Аудит кадровой документации

АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Что такое аудит – это проверка, оценка документации. И если у нас  с вами аудит кадровой документации, значит нужно оценить состояние кадровой документации у себя в организации. Всю кадровую документацию, которая есть в организации, можно условно поделить на две большие группы:

1. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с работниками.
2. Документы, которые создаются и разрабатываются работодателем в организации, в связи с возникновением трудовых отношений.

Прежде всего к документам, которые  разрабатываются в вашей организации, относятся обязательные документы  в виде локальных нормативных  актов. Что такое локально нормативный акт? Понятия, как такового, в Трудовом кодексе нет, в ст. 8 ТК РФ вскользь упоминается о том, что это нормы, которые раскрывают трудовое законодательство, но это те документы, которые рассказывают, как мы в своей организации под нашу специфику применяем трудовое законодательство. И какой важный момент здесь нужно отметить, самое главное, все локальные нормативные акты, которые мы разрабатываем и создаем, анализировать, чтобы они не ухудшали положение работников в соответствии с трудовым законодательством. Почему? Есть прямая норма в ст. 8 ТК РФ, которая говорит нам о том, что нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников, не соответствующие трудовому законодательству, в том числе локальные нормативные акты, принятые без учета ст. 372 ТК РФ, в которой говорится об учете мнения представительного органа работников. А если эти нормы не соблюдаются, то данные нормативные акты не подлежат применению.

Среди локальных нормативных актов  мы рассмотрим подробно обязательную документацию организации, ошибки, которые у вас возникают, конституционная, судебная практика, которая возникает по этим бумагам.

Так же мы рассмотрим локальные нормативные  акты с учетом специфики, например, в Трудовом кодексе есть статья о  возможности ведения сменного графика  работы для наших работников. Если мы в организации вводим сменный график работы, то для нас обязательным локальным нормативным актом станет график сменности, с которым мы знакомим всех работников под роспись за один месяц, до введения его в действие. Это что за график сменности – это график, с учетом специфики обязательных документов. Еще к локальным нормативным актам относятся иные акты, это те, которые не предусмотрены законодательством, но которые разрабатываются у себя в организации.

Довольно часто по поводу локальных нормативных актов задается вопрос: Является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Признаками нормативности документов, которые действуют в юриспруденции, являются:

1. Неоднократность применения, то есть после того, как мы ввели в действие наш документ, в применении его, он не утрачивает свою силу и продолжает свое действие.
2. Неперсонифицированность - это значит, что документ касается не какого-то отдельного субъекта направленно, а группы лиц, сотрудников организации, объединений, обособленных подразделений и т.д. Например, можно сравнить Положение об оплате труда и обычный приказ о приеме на работу. Приказ о приеме на работу «Принять Иванова И.И.» утратил свою силу после увольнения сотрудника, а Положение действует в организации постоянно, до момента внесения в него изменения и замены его новым Положением об оплате труда, утвержденным работодателем. Следовательно, на Положение распространяются признаки нормативности, такие как, неоднократность применения, так как с Положением работники должны ознакомится под роспись, до подписания трудового договора, а так же неперсонифицированность, которая распространяется на круг работников организации либо подразделения. Поэтому эти критерии должны применяться в совокупности.

В таблице приведены кадровые документы, которые являются обязательными, с учетом специфики и иные документы, которые должны быть в каждой компании, не зависимо от того, сколько человек работает в ней. Даже если в штате числится всего один сотрудник, обязательные документы по кадровому делопроизводству должны быть.

№ п/п	Наименование документа	Нормативный акт, обосновывающий необходимость  наличия документа
Первоочередные обязательные локальные акты
1	Штатное расписание, утвержденное приказом работодателя	Статьи 15, 57 ТК РФ, Форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
2	Правила внутреннего трудового  распорядка, утвержденные приказом работодателя	Статьи 189, 190 ТК РФ
3	Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя	Раздел Х ТК РФ
4	Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство  о неразглашении персональных данных	Пункт 8 статьи 86, статья 87 ТК РФ
5	Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем	Ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
6	Локальные нормативные акты по оплате труда	Статья 135 ТК РФ
7	Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения  в письменной форме о начале коллективных переговоров)	Статья 136 ТК РФ
Обязательные локальные  акты организации, действующие определенный период времени
8	Табели учета использования  рабочего времени	Формы Т-12, Т-13, утв. Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1
9	График отпусков на календарный  год	Статья 123 ТК РФ, форма Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
Журналы учета и книги  учета
10	Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей  организации. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую  они командированы	Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н
11	Журнал (листы) ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя при приеме на работу	Статья 68 ТК РФ
12	Журнал учета мероприятий по контролю	Пункт 9 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ Приказ Минэкономразвития от 30.04.2009 № 141
13	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пронумерованная  и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная)	Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69
14	Приходно-расходная книга по учету  трудовой книжки и вкладыша в нее (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная)	Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69
Приказы (распоряжения) работодателя
15	Приказы о приеме на работу	Статья 68 ТК РФ, формы № Т-1, Т-1А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
16	Приказы о переводе на другую работу	Статья 72 ТК РФ, формы № Т-5, Т-5А, утв. Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1
17	Приказы о привлечении работников к сверхурочной работе	Статья 99 ТК РФ
18	Приказы и иные документы, связанные  с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования)	Статья 193 ТК РФ
19	Приказы о прекращении действия трудового договора	Статья 84.1 ТК РФ, формы № Т-8, Т-8А, утв. Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1
20	Приказы о направлении работника  в командировку	Формы № Т-9, Т-9А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
21	Приказы о предоставления отпуска	Формы № Т-6, Т-6А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
22	Приказы о поощрении работников	Формы № Т-11, Т-11А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
Документы, оформляемые по каждому работнику отдельно
23	Трудовые договоры со всеми работниками (срочные договоры, с указанием  основания (причины) для заключения договора на определенный срок)	Статьи 67, 59 ТК РФ
24	Трудовые книжки, кроме внешних  совместителей	Статьи 65, 66 ТК РФ
25	Личные карточки работников	Форма № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1
26	Документы работников, требуемые законодательством (копии): - документы удостоверяющие личность; - трудовая книжка, кроме работников  устраивающихся впервые и совместителей; - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; - документы воинского учета  (военный билет, приписное свидетельство  и др.); - документ об образовании; - справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам  деятельности.	Статья 65 ТК РФ
27	Должностные инструкции работников, утвержденные работодателем, если трудовая функция не прописана в трудовом договоре	Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6
28	Договоры о полной материальной ответственности с определенными  категориями работников	Статьи 243, 244 ТК РФ
Документы о выплате заработной платы
29	Форма расчетного листка при выплате  заработной платы	Статья 136 ТК РФ
30	Ведомости выплаты заработной платы  и иных выплат, связанных с трудовыми  отношениями	Формы № Т-49, Т-51, Т-53, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
Документы для оформления отпусков
31	Письменные уведомления работодателем  работников о времени начала отпуска	Статья 123 ТК РФ
32	Личные заявления работников о  предоставлении отпуска, о перенесении  времени отпуска, о разделении отпуска на части, о замене отпусков денежной компенсацией	Статьи 124, 125, 126 ТК РФ
33	Записка-расчет о предоставлении отпуска	Форма Т-60, утв. Постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 № 1
34	Документы, подтверждающие оплату отпускных (платежные ведомости, расписки работников, банковские платежные документы и т.п.)	Статья 136 ТК РФ
Отдельные документы, оформляемые  при увольнении работника
35	Документы, подтверждающие основание  увольнения (заявления об увольнении по собственному желанию, соглашения о прекращении трудовых отношений и др.)	Статьи 77-84 ТК РФ
36	Уведомления работников (об истечении  срока трудового договора, о прекращении  трудового договора в течение  испытательного срока, о предстоящем  увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений	Статьи 71, 79, 180 ТК РФ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кадровое  делопроизводство: учетная кадровая документация

Группа учетной документации выполняет  функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки  зрения последовательности регистрации  и накопления учетных данных о  работниках в составе учетной  документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные  учетные документы;

2) производные  (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Личное дело.

Личное дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника  и иные сведения, связанные с его  трудовой деятельностью.

Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.

Как правило, личные дела ведутся в  различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса - на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных  лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).

Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и  ведения.

Исключение составляют личные дела государственных служащих.

Ведение личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».

Ведение личных дел государственных  гражданских служащих Российской Федерации  регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609 «Об  утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Личное дело оформляется после  издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру  приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

На основе анализа нормативных  актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:

Ø внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле;

Ø анкета или личный листок по учету кадров;

Ø автобиография или резюме;

Ø копии документов об образовании;

Ø копии документов об утверждении  в должности (в случаях, предусмотренных  законодательством);

Ø характеристики или рекомендательные письма;

Ø заявление о приеме на работу;

Ø трудовой договор;

Ø дополнение к личному листку по учету кадров;

Ø копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки  из них);

Ø справки и другие документы, относящиеся  к данному работнику.

Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов личного  дела подписывается составителем с  указанием расшифровки подписи, должности и даты составления  описи.

Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о  работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.

Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

Ø паспорт;

Ø трудовая книжка;

Ø военный билет;

Ø документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

Ø документы об имеющихся изобретениях.

«Анкета» - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров», который иногда применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и специалистом кадровой службы.

Иногда работника, принимаемого на работу, просят предоставить «Автобиографию» или «Резюме».

При формировании личного дела в  него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы  об образовании - аттестат, диплом, сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). Необходимо помнить, что помимо копии документов необходимо удостовериться в наличии оригиналов соответствующих документов.

Копии документов об утверждении в  должности помещаются в личные дела руководителей (копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы, копия протокола общего собрания акционеров).

Если при приеме на работу представлялись характеристики или рекомендательные письма, работником составлялось заявление  о приеме на работу, то они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые договоры, заключенные  с работником, могут входить в  состав документов личного дела или  формироваться в отдельные дела.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и другое.

Дополнение к личному листку по учету кадров - это документ вторичный  по отношению к личному листку по учету кадров, он фиксирует только изменения произошедшие в трудовой деятельности и личной жизни работника. В этом документе содержаться: ФИО работника и разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений. Как правило, такой документ составляется в виде таблицы.

В первом разделе фиксируются сведения о работе, о переводах, изменениях в названии должности, структурного подразделения и так далее со ссылкой на дату и номер приказа по личному составу.

Во второй раздел вносятся данные об изменениях в профессиональной и  личной жизни работника (например, изменение  семейного положения, места постоянной регистрации), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное.

Изменения и дополнения в персональные данные вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства  о заключении брака, диплома  и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений. Новые документы с внесенными изменениями и дополнениями помещаются в личное дело вместе с ранее подшитыми.

В практике работы кадровых служб  организаций принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и другие. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учету кадров». В связи с этим можно рекомендовать не включать названные документы в личное дело.

Справки о состоянии здоровья, с  места жительства, обходные листы  и тому подобное могут не включаться в личные дела, поскольку информация из них переносится в «Дополнение к личному листку по учету кадров». При необходимости они формируются в самостоятельные дела и хранятся в течение трех лет.

Необходимо иметь в виду, что  в соответствии со статьей 65 Трудового  кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.