Технология делопроизводства в учреждениях соцтальной сферы

   Регистрация документов — это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах. Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение организации работы с документами. Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и электронная, а также используют смешанную. Выбор формы регистрации зависит от размеров и структуры учреждения.

   С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства контролю подлежат все зарегистрированные документы. Прежде всего контроль исполнения предусматривает проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения документов, их учет, анализ результатов контроля исполнения.

   Контрольная технология включает контроль: по существу исполнения, т.е. по существу вопроса, поставленного в документе; за сроками исполнения; за формой исполнения.

   Контроль по существу вопроса осуществляет лично руководитель учреждения, или он делегирует эту часть функций руководителям структурных подразделений или другому конкретному лицу. Контроль за сроками и формой исполнения могут производить делопроизводственные службы или специальные контрольные службы. Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.   Для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации составляется номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и индивидуальные. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении индивидуальных номенклатур дел.

  Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для хранения должна проводить экспертная комиссия — совещательный орган, назначаемый приказом руководителя учреждения. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года подлежат оформлению и описанию. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения: дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, а дела временного хранения — частичному оформлению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                         

 

 

 

 

 

 

Проблемы мотивации  в соц. работе. Незарплатные мотиваторы, применяемые  в Российской практике.

                        

                         1. Мотивация как функция управления.

       Мотивация  — это процесс побуждения себя  и других к деятельности для  достижения личных целей или целей организации. Внешние относительно человека средства, которые в той или иной мере побуждают его в процессе труда, называются стимулами.

       Известны 2 категории мотивационных теорий: содержательные и процессуальные.

Содержательные теории мотивации  основываются на установлении внутренних побуждений(называемых потребностями), которые заставляют людей действовать  так, а не иначе.

Процессуальные теории основываются на том, как ведут себя люди с учетом их восприятия и познания.

       Человек  испытывает потребность, когда  ощущает физиологически или психологически недостаток чего-либо. Потребности классифицируют на первичные и вторичные.

       Первичные  потребности - физиологические, врожденные - в пище, воде. Вторичные потребности по природе своей психологические - потребность в успехе, уважении, власти.

       Потребности  невозможно непосредственно наблюдать  или измерять. Об их существовании можно судить лишь по поведению людей. Потребности служат мотивом к действию. Когда потребность ощущается человеком, она пробуждает в нем состояние устремленности. Побуждение -это ощущение недостатка в чем-либо, имеющее определенную направленность.

       Побуждение  сконцентрировано на достижении  цели, т.е. на то, что осознается  как средство удовлетворения потребности. Когда человек достигает цели, его потребность оказывается удовлетворенной, частично удовлетворенной или неудовлетворенной.

       Степень  удовлетворения, полученная при  достижении поставленной цели, влияет  на поведение человека в будущем. Если ситуации похожи, настоящая и прошлая, то люди стремятся повторить прошлое поведение, которое ассоциируется у них с удовлетворением потребности.Это называется законом результата.

       Необходимо  помнить, что вторичные потребности  людей различаются в большей  степени,чем первичные. То, что  оказывается эффективным для  мотивации одних людей, оказывается совершенно неважным для других.

       Вознаграждения - это все, что человек считает  ценным для себя и ради чего  он готов работать. Бывают внутреннее и внешнее вознаграждение. Внутреннее вознаграждение дает сама работа. Например, это чувство достижение результата, содержательности и значимости выполняемой работы, самоуважения. Самый простой способ обеспечения внутреннего

вознаграждения – создание соответствующих условий труда  и точная постановка задачи. Внешнее  вознаграждение дается организацией. Это заработная плата, продвижение  по службе, символы служебного статуса, похвала, признание, дополнительные выплаты.

                           2. Содержательные теории мотивации

       Руководители  должны определить потребности,  побуждающие людей к действию. Помогут им в этом содержательные теории мотивации, к которым относятся теория потребностей А. Маслоу,

теория потребностей Д. Макклелланда, двухфакторная теория мотивации  Ф. Герцберга, теория ERG.

       Теория  потребностей Маслоу. В 1943 г. была  опубликована работа «Теория  человеческой мотивации». Первым психологом, который обратил внимание руководителей на влияние потребностей на мотивацию персонала, был А. Маслоу. Во-первых, он понял, что не сама потребность движет человеком, а степень ее неудовлетворения (т.е. актуальность ее для индивида). Во-вторых, Маслоу указал критерий, благодаря которому потребности выстраиваются в иерархию. Это доминирование неудовлетворенных потребностей на удовлетворенными.

       Согласно  Маслоу, эти потребности можно  расположить в виде иерархической  структуры.

Порядок потребностей называется иерархическим потому, что они  располагаются по восходящей линии – от «низших» (материальных) до «высших» (духовных).

