Организация и технология приемки товаров в магазине

1. Глава. Организация и технология приемки товаров в магазине.

1.1 Общие правила приемки товаров.

Одной из важнейших составных  частей технологического процесса магазина является приемка поступивших товаров по количеству и качеству.

Порядок и сроки приемки, а также ее документальное оформление регулируются инструкциями «О порядке  приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству». Данные инструкции применяются в тех случаях, когда это предусмотрено договором между поставщиком и покупателем, и иной порядок приемки не установлен стандартами, техническими условиями, другими обязательными правилами.

Осуществляют приемку  товаров работники магазина, на которых  возложена материальная ответственность. Они должны хорошо знать правила  и сроки приемки, уметь составлять все необходимые документы, быть компетентными в вопросах определения количества и качества товаров.

Руководство магазина обязано  систематически контролировать выполнение правил приемки и своевременность документального ее оформления.

При нарушении правил и  сроков проведения приемки торговые организации в случае недостачи  или снижения качества товаров лишаются возможности предъявления претензий к поставщикам или транспортным организациям.

Приемка товаров в магазине включает в себя:

• проверку количества поступивших  товаров, их качества и комплектности;

• оформление приемки соответствующими документами;

• принятие товаров на учет.

Принимая товар, работники  магазина должны убедиться в соответствии его характеристик (наименования, количества, цены и др.) данным транспортных и сопроводительных документов. Товарно-транспортная накладная используется при доставке товаров автомобильным транспортом. Она выписывается поставщиком в четырех оригинальных копиях и состоит из двух разделов — товарного (определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей) и транспортного (определяющего взаимоотношения грузоотправителей с автотранспортными организациями). Второй экземпляр накладной остается в магазине и служит основанием для оприходования товаров.

Товарная накладная применяется для оформления продажи товаров. Она составляется в двух экземплярах, первый из которых остается у поставщика. Второй экземпляр служит основанием для оприходования товаров получателем.

Счет является для предприятия розничной торговли документом, на основании которого производится оплата поставленного товара. Он выдается поставщиком и удостоверяет поставку товара и его стоимость.

Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгружаемых магазину товаров велик. Этот документ содержит подробное описание и цену товара, номер транспортного документа, сумму счета и иные реквизиты.

В ходе приемки необходимо обязательно проверить наличие на упаковке товаров и в сопроводительных документах информации о сертификации (для товаров, подлежащих обязательной сертификации) и сроках годности (для товаров, у которых этот срок должен быть установлен обязательно).

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в сопроводительных документах, то это подтверждается наложением на них штампа магазина. Материально ответственное лицо, производившее приемку товара, ставит свою подпись на сопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Порядок приемки товаров  и ее документальное оформление зависят от места приемки, ее характера (по количеству, качеству, комплектности), от наличия или отсутствия сопроводительных документов и т. д.

Так, порядок приемки товаров, поступивших в таре-оборудовании, регулируется инструкцией «Об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании».

Условия приемки импортных  товаров устанавливаются в договорах  с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров  специально оговорены не были, то руководствуются  инструкцией «О порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления  и направления рекламационных актов».

Далее вопросы приемки  товаров изложены в соответствии с правилами действующих инструкций «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству».

 

 

1.2 Приемка товаров по количеству.

Приемка товаров по количеству необходима для установления соответствия наименования, сорта, цены товаров, а также их количества данным сопроводительных документов.

Если товары поступили  без сопроводительных документов или части из них, то приемка оформляется специальным "Актом о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (форма № ТОРГ-4). В акте указывается фактическое количество поступивших товаров. Он составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально "ответственного лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Поступивший товар принимается на ответственное хранение до прибытия сопроводительных документов.

В зависимости от способа  доставки товаров приемка может  проводиться в магазине (при централизованной доставке) или на складе поставщика (при вывозе товара транспортом магазина). Место проведения приемки товаров по количеству зависит и от того, находятся ли товары в таре, а также от вида и состояния тары.

1 Унифицированные формы  первичной учетной документации  по учету торговых операций  утверждены постановлением Госкомстата  от 25 декабря 1998 г. №132

Товары, поставленные без тары, в поврежденной или открытой таре, принимаются по массе нетто и количеству 1 единиц в том месте, где происходит фактическая сдача их поставщиком получателю.

В магазине приемка, товаров, поступивших в закрытой таре, не имеющей повреждений, обычно проводится в два этапа.

Предварительно товары принимают  на месте получения их от поставщика или от органов транспорта. Такая  приемка заключается в проверке маркировки, пересчете тарных мест, определении массы брутто. При этом содержимое тарных мест по количеству единиц и массе нетто не проверяется. Товары, поступившие в стандартной исправной таре (например, сахар, мука в мешках) принимают без перевешивания по числу тарных мест.

Окончательную приемку товаров  по количеству проводят, проверяя количество единиц товара в каждом тарном месте и массу нетто.

На складе поставщика приемка производится с участием материально ответственного работника магазина, имеющего доверенность на право получения товаров. При этом товары, находящиеся в исправной таре, принимают по количеству тарных мест и массе брутто, а окончательную их приемку производят в магазине. Если на складе поставщика проверка фактического наличия товара в таре не проводится, то об этом делается отметка в сопроводительном документе.

Приемка товаров по количеству производится в установленные сроки.

