Аудит операций по учету расчетов с подотчетными лицами

       Главный бухгалтер действует на основании  Федерального Закона РФ от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

       Главный бухгалтер руководствуется действующими нормативными актами, утвержденные в  установленном порядке, и несет  ответственность за соблюдение содержащихся в них требований и правил ведения  бухгалтерского учета. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2.2 Аудит расчетов с подотчетными лицами на ООО «Контакт-прибор» 

       В связи с большим объемом расчетов с подотчетными лицами в ООО «Контакт-прибор» в 2010 году проводилась выборочная аудиторская проверка предоставленных предприятием документов. 

       Учет расчетов с подотчетными лицами фирма ООО  «Контакт-прибор» ведет  на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в  журнале-ордере  №  14,  главной книге.

       Данные  аналитического учета соответствуют  данным, отраженным в  главной книге.

       В результате проверки выявлены следующие нарушения.

       Аналитический учет по счету ведется не по  каждой  авансовой  выдаче,  а  сгруппирован  по подотчетным лицам.

       На предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено  право  получения  наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

       Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом  другому  не  допускается.  На предприятии этот пункт не выполняется,  например:  по  а/о  Тропиным С.Н. в январе переданы  наличные  деньги  Карманову  В.С.  для  приобретения бензина в сумме 350 руб.

       Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

        - отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

        - в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 1    Абрамова А.Б. в январе – Приложение 2);

       - не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что  затрудняет    оценку своевременности предоставления отчетов (а/о Макаровой Е.М.  в    феврале – Приложение 3);

        - на обратной стороне авансовых отчетов  не  всегда  правильно  заполняется    графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

        - на обратной стороне авансовых отчетов  не  проставляется  корреспонденция счетов.

       Не  всегда своевременно отражаются в учете  составленные авансовые отчеты, например, а/о № 37 от 03.03.10 Юшкова С. Д. проведен в феврале.

       Выявлен случай, когда  нет документов,  подтверждающих  оплату  (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

        - к авансовому отчету Костина А.В. от 18.05.10 приложен только товарный чек    магазина «Эльдорадо» на микроволновую печь «SAMSUNG» на сумму 4735 руб.

       Суммы, не подтвержденные документально, не могут  приниматься к учету.

       Они должны быть взысканы с подотчетных  лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

           Не  допускается передача  подотчетных  сумм  одним  подотчетным  лицом  другому. На предприятии были выявлены случаи: нарушения:

       к авансовому отчету Сметанина А.М. № 6 от 10.03.10  приложена квитанция к    приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК – 50руб.  – плательщиком  в    квитанции указано другое лицо;

         к авансовому отчету Шестерикова Б.Н. № 9 от 03.04.10  приложена квитанция    к приходному  кассовому ордеру  за  автостоянку на  сумму 40  руб.  –    плательщик Шинкарук В.Е.;

         Согласно  а/о   в  июле  Садыковой  Э.Р.  приобретены   авиабилеты   для генерального  директора  Колесникова А.И.   маршрутом   «Ульяновск- -Москва-Ульяновск» стоимостью 30 600 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Но авансовый  отчет  и командировочное удостоверение Колесникова А.И.,  подтверждающие  производственный характер  поездки,  отсутствуют.  Таким  образом,   завышена себестоимость на 30 600 руб.

           Согласно а/о № 152 В мае Коренькову  В.С.  оплачены  расходы  по  оплате автостоянки автомобиля «Мицубиши» с 11.05.10 по 11.06.10  в сумме 150  руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Расходы  неправомерно  отнесены на себестоимость, т.к. автомобиль на балансе либо  в составе арендованных основных средств  не  числится.  Следовало  расходы  по  оплате  автостоянки данного автомобиля в сумме 150 руб. включить в  совокупный  доход  работника для удержания подоходного налога. 

       Таким образом, в результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно сказать, что

       1. Был проведен аудит правильности  отражения в бухгалтерском учете  ООО «Контакт-прибор» расчетов с подотчетными лицами за 2009 финансовый год. Документы для проверки подготовлены исполнительным органом ООО «Контакт-прибор» в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Порядком ведения кассовых операций» с некоторыми нарушениями;

       2. Проверка включала проверку на выборочной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами за 2010 г. Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятии расчетов с подотчетными лицами.

       4. В результате проведенной проверки  можно сделать вывод о том,  что бухгалтерский учет расчетов  с подотчетными лицами не полностью соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данных раздел учета, по состоянию на 1 января 2011 г. 
 
 
 

Глава 3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами 

       В качестве рекомендации ООО «Контакт-прибор» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.

       Хорошо  было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. На «Контакт-прибор» в штате работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком бы случае снизилась бы нагрузка, возложенная на одного человека.

       Предприятие полностью компьютеризировано, в связи с этим есть возможность внедрения программы более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.

       В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется  порядок учета подотчетных сумм.

       Если  раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным суммам, то теперь данная программа оповестит, о том, что остался один день или сегодня необходимо сдать авансовый отчет, со всеми приложенными к ним документам. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и безошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.

       Но, так как организация не большая, то целесообразно сохранение существующего  состояния учета в будущем  году, для повышения оперативности  получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему и если позволяют средства, то не одну, для более точного выяснения того или иного вопроса.

 

        ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

       В заключении можно сдать выводы о  том, что в процессе написания  работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

       А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные  нужды, на командировочные и представительские расходы.

