Автоматизація бізнес-процесів в документообігу

 

Вступ.

Бізнес-процес являє собою  сукупність різних дій (кроків, етапів, функцій), які здійснюються в певному  порядку і спрямовані на досягнення кінцевої мети компанії (всі процеси, що відбуваються від моменту отримання  замовлення, до моменту його виконання), включає в себе діяльність всіх учасників  процесу та взаємодія між ними (співробітники компанії, керівництво, клієнти).

Таким чином, діяльність будь-якої організації можна представити  у вигляді різних взаємопов'язаних бізнес-процесів. Тому можна сказати, що управління бізнес-процесами компанії є першочерговим завданням керівника, від якої і залежить успіх і  реалізація всього бізнесу. Кожен керівник прагне організувати роботу своєї компанії так, щоб всі бізнес-процеси виконувалися строго за наміченим планом, без  збоїв, з витратою мінімуму часу на механічну паперову роботу. В даний  час найефективнішим способом організації  бізнесу є комплексна автоматизація  бізнес-процесів на базі створення  власної або впровадження готової  інформаційної системи, адаптованої  під конкретну компанію замовника. Механізми автоматизації бізнес-процесів дозволяють скоротити витрати будь-якого  виробництва і зробити бізнес більш ефективним.

На сьогоднішній день розрізняють  ручні, автоматичні і автоматизовані інформаційні системи управління фірмою.

Ручні інформаційні системи  характерні тим, що всі операції виконуються  людиною, у таких систем відсутні сучасні технічні засоби переробки  інформації.

Автоматичні інформаційні системи  виконують всі операції по переробці  інформації без участі людини.

Автоматизовані інформаційні системи управління являють собою  синтез ручних і автоматичних систем, припускаючи участь і людини і  комп'ютера. В даний час це самий  сучасний вид інформаційних систем, за допомогою якого всі рутинні операції по обробці даних передаються комп'ютеру.

Розглянемо приклад життєвого  циклу замовлення в компанії, де застосовується система автоматизації  бізнес-процесів. Процес обробки заявок (плавно трансформуються в завдання з того чи іншого проекту) можна спочатку систематизувати - визначити відповідальних і виконавців на кожному етапі. Керівництво  при такій організації отримує  лише контролюючі й управлінські функції, зводячи до мінімуму всю  рутинну роботу основних виконавців. Іншими словами, автоматизація бізнес-процесів - це грамотне делегування своїх  обов'язків по ієрархічній організаційній структурі підприємства. Схематично автоматизований процес обробки  заявок виглядає наступним чином: автоматизація  бізнес-процесів або більш деталізовано - приклад життєвого циклу заявки.

Комплексна автоматизація  бізнесу також дозволяє контролювати взаєморозрахунки з клієнтами, зберігати  банк інформації по рахунках і продукції, здійснювати контроль за станом рахунків та заборгованостей по оплаті, служити  сполучною ланкою між фірмою і  зовнішнім середовищем.

 

 

1.Автоматизація бізнес-процесів в документообігу

Історично склалося, що процес впровадження різних інформаційних систем на підприємстві, в тому числі і систем електронного документообігу, відбувався без попереднього аналізу існуючої інфраструктури компанії і процесів що відбуваються в ній. На сьогоднішній момент для менеджменту компаній потреба чіткого опису бізнес-процесів стає пріоритетним завданням. Все частіше застосовується більш корисна практика опису бізнес-процесів перед спробою автоматизації управління на підприємстві [3,5].

Спробуємо зрозуміти, наскільки тісно пов'язані поняття бізнес-процесу та документообігу.

Бізнес-процес - це послідовність взаємопов'язаних активностей або завдань, які призводять до створення певного продукту або послуги для споживачів [7]. Результати окремих робіт і процесів не можуть не відбиватися в створених або змінених електронних документах. Тому компаніям, що встали на шлях автоматизації, необхідна тісна інтеграція систем діловодства та управління бізнес-процесами.

Перелічимо основні принципи електронного документообігу, що застосовуються в СЕД «Е1 Євфрат» (заявлені розробником на evfrat.ru), що дозволяють ефективно управляти описаними бізнес-процесами:

1.Однократна реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи.

2.Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання

3. Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожний момент часу життя документа.

4. Єдина (або узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє виключити можливість дублювання документів.

5. Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.

6. Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу та приймати управлінські рішення, грунтуючись на даних зі звітів [1].

Центральним поняттям документообігу є документ. Відстежувати і керувати процесом можна, вносячи зміни в реальному часі в поточний документ і пов'язаний з ним процес. Отже, весь функціонал СЕД може бути легко адаптований для задачі керування бізнес-процесами. Документ стає основою управління [2], а СЕД - базовою платформою для створення автоматизованих систем управління (АСУ). У цьому і полягає документно-орієнтований підхід до управління підприємством [2]. Але «автоматизація» має на увазі не тільки управління, але і автоматичну обробку бізнес-процесів без участі людини. Для цього самого по собі документообігу не достатньо. Потрібні додаткові інструменти автоматичної обробки документів.

 

 

2.Показники автоматизації підприємства

При проведенні автоматизації  на підприємстві встає питання про  кількісний вимір цього процесу. В існуючих вітчизняних і зарубіжних джерелах використовуються два основних показники - рівень і ступінь автоматизації. Коефіцієнт рівня автоматизації праці визначається по обсягу витрат автоматизованого праці в загальній трудомісткості підприємства [3].

Слід відрізняти рівень від  ступеня автоматизації праці, яка  визначається як відношення чисельності  робітників, зайнятих автоматизованим  або механізованим працею, відповідно, до загальної чисельності персоналу  підприємства.

Розглядати ці характеристики з точки зору автоматизації окремих  бізнес-процесів представляється не зовсім правильним. У деяких джерелах для розрахунку ефективності процесу  автоматизації використовуються тимчасові  показники. Наприклад, логічно порівняти  загальний час виконання всього бізнес-процесу до автоматизації  і після неї. Але, так як бізнес-процес сам по собі складається з атомарних  діяльностей, то виражати ступінь автоматизації  бізнес-процесу простіше як відношення кількості автоматизованих діяльностей  до загального числа діяльностей  в бізнес-процесі.

Такий розрахунок легко провести, він наочний і просто масштабується  на підприємстві, в якому виконується  завдання автоматизації відразу  декількох бізнес-процесів. Єдина  вимога - це чіткий опис та регламентування  існуючих бізнес-процесів.

 

 

3.Система автопроцессінга

Спробуємо скласти список функцій, які необхідні для повної автоматизації бізнес-процесів і  які, в свою чергу, зможуть обійтися без постійної участі адміністраторів  і простих користувачів:

· Реєстрація документів та їх прив'язка до потоків.

· Маршрутизація проходження  документів.

· Призначення відповідальних виконавців.

· Формування завдань і  термінів задач за документами.

· Контроль виконання завдань  за документами.

· Формування звітів та аналіз стану робіт.

Все це основні компоненти системи електронного документообігу.

Скориставшись документно-орієнтованим підходом, розглянемо абстрактне підприємство у вигляді чорного ящика, в якому необхідно реєструвати документ, проводити по ньому якісь чітко регламентовані роботи, і, можливо, здійснювати вивантаження документа зовні.

Отже, при прагненні до повної автоматизації бізнес процесу, необхідно реалізувати інструментарій для створення підсистеми автоматичного  імпорту документів ззовні, автоматичної обробки документів усередині і  автоматичного експорту документів. На офіційному сайті розробника є  інформація про те, що в «Е1 Євфрат»  вже є функція автопроцессінга, що дозволяє покупцям даної СЕД знижувати суб'єктивність у прийнятті рішень при зверненні громадян і також оперативно реагувати на ці звернення.

 

 

4.Особливості автоматизації бізнес-процесів

Застосування системи автопроцессінгу підходить для всіх стратегій автоматизації, як більш консервативних - покрокових, так і для більш агресивних, мета яких - максимально можлива автоматизація.

Безперечними перевагами даного підходу є:

1.Наглядність. Ступінь автоматизації підприємства легко піддається обчисленню, якщо бізнес-процеси добре описані і спроектовані в термінах СЕД.

2.Легкість розгортання,  гнучке налаштування. Представлений інструментарій побудований на простій і інтуїтивно зрозумілій термінології СЕД - документ, потік документів, доручення. Отже, не потрібно додаткових спеціальних навичок і знань, якими володіють користувачі і адміністратори СЕД.

3. Розширюваність. Додавання нових можливостей автоматизації реалізується досить просто, шляхом додавання нового класу обробника доручень.

