Загальне поняття про відділ кадрів як підрозділ підприємства

1.1.         Загальне поняття про відділ кадрів як підрозділ підприємства  

 

 

       В умовах стрімкого прогресу, ринкових відносин і конкурентної економіки  своєчасне й правильне рішення  стратегічних і тактичних завдань  визначає життєздатність фірми, організації, підприємства, їх колективів.

Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму й переміщають у часі й просторі. Документи й документна інформація лежать в основі управлінських рішень й є їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичною чинністю. Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства.

Документована інформація становить основу керування, його ефективність у значній мірі базуються на виробництві й споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. За сучасних умов для підвищення ефективності керування необхідно більше приділяти уваги вдосконаленню роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовій документації, в тому числі документації кадрових служб.

Правильне складання й оформлення документів в відповідності з новими нормативами – найважливіший обов’язок працівників кадрових служб.       

Відділ кадрів традиційно являє собою самостійний структурний підрозділ підприємства, підлеглий керівникові підприємства, або його заступникові по кадровій роботі. Від виду й галузевої приналежності підприємства, кількості й структури кадрового потенціалу залежить структура й чисельний склад кадрової служби [2, с. 26].

Як правило, відділ кадрів очолює начальник відділу, який призначається та звільнюється з посади керівником підприємства. На цю посаду призначається людина, що має повну або базову вищу освіту відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст, бакалавр), післядипломну осівіту в галузі управління персоналом за фахом для магістра або спеціаліста не менш 2 років, бакалавра не менш 3 років.  Начальник відділу здійснює керівництво діяльністю відділу; забезпечує підготовку проектів рішень, внесення їх на розгляд,  доведення  до виконавців нормативних та розпорядчих документів; несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функціональних обов'язків. Начальник відділу несе відповідальність за повне виконання покладених на відділ завдань і функцій. За несвоєчасне, неналежне оформлення і складання документів, за недостовірність даних, що містяться  у документах, які підготували працівники виконавчого комітету, відповідальність несуть працівники, які склали і підписали ці документи. Начальнику відділу забороняється приймати до виконання та оформлення документи, які суперечать законодавству. Під час відсутності начальника відділу його заміщає головний спеціаліст відділу.

До складу ВК також входять  декілько інспекторів по кадрам (їх кількість залежить від структури самої організації). Інспектор по кадрах відноситься до категорії фахівців і входить до штатного складу організації.  На посаду інспектора по кадрах призначається особа, що має вищу або середньо-технічну освіту по цій спеціальності, або що має будь-яку вищу або середньо-технічну освіту з додатковою освітою за профілем. Інспектор по кадрах повинен мати досвід роботи на аналогічній посаді не менше 1 року. Він  веде облік особового складу організації, її підрозділів; оформляє прийом, переведення і звільнення працівників; формує і веде особисті справи працівників; заповнює  трудові книжки; готує документи після закінчення встановлених термінів поточного зберігання до здачі в архів; займається оформленням переведень, відпусток, лікарняних листів; оформляє документи по пенсійному страхуванню; веде діловодство відділу; складає встановлену звітність.

Чисельність працівників  відділу кадрів встановлюються залежно  від чисельності працівників  відділення з розрахунку 1 працівник  відділу на 50 працюючих, але не менше 2 осіб. Розподіл обов'язків між працівниками відділу здійснює начальник відділу  кадрів за погодженням з керівником.

Термін “кадри” у перекладі з французької означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві [1, с. 39].

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання  документування та організації роботи з документами стосовно особового  складу підприємства (чи системи) з  питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо [12, с. 12].

Кадрове діловодство, ведеться за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства .

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямках:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація документообігу для забезпечення оперативного виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами,  додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6. Підготовка документів по кадрах для передачі в архів на зберігання.

Правильна організація діяльності кадрової служби, кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

Структура кадрової служби може бути різною в залежності від  розмірів підприємства, кількості працівників  та обсягу документів, задіяних у роботі підприємства.

Так, структура кадрової служби на підприємстві з чисельністю  працівників від 500 і більше, як правило, має такий вигляд :

 

КАДРОВА  СЛУЖБА

Відділ           кадрів

Відділ професійного     навчання

Відділ праці і оплати труда

Відділ соціального забезпечення

Сектор планування людських ресурсів

Сектор найму персоналу

Сектор проф.орієнтацї та адаптації

Сектор підготовки та просування персоналу

Сектор оцінки діяльності персоналу

Сектор оплати праці

Сектор матеріального  стимулювання

Сектор охорони праці  та трудових відносин

Сектор трудових відносин

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 
                            

Схема 1. Структура ВК великого підприємства 

 

Розглянемо для порівняння також структуру ВК на невеликому підприємстві з чисельністю працівників  до 500. Вона може мати такий вигляд : 

 

 

Керівник відділу кадрів

 

   

 

ВОС (військово-обліковий  стіл)

Група особистого складу

Група прийому

 

       

 

Група ІТР (інженерно-технічних  робітників)

Пенсійна група

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

Схема 2 . Стуктура ВК невеликого підприємства 

 

 

        Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні  зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов’язків без будь-яких перешкод.

Робочі приміщення кадрової служби залежно від характеру робіт, як правило, поділяють на такі зони:

1. Управління (робочі приміщення заступника керівника установи з роботи з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо).

2. Робота з відвідувачами  (об’єднує зону робочого місця  інспектора (референта) з кадрів  і зону відвідувача, обладнану  необхідним набором меблів).

3. Роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання

інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів).

4. Очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів).

5. Зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо) .           

Схема робочих приміщень  працівників кадрової служби має  такий вигляд :

 

Робочі приміщення працівників     кадрової служби

Управління

Очікування

Робота з відвідувачами

Робота з документами

Зберігання документів

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 
 

 

Схема 3. Розміщення робочих  приміщень працівників кадрової служби       

Таким чином, відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом  організації, що має певну структуру, яка визначається залежно від  сфери діяльності організації, розмірів підприємства, обсягу документів. Як правило, структура кадрової служби великих  та малих підприємств відрізняється  кількостю працівників у данному відділі та функціями, які на них покладені. 

 

1.2.         Завдання та функції відділу кадрів 

 

До головних завдань ВК як одного зі структурних підрозділів  організації традиційно відносять  такі :

1. Організація і здійснення  кадрової роботи, в основу якої  покладено принципи демократичного  добору і просуванню по службі  за діловими якостями та професійною  компетентністю, постійне навчання  працівників, заохочення їх до  службової кар’єри, реалізація  єдиної державної політики з  питань вищої освіти.

2. Забезпечення реалізації  державної політики з питань  кадрової роботи в університеті  і разом із структурними підрозділами  узагальнює практику роботи з  кадрами, вносить ректору пропозиції  щодо її вдосконалення, забезпечує  виконання трудового законодавства  при прийомі та звільненні  професорсько-викладацького складу, працівників і студентів.

3. Чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами.

4. Правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів.

5. Визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх трудового навантаження.

6.  Підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби.

7. Раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними електронно-обчислювальними машинами.      

З метою виконання покладених на нього завдань відділ кадрів здійснює такі функції (нижче ми подаємо загальні функції , що виконує ВК для організації  документаційного забезпечення документообігу, тому що саме ці функції є актуальними для теми нашого дослідження):