Порядок инкассации денежных средств

 

1. Порядок инкассации денежной наличности

В соответствии с положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке  ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все организации  обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы  наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств  для последующего зачисления на их счета. Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.¹

Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:

 — непосредственно  в кассы банков;

 — с помощью услуг  инкассаторской службы банков;

 — с помощью специализированной  инкассаторской службы, имеющей  лицензию Банка России;

 — через организацию  федеральной почтовой связи;

 — в автоматические  сейфы.

Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, имеющее счет в банке, инкассируется  в том же порядке, что и юридическое  лицо. При этом в кассе необходимо обязательно документально оформлять  оприходование выручки (приходными ордерами) и сдачу ее в банк (расходным  ордером). Записи вносятся в разделы кассовой книги обособленного подразделения.

Правила хранения, перевозки  и инкассации наличных денег в  кредитных организациях на территории Российской Федерации установлены  положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки  и инкассации банкнот и монеты в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее —  Положение № 318-П). В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» перевозку  наличных денег, инкассацию, а также  кассовые операции по приему и обработке  наличных денег могут осуществлять только организации, входящие в систему  Банка России.²

В подразделении инкассации для работы с клиентами ведется  список организаций, предприятий, учреждений, обслуживаемых инкассаторами кредитной  организации (Приложение N 26). Организации  представляют в подразделение инкассации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное  наименование организации или ее фирменный знак. Все экземпляры образцов оттисков пломбиров заверяются пломбиром  руководителя подразделения инкассации путем наложения пломбы кредитной  организации на шпагат ниже пломбы клиента. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.

На каждую организацию  для инкассации рублевой денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке. Для инкассации наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте используется явочная карточка с надписью "Валютная". В графе "Сумма денег (ценностей), вложенных в сумку" указывается общая сумма рублевого эквивалента вложенной в сумку наличной иностранной валюты, определяемая по курсу Банка России на дату формирования сумки.

Для перевозки наличных денег  кредитная организация может  привлекать организации, оказывающие  услуги по перевозке ценных грузов. И если для осуществления инкассации требуется наличие лицензии, то к  транспортировке денежных средств  такие требования не предъявляются. Однако ее могут осуществлять только специализированные организации, оказывающие  услуги по перевозке ценных грузов.

Отношения с инкассаторскими  работниками, осуществляющими перевозку  наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке  и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими  работниками и нет возможности  разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор  о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается  трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное  лицо.

При инкассации с привлечением небанковской кредитной организации  функции подразделяются следующим  образом:

 — организация обеспечивает  подготовку сумки с наличными  деньгами и ее сдачу инкассатору,  оплачивает услуги инкассатора  и банка;

 — инкассатор в  согласованные дни и часы проводит  инкассацию (прием сумок с наличными  деньгами) от уполномоченного лица  организации, доставку в банк  и сдачу в кассу банка. При  необходимости осуществляет временное  хранение в подразделении инкассации;

 — банк принимает  сумки с наличными деньгами  от инкассатора, осуществляет  пересчет наличных денег и  зачисление на счет организации.

К договору прилагаются:

 — перечень подразделений  организации с указанием наименования  подразделений, адресов, телефонов,  ФИО руководителя и кассира.  В дальнейшем, если необходимо  дополнить перечень подразделений,  подлежащих обслуживанию, организация  оформляет заявку на обслуживание  и дополнительное соглашение  к договору;

 — заявка на проведение  инкассации;

 — протокол согласования  цен на инкассацию, временное  хранение и прием, пересчет  для перечисления наличных денег.

Как правило, по договору инкассации организации вменяется в обязанность  обеспечение свободных и освещенных подъездных путей, входов, выходов и  коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося  изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход — касса — выход, сопровождение работником охраны или  иным должностным лицом организации.

Правила проведения инкассации

На каждую организацию  для инкассации рублевой денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке. Для инкассации наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте используется явочная карточка с надписью "Валютная". В графе "Сумма денег (ценностей), вложенных в сумку" указывается общая сумма рублевого эквивалента вложенной в сумку наличной иностранной валюты, определяемая по курсу Банка России на дату формирования сумки. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

С учетом объема инкассируемых  наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Сумки, используемые для инкассации иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте, имеют надпись "Валюта" или другие отличительные знаки и символы. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.³

Перед выездом в организацию  инкассаторы получают:

 — порожние сумки;

 — доверенности на  перевозку и инкассацию наличных  денег;

 — штамп;

 — ключи;

 — явочные карточки.

По прибытии в организацию  инкассатор предъявляет кассиру:

 — документы, удостоверяющие  личность;

 — доверенность на  перевозку наличных денег (инкассацию  наличных денег);

 — явочную карточку;

 — порожнюю сумку,  закрепленную за клиентом.

Кассир организации в  свою очередь предъявляет инкассатору  образец пломбы, передает сумку с  наличными деньгами, накладную к  сумке  и квитанцию . Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.

Инкассатор в присутствии  кассира проверяет целость сумки  и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной  и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет  соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также  сверяет номер сумки с наличными  деньгами с номером, указанным в  явочной карточке, накладной и  квитанции. Неправильная запись в явочной  карточке зачеркивается, на полях проставляется  новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить  записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными  деньгами инкассатор подписывает квитанцию  к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости  сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной  ведомости к сумке, то прием сумки  не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной  ведомости к сумке устраняются  в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В  ином случае прием сумок с наличными  деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая  запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Если сумка не сдана  инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Прием сумки с  наличностью банком

Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи  в банк сумки работником организации. При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:

 — накладной и явочном  листе, если сумка сдается инкассатором;

 — накладной и квитанции,  если сумка сдается работником  страховщика.

Кроме того, проверяется:

 — не имеет ли  поступившая сумка с наличными  деньгами каких-либо повреждений  (заплат, наружных швов, разрыва ткани,  поврежденных замков, пломб, разрыва  обвязки или узлов на обвязке  и др.);

 — цела ли сумка  с наличными деньгами и пломба  на ней;

 — соответствует ли  номер сумки с наличными деньгами  номеру, указанному в накладной  к сумке, если сумка с наличными  принимается от инкассаторских  работников, или в накладной к  сумке и квитанции к сумке  — если сумка с наличными  деньгами принимается от организации.

На основании проверки составляется журнал, который при  соответствии записей подписывается  работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка  сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка  сдается сотрудником организации, то экземпляр журнала остается в банке, а сотруднику передается подписанная квитанция [5, с.134].

При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе  «Примечание» журнала делается соответствующая  запись, если сумка сдается через  инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник организации, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией.

Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность — принимается путем поштучного, полистного пересчета.

При выявлении излишка  или недостачи составляется акт  вскрытия и пересчета вложенных  денег. В акте указываются:

 — фирменное наименование  кредитной организации (фирменное  наименование кредитной организации  и наименование филиала);

 — дата;

 — наименование организации; 

 — реквизиты упаковки;

 — причина вскрытия  упаковки;

 — наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших  пересчет наличных денег и  присутствовавших при пересчете  наличных денег; 

 — сведения о помещении,  в котором осуществлялся пересчет  наличных денег; 

 — сумма наличных  денег по данным кассовых документов  и фактическая сумма наличных  денег.

Акт пересчета наличных денег  подписывается лицами, осуществлявшими  пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.

Инкассаторы не несут ответственности  за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые  и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы  утраченных денежных средств (постановление  ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).