Организация и технология работы службы приема и размещения гостей

После получения соответствующих гарантий (предоплаты, гарантийного письма т.д.) от клиента последний получает от гостиницы окончательное подтверждение брони. Бронь заносится в график загрузки, с последующим автоматическим изменением статуса номерного фонда.

Интернет  дает возможность, не выходя из дома, без  посредников получить необходимую  информацию о гостинице, увидеть, как  оформлены номера.

При телефонном или компьютерном бронировании существует опасность внезапного прекращения  резервирования и тогда клиент, не получивший подтверждения, может прибыть  для регистрации и не получить номер, так как не окажется свободных  мест.

По  заявкам отдел бронирования может  составить перспективный план загрузки гостиницы на определенный период (год, месяц, неделю) и план загрузки на текущий  день.

Отдел бронирования должен постоянно взаимодействовать  со службой приема и размещения, которая дает информацию о загрузке номеров в текущее время. Если же отчет о загрузке составлен неверно, то менеджеры могут вынести неправильное решение, касающееся прогнозов загрузки. А когда номер остается непроданным, это снижает доходы гостиницы.

Бронирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту, называется подтвержденным. Для получения подтверждения о резервировании требуется некоторое время, чтобы уведомление о резервировании поступило к клиенту по почте или факсу. Обычно в подтверждении указываются номер регистрации заявки, дата предполагаемого прибытия и выбытия гостя, тип заказанного номера, число гостей, число требующихся кроватей, а также любые специально оговариваемые требования гостя. Клиент берет с собой в гостиницу это подтверждение на случай каких-нибудь непредвиденных ситуаций. Но такое подтверждение не всегда является гарантией для клиента, потому что существует правило: если гость не приехал до 18 часов, бронь снимается в том случае, когда в этом есть необходимость для гостиницы.

Гарантированное бронирование - это бронирование со специальным подтверждением отеля о том, что он гарантирует клиенту получение им заказанного номера. Такое подтверждение необходимо, если есть вероятность, что гость может прибыть в гостиницу с опозданием. При бронировании записывают номер кредитной карточки гостя, что является гарантией оплаты номера даже в случае, если гость опаздывает. На таких условиях номер остается свободным до прибытия гостя. Удобство гарантированного резервирования состоит в том, что гость постарается аннулировать заказ, если видит, что не сможет им воспользоваться. При таком подтверждении гостиница имеет точную картину наличия свободных номеров.

Другой  формой гарантированного бронирования может быть депозитная (авансовая) оплата. В некоторых ситуациях (например, в разгар сезона отпусков) для того, чтобы избежать простоя комнат из-за неявки ожидаемого гостя, отель может попросить перечислить авансом стоимость проживания в течение одного дня или даже всего срока. Предоплата требуется и при размещении туристской группы. Это тоже способ борьбы с «неявками».

Согласно  «Правилам предоставления гостиничных  услуг в РФ» В случае опоздания  потребителя с него взимается  кроме платы за бронирование также  плата за фактический простой  номера (места в номере), но не более  чем за сутки. При опоздании более  чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа потребителя оплатить бронь его размещение в гостинице  производится в порядке общей  очереди.

В «Правилах предоставления гостиничных  услуг в РФ» не оговаривается  размер оплаты за бронь. Его устанавливает  администрация гостиницы. Обычно с  индивидуальных туристов берут 50 % от тарифа номера или места в номере. Для  туристских групп предусмотрены  скидки за бронирование, проживание и  даже некоторые услуги. Размер скидки зависит от числа человек в  группе, срока проживания. В среднем  за бронирование мест для туристской группы берется оплата в размере 25 - 35 % от тарифа.

Список  литературы

1. Биржаков М. Б. Введение в туризм. - М.: Невский Фонд и Олбис, 2002.

2. Зубков А.А., Чибисов С.И. Справочник работника гостиничного хозяйства. - М.: Высш. ШК., 1988.

3.Уокер Д. Введение в гостеприимство. - М.: ЮНИТИ, 1998.

4.Тимохина  Т. Л. Организация административно-хозяйственной службы гостиницы: учебное пособие. - М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2008.

5. Ляпина И.Ю. Организация и технология гостиничного обслуживания: Учебник для проф. образования / Ирина Юрьевна Ляпина; Под ред. канд. пед. наук А. Ю. Лапина. - 2-е изд., М.: Издательский центр «Академия», 2002.