       Маслоу  разделил потребности на 5 категорий:

    1. физиологические  - потребности в еде, одежде, жилище;

    2. безопасности  и уверенности в будущем –  потребности в защите от физического  и психологического нападения окружающих;

    3. социальные – потребность ощущать себя членом какой-либо общности, иметь социальные контакты, чувствовать привязанность и поддержку;

     4. уважения - потребность  в признании личных качеств  или достижений;

     5. самовыражения  - потребность в реализации своих  потенциальных возможностей, в становлении человека как личности.

        Физиологические  потребности и потребности безопасности  являются первичными, т.е врожденными, или потребностями низших уровней.

        Социальные  потребности, потребности в уважении  и самовыражении являются вторичными,т.е.  приобретенными, или потребностями  высших уровней.

        Согласно  теории Маслоу, если у человека  существуют две потребности разных  уровней, то определяющей его поведение является потребность боле низкого уровня.

        Если  низшие потребности присущи всем  людям в равной мере, то высшие  – в неодинаковой степени.

        Если  индивид не удовлетворил какой-то  важной потребности, то с ним  происходят такие явления, как агрессия (символическая атака на иной объект), рационализация(оправдание своего поведения или приписывание ему иных причин), репрессия (подавление).

        Поскольку  с интеллектуальным и духовным  развитием человека потребности  высших уровней постоянно расширяются, то они никогда не могут быть полностью удовлетворены, и

поэтому мотивация поведения  через потребности бесконечна.

        Теория  потребностей Маслоу дала руководителям  полезное описание процесса мотивации.Но  экспериментальные исследования  показали, что четкой структуры  потребностей просто не существует. Основная критика сводилась к тому, что теории не удалось учесть индивидуальные потребности.

        Двухфакторная  теория мотивации Ф. Герцберга  была предложена в 1959 г. в  работе «Мотивация на работе». Эта теория по своей сути является эмпирической, т.е. результатом обработки большого количества экспериментальных данных.

        Можно  отметить, что мотивирующие факторы  Герцберга по сути своей совпадают  с потребностями высоких уровней Маслоу, а гигиенические факторы - с потребностями низких уровней. Разница между этими теориями заключается в том, что, согласно теории Маслоу,предоставление работнику возможности удовлетворить свои первичные потребности стимулирует его к повышению производительности труда. Согласно теории Герцберга, работник вообще начинает обращать внимание на гигиенические факторы только в том случае, если считает их реализацию несправедливой.

 Согласно теории Герцберга,  все факторы, влияющие на удовлетворенность  человека работой, могут быть разделены на 2 группы:

    1. гигиенические  факторы, определяющие неудовлетворенность  человека своей работой;

    2. мотивирующие  факторы, определяющие удовлетворенность  работой.

       К гигиеническим  факторам относятся:

    1. способ управления  и политика организации;

    2. условия труда;

    3. межличностные  отношения на рабочем месте,  т.е. отношения с начальником,  коллегами,подчиненными;

    4. заработок;

    5. степень непосредственного  контроля работы;

    6. влияние работы  на личную жизнь.

       Хорошие  условия труда (гигиенические  факторы) закрепляют работников  на предприятии и стабилизируют персонал, но не обязательно побуждают повышать производительность труда. Иными словами гигиенические факторы не вызывают увеличения выработки, хотя предостерегают от сознательного ограничения производительности, сдерживания работы.

       Ко второй  группе, т.е. к мотивирующим факторам, относятся:

    1. возможность  достижения и признания успеха;

    2. интерес к  данному виду деятельности;

    3. ответственность;

    4. продвижение  по службе;

    5. возможность  профессионального роста.

Мотивирующие факторы  относятся к содержанию труда. От них зависит повышение производительности и удовлетворенность работой. Мотиваторы представляют собой внутреннюю пружину деятельности человека – его мотивы. Именно они определяют удовлетворенность работой и

повышают трудовую активность. Поэтому удовлетворенность, по Герцбергу, есть функция содержания работы, а не удовлетворенность – функция условий труда. Из этого следует, что производительность труда коррелирует с ростом удовлетворенности работой, но не с уменьшением степени неудовлетворенности.

       Критические  замечания относительно теории  Герцберга связаны с методами исследований. Когда людей просят описать ситуации, когда им было хорошо или плохо после выполнения работы, то они инстинктивно связывают благоприятные ситуации с ролью своей личности, а неблагоприятные - с ролью других людей. Герцберг не учел, что у разных людей разные потребности и, следовательно, и мотивирующие факторы будут разными.

       Теория  потребностей Д. Макклелланда. Иной  подход к классификации потребностей высших уровней предложил Д. Макклелланд в работе «Два лица власти» в 1970 году.

       Макклелланд  выделил 3 вида потребностей высших  уровней: власть, успех, причастность.

       Потребность  власти выражается в желании  воздействовать на других людей.  Люди,испытывающие такую потребность,  чаще проявляют себя как энергичные, отстаивающие свою позицию. Они хорошие ораторы и требуют к себе повышенного внимания со стороны других.Любая руководящая должность привлекает людей с потребностью власти, поскольку она дает