       Рассмотрены основные первичные документы и  нормативные акты, применяемые в  оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

       Основным  первичным документом, отражающим расчеты  с подотчетными лицами, является авансовый  отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

       В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной  деятельности предприятия. В силу того, что правильность ведения данного участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием, актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия, т.к. касается бюджета государства.

       В работе рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, который включает в себя следующие  стадии: ознакомление аудитора с состояние  учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии; проверка предоставленных  документов по расчетам и по содержанию; оформление итогов аудиторской проверки.

       Рассмотрен  набор контрольных процедур для  выявления возможных нарушений  или злоупотреблений при учете  расчетов с подотчетными лицами.

       В практической части работы был проведен аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Контакт-прибор».

       В процессе аудита была проведена выборочная аудиторская проверка первичной документации и данных регистров бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами за 2010 год.

       В результате проведения проверки были выявлены некоторые нарушения действующего за проверяемый период законодательства.

       Основные  ошибки, возникающие на предприятии при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ. 

 

        СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 

    

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, правовая система «Гарант», по состоянию на 01 апреля 2008 г.
2. Налоговый Кодекс Российской Федерации, Часть 2 от 5 августа 2000 г., правовая система «Гарант», по состоянию на 01 марта 2010 г.
3. Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 № 197-ФЗ, правовая система «Гарант», по состоянию на 01 марта 2010 г.
4. О бухгалтерском учете: Федеральный закон № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г., правовая система «Консультант-Плюс».
5. Об аудиторской деятельности: Федеральный закон № 119-ФЗ от 07 августа 2001 г., правовая система «Консультант-Плюс».
6. О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт: Федеральный закон № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г., правовая система «Гарант».
7. Доходы организации: положение по бухгалтерскому учету (ПБУ 9/99), утвержденное приказом Минфина РФ № 32н от 06 мая 1999 г., правовая система «Консультант-Плюс».
8. План счетов бухгалтерского учета финансово-экономической деятельности организаций и инструкции по его применению № 94н от 31 октября 2000 г. (ред. от 18 сентября 2006 г.), правовая система «Консультант-Плюс», по состоянию на 18 сентября 2006 г.
9. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации: Постановление Госкомстата Российской Федерации № 20 от 24 марта 1999 г., правовая система «Консультант-Плюс».
10. Расходы организации: Положение по бухгалтерскому учету (ПБУ 10/99), утвержденное приказом Минфина Российской Федерации № 33н от 6 мая 1999 г., правовая система «Консультант-Плюс».
11. Алборов Р.А. Аудит в организациях, промышленности, торговли и АПК: Учебное пособие./ Р.А. Алборов - 3-е изд., перераб. И доп.- М.: Издательство «Дело и Сервис», 2003. - 464с.
12. Андреев В.Д. Практикум по аудиту: Учеб. пособие./ В.Д. Андреев, Т.И. Киселевич, И.В. Атаманюк - М.: Финансы и статистика, 2003.
13. Ареис Э.А. Аудит/ Э.А.Ареис, Дж.К. Лоббек, 2003. - 560.
14. Аудит: Учебник для вузов./ В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотников и др.; под ред. проф. В.И. Подольского. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, Аудит, 2005. - 583 с.
15. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита./ Н.П. Барышников -- 4 изд., перераб. и доп. -- М.: ФИЛИНЪ, 2003. -- 528 с.
16. Глушков И. Е. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии./ И.Е. Глушков. - 12-е изд. Эффективная настольная книга бухгалтера. М.: «КноРус»; Новосибирск «Экор-книга», 2005. - 1056 с.
17. Дробышевский Н.П. Ревизия и аудит: Учеб. пособие./ Н.П. Дробышевский. - Мн.: ООО «Мисанта», 2004. - 265 с.
18. Кадры. Зарплата. Отпуска/ Под ред. А.В. Соколовой. - М.: Эксмо, 2008. - 288 с. (Проверено. Гарант. Правильные ответы).
19. Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту./ П.И. Камышанов. -- 2-е изд. М.: ИНФРА, 2004.
20. Киселева Г.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учеб. пособие./ Г.В. Киселева. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2007. - 524с.
21. Коваль И.Г. Аудит: Учебно-методическое пособие./ И.Г. Коваль - М., - Издательство МФЮА, 2004. - 110 с.
22. Козлова Е.П. Бухгалтерский учет в организациях./ Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 800 с.: ил.
23. Лабынцев Н.Т. Аудит: теория и практика: Учеб. пособие./ Н.Т.Лабынцев, О.В. Ковалева - М.: «Издательство ПРИОР», 2005.
24. Учет, Анализ, Аудит: Учеб. пособие./ М.В. Богданов, Е.А. Еленевская, Е.А. Иванов (и др.), под ред. Е.А. Еленевской. - Чебоксары: Салика, 2004.
25. Харченко О.Н. Аудит: Практикум: Учебное пособие./ О.Н.Харченко, С.А. Катуша, И. Федорова. - М.: Кнорус, 2005.
26. Шеремет А.Д. Аудит: Учеб.для студентов вузов./ А.Д. Шеремет - М: «Финансы и статистика», 2003.
27. Шеремет А.Д. Аудит: Учебник./ А.Д. Шеремет, В.Л. Суйц - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 360 с.