Аудит кассовых операций

    Общий план ревизии и программа ревизии должны по мере необходимости уточняться и пересматриваться в ходе ревизии. Планирование ревизором своей работы осуществляется непрерывно на протяжении всего времени выполнения ревизорского задания в связи с меняющимися обстоятельствами или неожиданными результатами, полученными в ходе выполнения ревизорских процедур. Причины внесения значительных изменений в общий план и программу ревизии должны быть документально зафиксированы. 
 
 
 
 
 

    4.Оценка состояния внутреннего контроля в учреждении.

    Прежде  чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен её спланировать эту проверку, так  как «сплошная» проверка не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы будут просматриваться неоднократно, но каждый раз аудитор будет выполнять совершенно определенную процедуру, направленную на выявление одного из возможных нарушений. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель.

    Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением денег и других ценностей  в кассе предприятия. Аудитор  с помощью вопросника оценивает  состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры.

    Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля за движением  денежных средств в кассе предприятия являются:

- отсутствие  в организации постоянно действующей  системы проведения внезапных  ревизий (инвентаризаций) кассы;

- наличие признаков  формального проведения ревизий  кассы (например, одни и те же  лица в ревизионной комиссии);

- отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;

- отсутствие  в штате кассира, когда эти  функции возложены на другого  работника без письменного распоряжения  руководителя организации;

- отсутствие  договора о полной материальной ответственности с кассиром;

- предоставление  права подписи приходных и  расходных кассовых ордеров другим  лицам помимо руководителя организации  и главного бухгалтера, не отраженное  распоряжением руководителя организации.

Составляется  примерный перечень вопросов для определения качества внутреннего контроля в организации:

1.      Хранятся ли деньги в несгораемом  сейфе?

2.      Имеется ли сигнализация в  помещении кассы?

3.      Заключен ли договор с вневедомственной  охраной?

4.      Сопровождает ли охрана кассира при получении им денег в банке?

5.      Имеются ли вторые ключи от  сейфа у руководителя предприятия? (где и у кого хранятся дубликаты  ключей)

6.      Инкассируется ли данная организация?

7.      Снимаются ли остатки денежных  средств ежеквартально?

8.      Проводятся ли внезапные проверки  в кассе?

9.      Присутствует ли главный бухгалтер  при снятии остатков в кассе?

10.  Проверяет  ли отчеты кассира главный  бухгалтер?

11.  Снимаются  ли остатки денежных средств  в кассе на конец года?

12.  Регистрируются ли приходные документы в журналах?

13.  Присваивает  ли кассир номера приходным  и расходным документам денежных  средств?

14.  Составляет  ли кассир приходные и расходные  документы денежных средств?

15.  Производятся  ли записи в отчете кассира:  ежедневно или по мере накопления документов?

16.  Кроме денежных  средств в кассе хранятся ли: бланки облигаций, акций, путевок  в дома отдыха и санаторий?

17.  По движению  валютных средств в кассе составляются  ли отдельные отчеты?

18.  Вся ли  сдается в банк выручка, поступившая в кассу?

19.  Практикуется  ли получение денег от клиента,  работников за товары, услуги  другими лицами (минуя кассира)?

20.  Нужны ли  две подписи на документах  отражающих выдачу денег из  кассы?

21.  Практикуется  ли выдача денег из кассы  за одной подписью (руководителя, главного бухгалтера)?

22.  Сверяет  ли бухгалтер данные ведомости  по реализации материальных ценностей,  работ, услуг с данными денежных  средств, поступившими в кассу?

23.  Сдает ли  кассир в бухгалтерию ежедневно  кассовые отчеты?

24.  Проверить  оприходование сумм (остатков) на  счета в банке;

25.  Проверить  операции по приобретению и  выдаче путевок (источник приобретения, невозмещаемая часть, полнота  объема поступления в кассу  средств за путевки);

    Ответственность за ведение кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассиров. Поэтому аудитор опрашивает всех ответственных лиц. Вопросник распечатывается в

необходимом количестве. На каждом проставляется должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым предполагается беседа.

    Результаты  опроса ответственных лиц могут  быть разными.

    Кассир  не знает о приказе на проведение внезапных инвентаризаций, руководитель не знает о необходимости заключения договора материальной ответственности. Несовпадение в ответах на поставленные вопросы аудитором также могут свидетельствовать о слабых сторонах внутреннего контроля.

