Загальне поняття про відділ кадрів як підрозділ підприємства

1.     Забезпечення формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів та зміцнення трудової дисципліни.

2.     Забезпечення університету необхідною кількістю кадрів керівного складу, спеціалістів робочого та допоміжного персоналу необхідних професій та кваліфікацій.

3.     Здійснювати прийом на роботу, перевод, звільнення та оформлення  відпусток працівників університету згідно з чинними нормами кодексу законів про працю, інструкціями і положеннями Міністерства освіти і науки України у взаємодії з юридичним відділом.

4.     Ведення кадрової документації.

5.     Оформлення, зберігання і видача трудових книжок, своєчасне занесення до них необхідних даних.

6.     Підготовка та видача довідок за вимогою працівників про поточну та попередню трудову діяльність.

7.     Підготовка і оформлення документів всіх видів державної звітності і поточної інформації про чисельний та якісний склад кадрів, звіту про роботу ректора.

8.      Контроль за виконанням керівниками відділів і служб наказів та розпоряджень керівництва університету по роботі з кадрами.

9.      Підготовка і оформлення документів для співробітників, які звільняються у зв’язку з виходом на пенсію.

12.                        Підготовка замовлень на дипломи, додатки до дипломів та їх дублікати. Облік, вручення дипломів студентам-випускникам всіх рівнів і форм навчання.

13.                        Підготовка відповідних документів до пенсійного страхування і подання їх до органів соціального забезпечення.

14.                        Розгляд пропозицій та скарг працівників, надання роз’яснень, прийо працівників з питань, що належать до компетенції кадрової служби.

15.                        Складання та подання в установленому порядку статистичну звітність з питань, які належать до компетенції ВК.

Виходячи зі структури, що ми навели у п. 1. 1 (Схема 1) кожний із перерахованих секторів має свої функції.        

1. Функції сектору планування  людських ресурсів: розробка стратегії  управління кадровим потенціалом  для досягнення цілей організації;  планування розвитку персоналу  організації; аналіз інформації  з ринку праці; планування потреб  в персоналі; забезпечення керівництва  кадровою інформацією.         

2. Функції сектору найму  персоналу : поточне планування  потреби в персоналі;  набір персоналу (зовнішній і внутрішній); відбір і тестування персоналу та організація інших випробувань.          

3. Функції сектору професійної  орієнтації та адаптації: професійна  орієнтація персоналу організації;  адаптація персоналу (первинна  і вторинна); планування збереження  кадрового потенціалу організації.          

4. Функції сектору підготовки та просування персоналуї:розробка навчальних програм; організація професійного навчання; розробка і корекція кар'єрних планів.         

5. Функції сектору оцінки  діяльності персоналу: аналіз  якості трудового процесу та  рівня задоволеності потреб персоналу  через діяльність в організації;  вивчення морально-психологічного  клімату в колективах; організація  оцінки діяльності персоналу;  оцінка змісту трудових процесів.       

6.Функції сектору стимулювання та оплати праці: аналіз трудових процесів в організації; планування витрат на персонал; розробка трудових угод (контрактів); вивчення процесу мотивації праці; встановлення системи стимулів та компенсації;розробка системи оплати праці в організації.      

7. Функції сектору охорони  праці та техніки безпеки: організація  курсів з охорони праці; вивчення  умов праці та їх корекція; організація медичного обслуговування  персоналу.      

8. Функції сектору трудових  відносин:  укладання колективних договорів;  укладання контрактів і трудових договорів; вивчення питання соціальної напруженості в колективах; розвиток стосунків керівництва організації з органами робочого самоврядування.      

Також, кожна група в  структурі невеликого підприємства має свої специфічні функції (Схема 2, п. 1. 1). Так,група прийому здійснює прийом на роботу робітників, ІТР і службовців, згідно з чинним трудовим законодавством, наказами і інструкціями; повідомляє  службу зайнятості  і засоби масової інформації про набір працівників; оформляє договори , приймає і разом з керівником по виробництву визначає прибувших на практику і постійну роботу випускників , стежить за їх працевлаштуванням; готує картки для виписки постійного пропуску на підприємстві.

Група інженерно-технічних  робітників веде прийом на роботу інженерно-технічних працівників, контролює укомплектованість і npaвильное використання ІТР в підрозділах; готує матеріал для конкурсів на заміщення вакантних посад, відбирає кандидатів і комплектує резерв на висунення; готує і веде документацію по періодичній атестації ІТР підприємства; готує документи для надання працівників підприємства до урядових нагород, звань; складає графіки чергових відпусток генеральної дирекції підприємства; веде картотеку ІТР за освітою по посадах; веде облік фахівців з вищим і среднеспециальным освітою, науковців тощо.

Пенсійна  група – оформляє документи,що необхідні для призначення пенсії і перерахунку за стажем і по заробітній платі працівників підприємства; оформляє довідки у зв’язку з виходом на пенсію на пільгових умовах; оформляє страхові свідчення державного пенсійного страхування; складає списки працівників підприємства, у яких настає вік, необхідний для призначення пенсії через старість в поточному і 2-х наступних роках. 

Військово-обліковий  стіл веде облік призовників, бронювання працівників підприємства; розробляє положення про організацію приміщення на випадок мобілізації; регулярно перевіряє картотеку на правильність надання відстрочення; своєчасно оформляє документацію на призовників та виключає з військового обліку осіб, що досягли граничного віку.

Група особового  складу веде облік особового складу підприємства, картотеку особистих карток, реєстр кадрів; здійснює зберігання і видачу трудових книжок; своєчасно вносить до особистих карток і трудових книжок тих, що працюють запису про переміщення по роботі, про зміну тарифного розряду, професію, про те, що надало Почесних звань, заохочень і нагород; оформляє документацію про звільненню працівників  тощо.

Таким чином можна говорити, що функції  кадрової служби залежать від структури організації, але ВК має свої загальні функції, наприклад, ведення кадрової документації, підготовка та видача довідок за вимогою працівників,  підготовка та видача документів для співвробітників, що звільняються тощо. Специфічні функції окремих підрозділів та секторів ВК визначаються не тільки структурою організації, але й кількістю працівників та обсягом документів, які повинен опрацювати окремий підрозділ.