Аудит денежных средств

Проверки Порядка ведения  кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми  органами.

Органы внутренних дел  в пределах своей компетенции  проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а  также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.

Настоящий Порядок ведения  кассовых операций применяется всеми  предприятиями на территории Российской Федерации, кроме учреждений банков, учреждений и предприятий Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи Российской Федерации, а также  предприятий и организаций, на которые  не распространяется действие Закона РСФСР "О предприятиях и предпринимательской  деятельности".

2. АУДИТ КАССОВЫХ  ОПЕРАЦИЙ

Последовательность работ  при проведении аудита денежных средств можно разделить на три этапа: ознакомительный, основной и заключительный. На каждом этапе должны быть выполнены определенные процедуры проверки, позволяющие достигнуть цели и решить задачи аудита денежных средств Аудит кассовых операций ("Аудиторские ведомости", 2005, N 6).

На ознакомительном этапе  изучаются открытые организацией расчетные  и специальные счета.

Основной этап заключается  в проведении анализа операций, совершенных  в отчетном периоде и осуществленных на основании выписок банка с  расчетных счетов за проверяемые  месяцы, предоставляемых к проверке в полном объеме. Производится сверка суммы остатка денежных средств с данными журнала ордера счета 51.

При проверке операций по расчетному счету необходимо ответить на следующие  основные вопросы:

- в полном ли объеме  имеются договоры банковского  обслуживания;

- ведутся ли регистры  синтетического учета по каждому  расчетному счету;

- своевременно ли отражаются  операции по движению денежных  средств на расчетном счете  в регистрах синтетического учета;

- производятся ли записи  в учетные регистры по каждой  выписке банка;

- тождественны ли записи  в учетных регистрах и в  выписках банка.

Типичными ошибками, которые  выявляются в ходе проверки банковских операций, являются:

- отсутствие платежных  документов, подтверждающих факт  совершения операций, или оформление  их ненадлежащим образом;

- отсутствие приложений  к платежным документам, послуживших  основанием для совершения операций;

- перечисление авансов  по бестоварным счетам, без предварительного  оформления договора и по другим  сомнительным операциям;

- несоответствие данных  в платежных поручениях данным  выписки банка;

- некорректная корреспонденция  счетов по учету банковских  операций.

Статьей 15.11 КоАП РФ установлены штрафные санкции за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которыми понимается в том числе искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%. Таким образом, если информация о размере денежных средств, отраженная в бухгалтерском балансе (форма N 1), искажена не менее чем на 10%, взыскивается административный штраф на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ.

Аудит кассовых операций осуществляется на основании следующих нормативных  документов:

- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (с изм. и доп.);

- Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой  техники при осуществлении наличных  денежных расчетов и (или) расчетов  с использованием платежных карт";

- Письмо Минфина России  от 30.08.1993 N 104 "Типовые правила  эксплуатации контрольно-кассовых  машин при осуществлении денежных  расчетов с населением";

- Порядок ведения кассовых  операций в Российской Федерации,  утвержденный Решением Совета  директоров Банка России от 22.09.1993 N 40;

- Положение Банка России  от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации", утвержденное Банком России 19.12.1997 (с изм. и доп.);

- Указания Банка России  от 14.11.2001 N 1050-У "Об установлении  предельного размера расчетов  наличными деньгами в Российской  Федерации между юридическими  лицами по одной сделке";

- Постановление Госкомстата  России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  кассовых операций, по учету результатов  инвентаризации" (с изм. и доп.);

- Постановление Госкомстата  России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  торговых операций".

Предоставленные документы: бухгалтерский баланс (форма N 1), отчет  о движении денежных средств (форма N 4), главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры бухгалтерского учета по счетам 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет", 55 "Специальные счета в банках", 57 "Переводы в пути", кассовая книга (КО-4), отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера (КО-1, КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5), акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15), акт ревизии наличных денежных средств, справка из банка об установлении лимита остатка наличных денег в кассе, акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма N КМ-1), акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма N КМ-2), акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3), журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4), журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма N КМ-5), справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6), сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма N КМ-7), журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма N КМ-8), акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма N КМ-9) Документальное оформление кассовых операций с применением ККТ ("Налоговый учет для бухгалтера", 2005, N 5).

