Организационные системы и процессы

3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ. 

 Все подходы   к организационной деятельности можно представить в виде двух альтернативных парадигм: 

1 парадигма:  Исходным состоянием любой системы является беспорядок, хаос. Организация предполагает создание порядка из хаоса. Созданный порядок необходимо поддерживать, затрачивая ресурсы, иначе снова наступит хаос. 

2 парадигма:   Организация предполагает создание условий для развития системы. Необходимо ориентироваться на саморегуляцию и на саморазвитие систем.  

 Парадигмы  отражают два принципиально различных  подхода к организационной деятельности. Первый можно назвать подходом  принуждения, когда для создания  и поддержания организационного процесса необходимо прикладывать усилия. Как только эти усилия прекращаются, система возвращается к исходному состоянию. Можно конструировать сколь угодно много искусственных организационных схем, но они будут непрочными и неэффективными.   

 Второй подход ориентирован на естественные процессы организации, развивающейся достаточно долго, чтобы дать место и волеизъявлению человека. Цели человека, выпадающие из диапазона естественного развития, обречены на провал, какие бы ресурсы ни привлекались для их достижения. Вместе с этим здесь нет фатализма — человек с его целеполагающей и волевой деятельностью не исключается из процесса развития, надо лишь выполнить условие: пространство целей человека должно совпадать с диапазоном направлений естественного развития.     Ориентацию на естественное развитие можно найти и в исследованиях А. Смита, который утверждал, что для социально-экономического развития общества необходимы мир, легкие налоги и терпимость в управлении, а все остальное сделает естественный ход вещей.

Понятие организационного процесса. 

 Организация  (как процесс) представляет собой  функцию, которая непосредственно  связана с координацией многих  задач и формальных взаимоотношений  людей, выполняющих их.  

 Организация  - это процесс создания структуры  предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения ее целей. 

 Организация  — это распределение ролей,  заданий, информации и других  ресурсов, процессов, методов и  технологий, коммуникации, ответственности  и полномочий. Организаторская функция предполагает также распределение и внедрение процедур, призванных обеспечить выполнение задач организации. Организация имеет место в рамках любого учреждения или предприятия. Зафиксированное и формально закрепленное разделение труда по управлению оформляется в виде организационной структуры. Процесс организации напрямую связан с такими аспектами управления, как процесс, система, структура, технология, ресурсы. 

 Организация  является основной функцией управления, суть которой – осуществление  определенной структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно автономных частей в системном объекте. 

 Функция  организации направлена на создание  необходимых условий для достижения  поставленных целей. Основными  задачами организации являются:  

- формирование  структуры организации исходя  из размеров предприятия, его  целей, технологии, персонала и  других переменных; 

- установление  конкретных параметров, режимов  работы подразделений организации,  отношений между ними; 

- обеспечение  деятельности организации ресурсами  (человеческими, финансовыми, материальными,  информационными). 

 Организация  как функция управления должна  обеспечивать соответствие существующей  системы новым целям, установленным  в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то с помощью функции организации создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей. 

 Основные  принципы рациональной организации  как управ¬ленческой функции – это: 

 – определение  и детализация целей;  

 – определение  приемов, способов деятельности, способствующих достижению этих  целей;  

 – поручение  различных задач индивидуумам (разделение  труда) и объединение их в  управляемые рабочие группы;  

 – координация, согласование различных видов деятельности, порученных каждой группе;  

 – обеспечение  единства целей;  

 – установление  эффективного контроля.  

 Имеется  два основных аспекта организационного  процесса. Одним из них является  деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям. Другой аспект организационного процесса - взаимоотношение полномочий, которые связывают высшее производство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

Процесс организации. 

 Выделяются  следующие необходимые этапы  осуществления организационной  деятельности: 

- установление  общих целей предприятия или  учреждения. 

- формулирование  производственных целей, планов  и направлений работы. 

- выявление  и классификация видов деятельности, необходимых для их осуществления. 

- группировка  этих видов деятельности, исходя  из максимально эффективного  использования имеющихся материальных  и людских ресурсов. 

- наделение  руководителя каждой группы полномочиями, необходимыми для ее продуктивной работы. 

- горизонтальная  и вертикальная взаимоувязка  этих групп через должностные  связи и систему информационного  обеспечения. 

 В процессе  организации происходит разбивка  на служебные подразделения. Процесс  организации непрерывен, и вопросы, связанные как с отдельными видами деятельности, так и с их группировкой, решаются на всех уровнях управления одновременно.  

 Этот логический  процесс не означает, что специализация  делает работу неинтересной, утомительной  и неоправданно ограниченной. В самом процессе организации нет ничего, что приводило бы к этому. В любой организации виды работ могут быть определены таким образом, что полностью ограничат свободу действий работников или, напротив, допустят максимально возможную свободу действий.

Типология организационных процессов. 

 Основу организационного  процесса составляет взаимодействие  между субъектами управленческой  деятельности и между их объединениями  в структурные подразделения  организации. Такое взаимодействие  разделяется на административное, информационное и техническое. В процессе административного взаимодействия вышестоящие уровни иерархии управления передают нижестоящим уровням управленческие полномочия и ответственность, распоряжения, инструкции, рекомендации, осуществляют за ними контроль и т.д. Техническое взаимодействие между субъектами управленческой деятельности осуществляется в процессе их участия в практической деятельности - подготовке, принятии и реализации решений, совещаниях и т.д. И техническое и административное взаимодействие между субъектами управления в организации реализуется посредством их информационного взаимодействия, где они обмениваются информацией для принятия решений, как официальной (закрепленной юридически), так и неофициальной (не обладающей официальным статусом). Обеспечение взаимодействия между субъектами управленческой деятельности в организации во многом определяет содержание организаторской деятельности менеджера.

Результат организационного процесса. 

 Конечный  результат процесса «организовывания»  - установление эффективного взаимодействия между всеми видами ресурсов организации. Однако этот результат не является окончательным. Менеджер должен постоянно повторять последовательность этапов организации, используя её для постоянного совершенствования организационного процесса.