Бюджетный регламент: содержание, методика составления

ФГБОУ ВПО  «Брянская государственная инженерно-технологическая  академия» 
 
 
 

Кафедра «Экономика и менеджмент» 
 
 

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Бюджетирование на предприятии»

на тему: «Бюджетный регламент: содержание, методика составления» 
 
 
 

                                                                           Выполнила:

студентка гр. ЭУС-402

                                                                                Алёшина И.В. 
 

                                                                                   Преподаватель:

                                                                                Башилов Б.Е. 
 
 

Брянск

2011 
 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение 3 

      1 Сущность и элементы бюджетного регламента ……….………………4 

      2 Этапы составления бюджетного регламента ………………………….7 

     3 Ошибки, допускаемые при составлении бюджетного регламента…..10 

Заключение 12 

Список  использованных источников и литературы 13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Управление  предприятием невозможно без финансового  планирования работы предприятия, а также контроля за выполнением разработанных финансовых планов. Поэтому планирование и контроль результата деятельности предприятия стали невозможными без формирования бюджета как основного инструмента гибкого управления и служащего для обеспечения достоверной информацией. В нём отражаются результаты планирования и контроля в виде определённых финансовых данных. С его помощью разрабатывается стратегия эффективного развития предприятия в условиях конкуренции, а также неопределённости в условиях рыночной экономики и он служит важным инструментом достижения его целей обучения.

     Любая компания, внедряющая бюджетирование, должна разрабатывать бюджетный  регламент, в котором устанавливаются  правила бюджетного управления для  всех подразделений, и в случае необходимости распространять его на новые структуры. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Сущность и элементы бюджетного регламента 

       Бюджетный регламент – это установленный в организации порядок составления (разработки), представления (передачи), согласования, обработки, оперативного контроля и оценки исполнения (проведения план-факт анализа) бюджетов различных видов и уровней.

     Во  многих российских компаниях бюджетный  регламент заменяет приказ, где зафиксированы  сроки составления, утверждения  и анализа бюджетных документов, и сборник шаблонов таких документов. Остальные правила (перечень ответственных лиц, порядок анализа бюджетов и т. д.), определяющие бюджетный процесс, оговариваются устно. Однако при таком подходе достаточно сложно вводить в курс дела новых сотрудников, контролировать соблюдение установленных правил (у руководства отсутствуют основания для формальных взысканий с неисполнительных сотрудников) и т. п. Поэтому большинство специалистов в области бюджетирования рекомендуют регламентировать все бюджетные процедуры. 

     Элементы бюджетного регламента: 

     1. Общие правила бюджетной деятельности.

     Необходимо  определить цели, ради которых будет  внедряться бюджетирование, а также  целевые показатели, с учетом которых  формируются доходные и расходные  статьи бюджетов. Это делается для  того, чтобы установить правила формирования отчетов о работе компании, а также порядок анализа и корректировки бюджетов.

     2. Описание центров ответственности.

     В описании должны содержаться принципы разделения центров ответственности  на ЦФО, ЦФУ и МВЗ, формы планов и годовой отчетности, которые представляет каждый центр, а также правила консолидации этих документов в общефирменную отчетность.

     3. Определение бюджетного периода.

       Бюджетный период – это срок, на который составляются основные финансовые бюджеты. Из-за сложностей, возникающих при сборе и представлении отчетности, в том числе управленческой, у большинства российских компаний бюджетный период равен одному кварталу, но и практики, и консультанты оптимальным сроком считают помесячный бюджет. Предприятия, имеющие развитую систему управления, составляют бюджеты помесячно (или на каждые четыре недели). Среднесрочный бюджет формируется на год, реже – на три и пять лет.

     Вместе  с бюджетным периодом устанавливается  и бюджетный цикл – срок, по истечении которого сопоставляются плановые и фактические показатели и корректируются последующие бюджеты. Например, если в компании принят ежегодный план с ежемесячной разбивкой, то корректировки отклонений могут проводиться раз в квартал. Это делается не только для того, чтобы повысить точность прогноза, но и для того, чтобы определить, как на результат компании влияют отдельные факторы, например работа сотрудников, и рынок в целом. Так, если на рынке наблюдается благоприятная конъюнктура, прирост продаж за квартал будет связан в первую очередь с этим фактором, а не с усилиями менеджеров по продажам и, следовательно, в будущем от продавцов можно требовать более высокой отдачи.

     4. Составление бюджетного графика.

     В регламенте необходимо определить сроки  разработки, согласования, утверждения, консолидации и анализа бюджетов всех уровней. Эти сроки должны быть достаточными для формирования бюджетных документов и утверждения их на бюджетном комитете компании. Для каждой стадии бюджетного процесса, начиная с составления и заканчивая утверждением бюджетных документов, назначаются ответственные.

     5. Анализ исполнения и правила корректировки бюджетов.

     Должны  быть утверждены методики и сроки  проведения анализа исполнения бюджета, регламентирован порядок корректировки  бюджетных документов и определен перечень сотрудников, отвечающих за анализ. Методика может содержать правила анализа отклонений фактических показателей от плановых, анализа структуры производства и динамики реализации продукции и т. д.

     6. Порядок мотивации персонала в зависимости от бюджетных показателей.

     Данная  часть регламента существует не во всех компаниях, однако многие специалисты  считают ее едва ли не основной, поскольку  она увязывает исполнение бюджета  с вознаграждением конкретных сотрудников  компании. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Этапы составления бюджетного регламента  

     1. Составление документов.

     На  этом этапе необходимо определить форматы  всех документов, необходимых для  бюджетного процесса, начиная от заявок на платежи по операционной деятельности и заканчивая операционными и финансовыми бюджетами, а также правила согласования операционных и финансовых бюджетов различных ЦФО. Нужно учесть, что существующая на предприятии система планирования должна позволять по понятным сотрудникам правилам и в требуемые сроки представлять необходимые для бюджетного процесса плановые формы и отчеты.

     На  основе анализа большого количества российских предприятий можно сказать, что с разработкой операционных бюджетов, включающих бюджет доходов  и расходов, справляются практически  все предприятия. А вот с составлением финансовых бюджетов (бюджетов кредиторской и дебиторской задолженности, а также бюджета движения денежных средств и прогнозного баланса) большинство компаний, особенно промышленных, испытывают серьезные трудности.

     Это может быть связано с тем, что поскольку БДР дает управленцу такие важные показатели, как маржинальная и чистая прибыль за период, то часто этого бывает достаточно для эффективного управления и финансовые бюджеты кажутся ненужным балластом в бюджетном цикле компании. Однако это происходит до тех пор, пока управленец не сталкивается с ситуацией, когда в компании есть прибыль за период, но при этом ощущается постоянная нехватка денежных средств. Управлять этой ситуацией на основе БДР невозможно, поскольку этот бюджет не дает информации о реальном потоке «живых» денег в компании. Именно тогда возникает необходимость составления финансовых бюджетов. Есть и другие примеры негативных последствий, к которым может привести отсутствие финансовых бюджетов. Возникновение кассовых разрывов или незапланированных расходов, ведущих к завышению средневзвешенных затрат на капитал, разрыв договорных отношений с поставщиками и подрядчиками (при отсутствии бюджета кредиторской задолженности), упущенная финансовая выгода из-за несвоевременной оплаты поставщикам, неуправляемый финансовый рычаг, неоптимальная структура и оборачиваемость дебиторской задолженности, завышенные товарные запасы.

     2. Обучение персонала работе с бюджетными документами.

     После разработки методики составления и  утверждения форматов операционных и финансовых бюджетов необходимо обучить персонал работе в рамках бюджетного регламента. Без этого невозможна успешная постановка системы бюджетного управления. В качестве примера можно привести опыт самостоятельного внедрения бюджетирования в телекоммуникационной компании, имеющей множество удаленных филиалов. В ходе внедрения руководителям филиалов без проведения предварительного обучения в приказном порядке были разосланы для заполнения бюджетные формы. Учетные работники различных филиалов заполняли эти формы по-своему. В итоге не удалось получить достоверную консолидированную отчетность по компании в целом. Кроме того, поскольку «на местах» не понимали смысла заполняемых бюджетов, возникло отрицательное отношение к любым инициативам центрального офиса. Внедрение бюджетирования удалось довести до конца только после того, как специалисты головного офиса с помощью консультантов подготовили документы, описывающие бюджетный процесс, обучили сотрудников филиалов основам управленческого учета и бюджетирования и сформировали вместе с ними пробный бюджет компании.

     Пробный бюджет составляется, как правило, на один месяц. В большинстве случаев  показатели пробного бюджета могут  существенно (до 50%) отличаться от фактических. Вместе с тем составление пробного бюджета позволяет обучить широкий круг специалистов работе в рамках бюджетного цикла, внести необходимые коррективы в разработанный бюджетный регламент. Результаты исполнения пробного бюджета не должны повлечь за собой никаких административных мер, так как он является частью процесса адаптации компании к новой системе управления.

     Бюджетный регламент составляется отдельно по каждой стадии бюджетного цикла. Для  разработки бюджетного регламента необходимо определить бюджетную систему компании в соответствии с ее финансовой структурой или ответственностью за составление конкретных бюджетов структурных подразделений различного уровня. При составлении бюджетного регламента главное – определить набор бюджетов (состав основного документооборота), других документов (состав сопутствующего документооборота) и ответственных исполнителей за их составление. Набор форм основного и сопутствующего документооборотов, а также набор операций по выполнению соответствующих задач  устанавливаются для каждой стадии бюджетного цикла (таблица 1).  

     Таблица 1 – Стадии и операции бюджетного регламента