При аудите кассовых операций последовательно проверяются:

- правильность документального  оформления кассовых операций;

- сохранность наличных  денежных средств в кассе;

- соблюдение установленного  лимита остатка денежных средств в кассе;

- правильность применения  контрольно-кассовой техники (ККТ)  при осуществлении расчетов с  населением;

- полнота и своевременность  оприходования денежных средств и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;

- правильность списания  денег в расход и отражение  данных хозяйственных операций  на счетах бухгалтерского учета;

- организация хранения  свободных денежных средств в кассах организации.

2.1 Ознакомительный  этап

Для проверки правильности документального оформления кассовых операций используется определенный перечень вопросов, который может быть рабочим  документом аудитора (табл. 1).

Таблица 1

Рабочий документ аудитора

Проверка правильности документального  оформления

кассовых операций

Организация ___________________ Аудитор _________________________

Проверяемый период ____________ Дата начала проверки ____________

Предоставленные документы _____ Проверяемый период ______________

Масштаб выборки _______________ Дата окончания проверки _________

Вопрос	Да/Нет	Примечание
Ведение кассовых операций   осуществляется   автоматизированным способом	Да	Указать, с применением какого  программного продукта
Наличные деньги в кассу   принимаются по приходным   кассовым ордерам	Нет	Нарушение п. 13 Порядка   ведения кассовых операций;   указать, на основании каких   документов был оформлен   приход наличных денежных   средств в пределах масштаба   выборки
Выдача наличных денег  из   кассы организации   производится по расходным   кассовым ордерам или   надлежаще оформленным   другим документам   (платежным ведомостям   (расчетно-платежным),   заявлениям на выдачу денег,  счетам и др.) с наложением   на этих документах штампа с  реквизитами расходного   кассового ордера	Нет	Нарушение п. 14 Порядка   ведения кассовых операций;   указать, на основании каких   документов была оформлена   выдача наличных денежных   средств в пределах масштаба   выборки
Приходные кассовые ордера   подписаны главным   бухгалтером	Да
Документы на выдачу денег   подписаны руководителем,   главным бухгалтером	Да
Имеются ли полномочия у   лиц, фактически   подписывающих приходные и   расходные кассовые   документы в случае   отсутствия подписей   руководителя и главного   бухгалтера	Да	Указать реквизиты   организационно-   распорядительного   документа, на основании   которого подписываются   приходные и расходные   документы
Все предусмотренные   реквизиты в приходных и   расходных документах   заполнены	Нет	Привести примеры кассовых   документов в пределах   выборки, в которых не   заполнены предусмотренные   реквизиты
Приходные и расходные   кассовые ордера   регистрируются в журнале	Нет	Нарушение п. 21 Порядка   ведения кассовых операций
Производилась выдача денег   лицам, не состоящим в   списочном составе	Да	Указать, на основании каких   документов была произведена   выдача денежных средств   лицам, не состоящим в   списочном составе
Составлялись отдельные   расходные кассовые ордера   по каждому лицу или   отдельные ведомости на   основании заключенных   договоров	Нет	Нарушение п. 16 Порядка   ведения кассовых операций
Производилась выдача   денежных средств лицам, не   указанным в расходных   кассовых ордерах, без   оформления доверенности	Да	Нарушение п. 16 Порядка   ведения кассовых операций
Форма доверенности   оформляется с указанием   информации о наименовании   документа (паспорта или   другого документа),   удостоверяющего личность   получателя, номера, кем и   когда выдан документ	Да	Указать, на основании каких   документов были выданы   денежные средства по   доверенности
Допускаются подчистки,   помарки или исправления в   приходных кассовых ордерах,  расходных кассовых ордерах   или заменяющих их   документах	Да	Нарушение п. 19 Порядка   ведения кассовых операций
Кассовая книга   пронумерована, прошнурована  и опечатана сургучной или   мастичной печатью;   количество листов в   кассовой книге заверено   подписями руководителя и   главного бухгалтера   организации	Нет	Нарушение п. 23 Порядка   ведения кассовых операций
Допускаются подчистки и   неоговоренные исправления в  кассовой книге	Да	Привести примеры   исправлений в кассовой   книге в пределах выборки
Исправления заверены   подписями кассира, а также   главного бухгалтера   организации или лица, его   заменяющего	Нет	Привести примеры   исправлений в кассовой   книге в пределах выборки
Кассовая книга   пронумерована с начала года	Нет	Привести примеры,   доказывающие нарушение   нумерации в кассовой книге
Отчеты кассира передаются   вместе с приходными и   расходными ордерами в   бухгалтерию	Да	-
Формы кассовых документов   соответствуют требованиям   законодательства Российской  Федерации в проверяемый   период	Нет	Привести примеры форм   кассовых документов, не   соответствующих требованиям   законодательства Российской   Федерации в проверяемый   период
Контроль за правильным   ведением кассовой книги   возложен на главного   бухгалтера организации	Да	Указать реквизиты   организационно-   распорядительного документа,   на основании которого   возложен контроль за   правильным ведением кассовой   книги

