что управляет) — совокупность процессов управления и персонала, их реализующего с помощью определенных средств (в том числе средств автоматизации и связи) и на основе определенных правил и процедур.

     Процесс управления — часть бизнес-процесса, объединяющая функции (работы) реализующие  управление достижением цели.

     Основным  элементом организационно-технических  СУ является лицо, принимающее решение (ЛПР) — индивидуум или группа индивидуумов, имеющих право принимать окончательные решения по выбору одного из нескольких управляющих воздействий.

     Система связи включает канал прямой связи, по которому передается входная информация — множество {xi}, включающее командную  информацию {u} и канал обратной связи, по которой передается информация о состоянии ОУ — множество выходной информации {y}.

     Множества переменных обозначают: {n} — воздействие  окружающей среды (помехи) и {w} — показатели, характеризующие качество и эффективность  функционирования ОУ. Эти показатели являются подмножеством {y}.

     Объект  управления (то есть то, чем управляют) — совокупность управляемых процессов, персонала, их реализующего с помощью  определенных средств (в том числе  средств автоматизации и связи) и на основе определенных правил и  процедур.

     Управляемый процесс — процесс реализации (достижения) цели — часть бизнес-процесса, объединяющая работы по преобразованию или перемещению предмета труда.

     Бизнес-процесс  — устойчивый процесс (последовательность работ), соотнесенный с отдельным  видом производственной деятельности предприятия и обычно ориентированный на создание новой стоимости; иерархия взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну из целей системы, например выпуск продукции или ресурсное обеспечение выпуска (под продукцией понимают товары, услуги, документы).