Необхідно додати, що численні вітчизняні та зарубіжні фахівці  в області автоматизації вважають: повна автоматизація діловодства  недосяжна і, більш того, навіть шкідлива. Тому, в даній роботі, мова йде лише про деякий підхід і інструментарій, який його реалізує. Наскільки повно необхідно його використовувати і яку користь це принесе в остаточному підсумку - вирішувати менеджменту компанії, відповідальному за автоматизацію.

Описані в роботі системи  автопроцессінга реалізовані в СЕД «Е1 ЕВФРАТ» і застосовуються для автоматизації, як окремих, так і цілих бізнес-процесів на підприємствах.

 

5.Система "ІС ПРО"

Про систему

Система ІС-ПРО забезпечує комплексну автоматизацію бізнес-процесів підприємств, цілком відповідає класичній  моделі корпоративної інформаційної  системи управління підприємством  та основним вимогам до таких систем.

Система ІС-ПРО - це розвинутий комплекс взаємопов’язаних систем, призначений  для бухгалтерського, податкового, кадрового, оперативного обліку. Систему  можуть використовувати підприємства різноманітного профілю і форми  власності. Система працює в промисловості, в торгівлі, в сфері послуг, в  банківській сфері, в бюджетних і комерційних установах.

Основними механізмами управління підприємством є планування і  оптимальне управління виробничим процесом. Система ІС-ПРО здійснює планування всіх аспектів діяльності підприємства - від завантаження потужностей до реалізації готової продукції. Функції  цехового обліку дозволяють здійснювати  оперативний контроль виробничого  процесу по кожному виду продукції. Управління фінансовими ресурсами, грошовими потоками, задачі логістики (управління закупками, запасами, продажами) реалізовані в системі ІС-ПРО. Також реалізовані засоби для  розрахунку нормативної і фактичної  собівартості. Система ІС-ПРО має  засоби контролю існуючого стану  підприємства та проведення аналізу  результатів діяльності підприємства.

Система ІС-ПРО підтримує  стандарт MRP II - один з найпоширеніших методів управління виробництвом, що використовується в світовій практиці. Стандарт MRP II - це сукупність правил, моделей і процедур управління, що забезпечують поліпшення показників економічної діяльності підприємств, в яких інтегровані всі основні процеси - поставка, планування, виробництво, продаж, контроль за матеріальними та фінансовими ресурсами та інше. Принципи, закладені в цей стандарт, дозволяють оптимізувати всі основні процеси, що відбуваються на підприємстві, за рахунок скорочення витрат і часу на процесі виробництва продукції.

 

6.Система електронного  документообігу «M.E.Doc»

«M.E.Doc» - це система електронного документообігу, яка допоможе в роботі з документами різних типів та призначення: звітами, податковими  накладними, актами, рахунками та інше.

Про систему:

Працюючи в системі "M.E.Doc" Ви зможете:

- cтворити податкові накладні, звіти, акти, рахунки, договори та інші документи,

- перевірити, роздрукувати  та зберегти документи на електронних  носіях,

- зашифрувати і підписати  електронним цифровим підписом,

- відправити звіти в  контролюючі органи:

Податкову інспекцію,

Пенсійний фонд України,

Державний комітет статистики,

ФСС з ТВП;

- зареєструвати податкові  накладні, отримати квитанції про  реєстрацію/витяги з реєстру,

- обмінятися податковими  накладними і квитанціями, а  також актами, договорами з контрагентами,

- отримати квитанції про прийом та обробку відправлених документів (звітів, податкових накладних та інше).

Детальніше про програму

Електронна звітність  разом з «M.E.Doc» призводять до незворотніх процесів економії часу, грошей та росту прибутків.

Бадьорість духу, піднесений настрій, іскристий оптимізм і багато вільного часу!

Одного дня опустивши  руки на клавіатуру і попрацювавши з дивовижною системою «M.E.Doc», Ви назавжди забудете смак і запах несучасних звітів на папері!!!

7. Про ЕЦП

     З січня  2004 року вступив у дію прийнятий  Верховної Радою України Закон  "Про електронний цифровий  підпис", в якому чітко визначене  поняття, сфера використання та  юридична сила електронного цифрового  підпису.   

      Електронний  підпис - дані в електронній формі,  які додаються до інших електронних  даних або логічно з ними  пов'язані та призначені для  ідентифікації підписувача цих даних.