Товары, поступившие без  тары, в открытой или поврежденной таре, должны быть приняты в момент получения их от поставщика. В эти же сроки принимают по массе брутто и количеству мест товары, поступившие в исправной таре.

Окончательная приемка товаров  по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящимся товарам не позднее 24ч с момента получения товаров.

В районах Крайнего Севера и других местностях досрочного завоза непродовольственные товары принимают по количеству не позднее 60 дней, продовольственные (за исключением скоропортящихся) — не позднее 40 дней, а скоропортящиеся товары — не позднее 48 ч с момента поступления их в магазин.

Проверка количества товаров  производится в тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах. Например, если поставщик указал в них массу товаров и количество мест, то работники магазина должны убедиться в правильности и того, и другого.

Масса нетто проверяется  в порядке, установленном стандартами, техническими условиями. Масса тары определяется одновременно с массой нетто.

Если в момент поступления  товары невозможно взвесить без тары, то определять массу нетто путем вычитания массы тары из массы брутто по данным, указанным в сопроводительных и транспортных документах (без проверки их фактической массы) не допускается. В этом случае сначала проверяют массу брутто, а массу тары — после освобождения ее из-под товара. Массу нетто рассчитывают, вычитая из массы брутто фактическую массу тары.

Если масса тары превышает указанную в сопроводительных документах или на трафарете, то такая разница называется завесом тары.

Все товары, по которым может  быть завес тары, заносятся в «Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары» (форма № ТОРГ-7). Записи в нем производятся бухгалтером в соответствии с данными сопроводительных документов и акта о завесе тары.

«Акт о завесе тары» (форма  № ТОРГ-6) составляется в одном  экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации. Если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика или на трафарете, то акт составляется в двух экземплярах.

Акт о завесе тары должен быть составлен в срок, предусмотренный договором, с поставщиком. Если срок в договоре не указан, его составляют не позднее 10 дней после освобождения тары, а по таре из-под влажных продуктов (повидло, варенье и т. д.) немедленно после ее освобождения.

На таре делается четкая отметка несмываемой краской  об актировании завеса с указанием  даты и номера акта.

Завес тары списывают в  зависимости от условий договора с поставщиком. При списании за счет поставщика ему направляют претензионное письмо (вместе с экземпляром акта о завесе тары) для возмещения потерь товаров.

Если предъявить претензию  к поставщику невозможно (например, из-за несвоевременно или неправильно  составленного акта) потери товаров отзавеса тары относят на счет виновных лиц, а если выявить их нельзя — списывают за счет торговой организации.

Следует иметь в виду, что по некоторым товарам, например, рыбе, рыбопродуктам (кроме икры), поставщики могут предоставлять магазинам специальную скидку, за счет которой списывают фактический завес тары.

В случае обнаружения недостачи  товаров дальнейшая приемка приостанавливается, обеспечивается их сохранность и принимаются меры по предотвращению смешения с другими однородными товарами. О выявленной недостаче, товаров составляется односторонний «Акт о приемке товаров» (форма № ТОРГ-1) за подписями лиц, производивших приемку. .

Если при приемке товаров  будет выявлено несоответствие массы брутто отдельных мест массе, указанной в транспортных или сопроводительных документах либо на трафарете, то вскрытие тары и упаковки в таких случаях производиться не должно.

Одновременно с приостановлением приемки получатель обязан вызвать  для участия в ее продолжении  и составления двустороннего акта представителя поставщика. При этом вызов представителя одногороднего поставщика является обязательным, а иногороднего, — если это предусмотрено в договоре.

Уведомление о вызове представителя  должно быть направлено или передано (по телефону, телеграфу и т.п.) не позднее 24ч, а в отношении скоропортящейся  продукции — немедленно после  обнаружения недостачи, если иные сроки  не установлены договором.

Представитель одногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем на следующий день после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки, а по скоропортящимся товарам — в течение 4 ч после получения вызова.

Представитель иногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем в трехдневный срок после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен в договоре.

Представитель поставщика может  принимать участие в приемке  только при наличии у него удостоверения, дающего на это право.

Поставщик может уполномочить на участие в приемке товаров  предприятие, находящееся в месте их получения. В этом случае удостоверение представителю выдается предприятием, выделившим его. В удостоверении должна быть ссылка на документ, которым отправитель уполномочил данное предприятие участвовать в приемке товаров.

Если представитель поставщика не явился по вызову получателя, а также  в случаях, когда его вызов  не является обязательным, в приемке  товаров по количеству и составлении акта о недостаче может участвовать представитель общественности предприятия-получателя, также действующий на основании разового, выданного на приемку конкретной партии товара, удостоверения.

В обязанности созданной  для проведения двусторонней приемки  комиссии входит достоверное определение  того,' по чьей вине произошла недостача или образовались излишки, установление их размеров.

Результаты приемки товаров  оформляются двусторонним «Актом об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (форма № ТОРГ-2). Он составляется в четырех экземплярах в день окончания приемки. В случае, когда работа по приемке прерывалась, в акте делается соответствующая запись с указанием вызвавших это причин и условий хранения товаров во время перерыва.

При заполнении акта следует  иметь в виду, что в нем перечисляются  только товары, по которым установлены  расхождения. В конце акта делается отметка следующего содержания: «По  остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Акт должен быть подписан всеми  лицами, участвовавшими в приемке. При этом они вправе удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием.