Аудит кадровой документации

Все документы, относящиеся к личному  делу, по мере поступления подшиваются  в папку. Листы дела нумеруются в  процессе формирования дела. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

Обложка личного дела, как и обложки  дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило - табельный номер).

Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела хранятся в сейфе, металлических  шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

При работе с документами, входящими  в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Приказом работодателя должен быть установлен порядок выдачи, ознакомления с личными делами сотрудников  и круг лиц, допускаемых к пользованию  личными делами, также можно это сделать в Положении о персональных данных работников. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия (приказ, разрешение руководителя) и нового местонахождения документа. Согласно пункту 3.2.3. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», с документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью работника отдела кадров.

Личные  дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.

При работе с личным делом, выданным во временное  пользование, запрещается производить  какие-либо исправления в ранее  сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов.

В помещении  кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников.

После увольнения работника его личное дело извлекается  из папки и оформляется для  передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных работников в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих полную сохранность документов.

Личная карточка работника.

Личная  карточка (форма №Т-2) заполняется  на работников всех категорий, включая  временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется  на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного  работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при  увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная  карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма  личной карточки унифицирована и  относится к системе первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В связи  со спецификой отдельных сфер трудовой деятельности Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердило еще две учетные формы: №Т-2ГС (МС) и №Т-4.

Личная  карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. Ведется вместо формы №Т-2, имеет аналогичное содержание.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) заполняется параллельно  с формой №Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочее), а также сведений сообщенных о себе работником.

Значимость  личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она  является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Не следует  путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые  входят в состав личного дела. Эти  документы заполняются самим  работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел.

Личная  карточка заполняется только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя отдельную картотеку по алфавиту фамилий работников.

При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых  работником при приеме на работу (в соответствии со статьей 65 ТК РФ):

- паспорта;

- документа  об образовании,о квалификации  или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки;

- трудовой  книжки (для совместителей – копии трудовой книжки);

- страхового  свидетельства государственного  пенсионного страхования;

- свидетельства  о постановке на учет в налоговом  органе;

- документов  воинского учета (для военнообязанных).

При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.

Обратите внимание!

В отдельных  случаях с учетом специфики работы работодатель может потребовать (при  согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении трудового  договора. При этом перечень дополнительных документов устанавливается не самостоятельно работодателем, а необходимость их предоставления должна быть прямо установлена нормативным актом: ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и Постановлениями Правительства Российской Федерации.

Во всех иных случаях, запрещается требовать  от лица, поступающего на работу, какие-либо дополнительные документы, помимо предусмотренных  законом.

К таким  дополнительным документам, как правило, относят: свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о заключении брака, справка о беременности женщины, документы об инвалидности, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие.

Но требовать от лица, поступающего на работу предоставления указанных  документов в обязательном порядке, работодатель не имеет права. Вместе с тем, предоставление указанных  документов в интересах самого работника, поскольку в противном случае, работодатель не сможет предоставить работнику положенные законом льготы и гарантии.

Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и  содержит следующие разделы:

I. «Общие сведения»;

II. «Сведения о воинском учете»;

III. «Прием на работу и переводы на другую работу»;

IV. «Аттестация»;

V. «Повышение квалификации»;

VI.»Профессиональная переподготовка»;

VII. «Награды (поощрения), почетные  звания»;

VIII. «Отпуск»;

IX. «Социальные льготы, на которые  работник имеет право в соответствии  с законодательством»;

X. «Дополнительные сведения»;

XI. «Основание прекращения трудового  договора (увольнения)».

В разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться  следующими правилами:

1. Фамилия, имя, отчество указываются  на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво.

При этом обязательно заполняются  и зоны кодирования информации в  соответствии с общероссийскими  классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

Примечание.

ОКАТО –«Общероссийский классификатор  объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №413;

ОКИН –«Общероссийский классификатор  информации о населении. ОК 018-95»  утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №412;

ОКСО –«Общероссийский классификатор  специальностей по образованию. ОК 009-2003»  утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года №276-ст;

ОКПДТР –Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94».

2. Дата и место рождения устанавливается  на основании паспорта или  иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: «12 декабря 1964 года». Соответственно код указывается следующим образом: 12.12.1964.

3. Гражданство записывается без  сокращения. Запись гражданства  и ее кодирование производится  в соответствии с ОКИН, они могут быть следующими:

· гражданин Российской Федерации  — 1;

· гражданин Российской Федерации  и иностранного государства — 2 (в  случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);

· иностранный гражданин (указывается  какого государства) — 3;

· лицо без гражданства — 4.

4. Степень знания языка при  заполнении пункта 5 «Знание иностранного  языка» раздела I формы №Т-2 указывается  следующим образом: «владею свободно»  (код по ОКИН — 3), «читаю  и могу объясниться» (код по  ОКИН — 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН —1).

5. Все сведения об образовании  (квалификация, направление или специальность)  устанавливаются на основании  документа об образовании.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

· начальное (общее) образование — 02;

· основное общее образование — 03;

· среднее (полное) общее образование  — 07;

· начальное профессиональное образование  — 10;

· среднее профессиональное образование  — 11;

· неполное высшее образование — 15;

· высшее образование — 18;

· послевузовское образование — 19.

Окончившие три курса высшего  учебного заведения относятся к  лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

6. Профессия (основная) указывается  полностью на основании штатного  расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Другая  профессия - на основе документов, подтверждающих приобретение второго образования, специальности. Кодируются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее - ОКПДТР).

7. Стаж работы (общий, непрерывный,  дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные у данного работодателя) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке работника и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов, указывается в днях, месяцах, годах.

8. Состояние в браке записывается  и кодируется в соответствии  со следующими возможными значениями  в соответствии с ОКИН:

· никогда не состоял (не состояла) в браке — 1;

· состоит в зарегистрированном браке – 2;

· состоит в незарегистрированном браке — 3;