2.2 Основной этап

На данном этапе производится проверка сохранности наличных денежных средств в кассе. Аудитор должен установить, проводится ли инвентаризация кассы перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе организации необходимо запросить расчет на установление организации лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающих в ее кассу за аудируемый период, утвержденный банком. Далее согласно представленному расчету выборочно проводится соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денежных средств.

Проверка соблюдения установленного размера проведения наличных расчетов между юридическими лицами состоит  в том, чтобы установить соответствие Указанию N 1050-У. Результаты проверки могут  быть оформлены табл. 2.

Таблица 2

Первичный  учетный   документ	Наименование  поставщика	Основание   платежа	Сумма,   руб.	Лимит   расчета   наличными   денежными   средствами,  руб.	Превышение   установленного  лимита, руб.
Приходный   кассовый   ордер   N 002   от   04.01.2005	ЗАО "АВВ"	За ремонт   принтера,   счета-фактуры   N N 003, 004   от 04.01.2005	3 961,07	60 000	-
Приходный   кассовый   ордер N 6   от   04.01.2005	ООО "Пилот"	Пиломатериалы,  накладная N 5   от 04.01.2005	59 940,00	60 000	-
Приходный   кассовый   ордер N 6   от   05.01.2005	ООО "Ната"	Шпон,   накладные   N N 1 - 18   от 05.01.2005	58 275,00	60 000	-

При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выяснению  полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других операционных и внереализационных доходов. Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах Документация по учету кассовых операций ("Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2006, N 5)

. Поступление выручки  изучается путем сверки сумм  в приходных кассовых ордерах,  накладных и счетах-фактурах, лентах  кассового аппарата и т.п. Возврат  неиспользованных авансов анализируется  по приходным кассовым ордерам.  Результаты проверки оформляются  аудитором в табл. 3.

Таблица 3

Дата	N приходного  кассового   ордера	Корреспонденция  счетов	Сумма,  руб.	В том   числе   налог на  прибыль	НДС	От кого	Основание
		Дебет	Кредит
06.09.2004	860	50	62-2	378	18	60	Шилова А.Ю.	За размещение  рекламы в   программах,   транслируемых  на канале
10.09.2004	863	50-1	62-2	189	9	30	Ермаковой Е.В.	За размещение  рекламы в   программах,   транслируемых  на канале
10.09.2004	865	50-1	62-2	123,38	5,88	19,58	Лавренова А.М.	Заявление об   отпуске за   наличный   расчет   отходов   металлолома   (труба,   уголок) в   количестве   40 кг

Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, аудитор  должен обратить внимание на юридическую  обоснованность выдачи денег, т.е. на наличие  приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств  на представительские расходы; доверенностей  от сторонних организаций; исполнительных листов и др. Устанавливается также  целевое использование средств, полученных из банка по чеку Особенности  учета кассовых операций на предприятиях общественного питания ("Предприятия  общественного питания: бухгалтерский  учет и налогообложение", 2006, N 3-4).

Если организация ведет  расчеты с физическими лицами с применением ККТ, то необходимо проверить, вся ли ККТ прошла регистрацию  в государственной налоговой  инспекции, о чем будут свидетельствовать  карточки регистрации ККТ. Журналы регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин должны вестись по форме N КМ-5, утвержденной Постановлением N 132, они должны быть прошиты, пронумерованы, подписаны руководителем, главным бухгалтером и представителем налогового органа Порядок эксплуатации ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением ("Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2006, N 9).