Аудит операций по учету расчетов с подотчетными лицами

       Суммы НДС выделяют по проезду к месту  служебной командировки и обратно; затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями; хранению багажа; расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

       Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

     Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа  мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом  и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета.

     Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

       Проверка  документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором  с использованием специальной карточки.

       При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

       При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

       1. Соответствие дат и сумм, указанных  в документах относящихся к  одной командировке или одному  авансовому отчету;

       2. Соответствие предоставленных документов  правилам оформления, установленных  действующими законодательными  актами;

       3. Правильность отнесения проверяемых  сумм на бухгалтерские счета.

       Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые  отчеты, заявления на выдачу денег  из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета [13].

       Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

     - авансовые отчеты (форма № АО-1). Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия и организации, кроме бюджетных. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.

     На  лицевой стороне этого документа  должны быть указаны:

     - наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;

     - номер авансового отчета и  дата его составления;

     - структурное подразделение, в  котором работает сотрудник, получивший  деньги под отчет; 

     - фамилия, имя, отчество и профессия  этого сотрудника;

     - назначение аванса;

     - сумма, выданная из кассы сотруднику;

     - расход и остаток (перерасход) денег. 

     На  лицевой стороне отчета предусмотрена  таблица для отражения бухгалтерских  записей, которые связаны с расходованием  подотчетных сумм.

     На  обратной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работников. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

            - товарные и кассовые чеки;

       - приходные и расходные кассовые ордера;

       - журнал регистрации авансовых отчетов;

       - акты приемки выполненных работ;

       - оборотные ведомости;

       приказы (распоряжения) о направлении сотрудников в командировку (формы № Т-9, № Т-9а);

     - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Особую важность форма № Т-10а имеет с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

     Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и подтверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу  для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме №  Т -  9. Лицом прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т – 10)  и авансовым отчетом. 

       - список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

       - сметы представительских расходов;

       - командировочные удостоверения (форма № Т-10);

       - приказы об утверждении смет представительских расходов [19].

       Основные  нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с  подотчетными лицами могут быть представлены в таблице 1.

       Таблица 1

       Типичные  нарушения при аудите расчетов с  подотчетными лицами по Подольскому В.И.

       Нарушения, связанные с неправильным оформлением  авансовых отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам  не прилагаются либо прилагаются  не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

       При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются  для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы [25].

       Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как  адрес его постоянного местожительства  и паспортные данные.

       При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) [28].

       Часто предприятия или магазины дают только чеки, но обязательно к кассовому  чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то, что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно.

       Из  всего сказанного можно сделать  вывод, что аудитору необходимо ознакомиться с предприятием, так как при  аудите расчетов с подотчетными лицами используются различные методы, и их выбирает аудитор. Также он самостоятельно на основе собранных данных составляет план и программу аудита расчетов с подотчетными лицами.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Глава 2. Аудит расчетов с подотчетными лицами на ООО «Контакт-прибор» 

       2.1. Организационно-экономическая характеристика  ООО «Контакт-прибор » 

       Фирма «Контакт-прибор» имеет организационно-правовую форму общества с ограниченной ответственностью. Фирма существует с 1 сентября 1998 года.

    Основными видами деятельности является:

1. Производство систем охранной сигнализации и предупреждения.
2. Производство станций катодной защиты трубопроводов, металлоконструкций и подземных металлических сооружений от коррозии.
3. Производство блоков диодно-резисторных, применяемых в системах электрохимической защиты подземных трубопроводов и предназначенных для работы в схемах совместной катодной защиты от коррозии до четырёх подземных металлических сооружений.
4. Производство колонок универсальных, применяемых в системах электрохимической защиты подземных трубопроводов, которые предназначены для оборудования трассовых, дренажных (в точках подключения устройств катодной защиты) и анодных контрольно-измерительных пунктов диагностики, а также для монтажа протяжённых анодных заземлителей различного типа.
5. Производство рукавов высокого давления для дорожной, строительной, сельскохозяйственной техники.
6. Производство арматуры для рукавов высокого давления.

       На  все виды работ и услуг, выполняемых  организацией, есть лицензии и сертификаты, предусмотренные действующим законодательством. Как юридическое лицо ООО «Контакт-прибор» имеет самостоятельный баланс и смету.

       Осуществляет  свою деятельность на основании устава и учредительного договора.

       Адрес: Россия, 432072, Ульяновская область, г. Ульяновск, 9 - й проезд Инженерный, д.29. ИНН: 7328015882. Организацией открыт расчетный счет в Ульяновском отделении Сбербанка N~8588 г. Ульяновска. Генеральный директор фирмы - Колесников А.И.

       Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером.

       Главный бухгалтер назначается и освобождается  от должности руководителем и  подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «Контакт-прибор».