    Если  по результатам опроса сотрудников  проверяемого учреждения кассовые операции составляют небольшой удельный вес, в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку кассовых операций в обычном порядке, для оценки существенности статьи «Касса» в отчетности предприятия. Если же удельный вес кассовых операций велик, это может послужить основанием аудитору для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия.

    В общем случае по результатам опроса, аудитор может планировать проверку кассовых операций и намечает состав процедур. Каждая процедура направлена на выявление определенного рода нарушений, нестыковок в первичных документах, аналитическом и синтетическом учете.

    Низкая  оценка эффективности внутреннего  контроля потребует увеличения объемов  аудита и усиления внимания к данному  участку проверки. 
 
 

5. Процедуры проверки кассовых операций

1.Инвентаризация кассы.

    Проверка  кассы обычно начинается с проведения инвентаризации кассовой наличности немедленно по прибытии Ревизора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии нескольких касс Ревизор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня кассир представляет для проверки, а также дает расписку о том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег.

    Далее кассир начинает группировку наличных денег по ответствующим купюрам  и в присутствии Ревизора и главное бухгалтера учреждении проводит полный полистный их  счет, включая опечатанные в пачках деньги, полученные в учреждении банка.

    Ревизор должен помнить, что выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом орд ре или другом заменяющем его документе, в оправдание остаток наличных денег в кассе не принимается. Наличные деньги, подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считают излишком кассы и зачисляются в доход организации. Часто расписки, якобы подтверждающие получение денег у кассира: сдачу их на временное хранение, во внимание не принимаются

    При инвентаризации кассовой наличности Ревизору необходимо установить также наличие других ценностей в кассе: ценных бумаг, денежных документов. Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляются данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском отчете.

    Выявленная  в ходе инвентаризации незначительная недостача денег может быть погашена кассиром путем внесения недостающей  суммы в кассу организации. Данная операция должна быть также оформлена приходным кассовым ордером и записана в кассовой книге. Кассир обязан дать Ревизору письменное объяснение причин излишков или недостач. При обнаружении значительных недостач вследствие злоупотреблений Ревизор может рекомендовать руководителю учреждениинемедленно отстранить кассира от должности и передать дело следственным органам.

    Результаты  инвентаризации наличных денежных средств  и других ценностей в кассе  Ревизор оформляет актом по типовой форме № ИНВ-15, который кроме Ревизора подписывают кассир и главный (старший) бухгалтер проверяемого экономического субъекта. Этот акт является письменным Ревизорским доказательством, и его данные необходимы Ревизору в дальнейшем проверке полноты оприходования и правильности списания денежных средств по кассе.

2. Проверка условий хранения денежных средств в кассе.

    При проверке учреждении хранения свободных денежных средств в кассах учреждении устанавливается соответствие Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, согласно которому:

    - касса  учреждении должна находиться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;

    - обеспечена  сохранность денег в помещении  кассы, а также при доставке  их из учреждения банка и сдаче в банк;

    - все  наличные деньги и ценные бумаги  хранятся в несгораемых металлических  шкафах или в комбинированных  и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы  кассы закрываются ключом и  опечатываются печатью кассира. 

3. Проверка оформления первичных документов

    При проведении Ревизии для достижения цели «достоверность» необходимо уделить особое внимание правильному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей (выполняется по возможности) получателей денег на расходных кассовых ордерах. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером учреждения или лицами, на это уполномоченными.

    Документы должны быть четко и правильно  оформлены: без исправлений, с наличием расписок получателей, погашенные штампом «Оплачено» с указанием даты. Проверяется законность и обоснованность произведенных из кассы выплат денежных средств. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере, в оправдание расхода наличных денег по кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и подлежит взысканию с кассира. Кроме того, выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером. Большое значение имеет корректность записей в бухгалтерском учете, в особенности факты исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих к занижению или завышению выручки от реализации.

    Наличные  деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками  кассы и зачисляются в доход  учреждения. Они могут также свидетельствовать о фактах неполного зачисления наличной выручки от контрагентов.

    Кассир  в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор о полной материальной ответственности должен быть заключен после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых учреждениях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер или другой штатный работник по письменному заключению руководителя и при обязательном условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.