Аудит расчетов с поставщиками и подотчетными лицами

 

Проверка  расчетов по неотфактурованным поставкам

С помощью этой процедуры  проверяется отражение на счетах учета операций по получению ТМЦ (работ, услуг) от сторонних организаций, не подтвержденных в течение определенного  срока первичными документами. Отсутствие подтверждающих документов выявляется в ходе проведения аудита системы  первичного учета по данному разделу. При проверке необходимо принимать  во внимание, что аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" должен обеспечивать получение данных по неотфактурованным поставкам и что материальные ценности (работы, услуги) по неотфактурованным поставкам должны быть учтены по ценам и на условиях, предусмотренных договором. Аудитору надлежит убедиться в том, что истребование документов по неотфактурованным поставкам производится в организации в разумные сроки. В случае неотфактурованных поставок, по которым подтверждающие документы отсутствуют достаточно долгое время (имеется в виду, что на момент составления отчетов - налоговых и финансовых - документы еще не поступили), аудитору надлежит убедиться в том, что входящий НДС по таким поставкам не был принят к возмещению. Если же подтверждающие документы поступили и имеются расхождения в ценах и номенклатуре, то аудитору следует проверить правильность корректировки сумм по соответствующим позициям на счетах бухгалтерского учета, которые к моменту поступления документов уже были списаны на затраты проверяемого периода. Если корректировке подлежат данные за предыдущие отчетные периоды, то целесообразно также проверить правильность корректировки соответствующих налоговых и финансовых отчетов.

 

Проверка  расчетов по претензиям

Претензия предъявляется  поставщикам, если счет поставщика оплачен  и акцептован до поступления ТМЦ (оказания работ, выполнения услуг), а  при приемке на склад обнаружилась недостача ТМЦ против отфактурованного количества либо обнаружились несоответствия принятых ТМЦ (работ, услуг) по ценам, качеству, номенклатуре против оговоренных в договоре величин. На неудовлетворенные претензии поставщику должен быть предъявлен иск.

При проверке таких операций аудитор должен убедиться, что претензия  действительно была предъявлена  и что отраженные на счете 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по претензиям" суммы соответствуют значениям, указанным в коммерческом акте. Кроме  того, важно, чтобы претензия была предъявлена своевременно, так как  в противном случае суд может  отказать в удовлетворении иска. И наконец, пакет документов, приложенных к претензии и исковым заявлениям, должен быть доказательным, в частности в нем должны присутствовать, как минимум, претензионный расчет, коммерческий акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке ТМЦ (в качестве - при приемке выполненных работ, оказанных услуг), претензионное удостоверение о полномочии участников количественной и качественной выбраковки, документы, подтверждающие произведенные расходы, стоимость которых возмещается за счет поставщика.

По результатам аудита следует подготовить мнение аудитора по вопросам правильности отражения  в бухгалтерском и налоговом  учете расчетов с поставщиками и  подрядчиками.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общие положения по организации  учета расчетов с подотчетными лицами, на которые необходимо обратить внимание аудитору.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые  не могут быть произведены безналичным  расчетом, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• Приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
• Оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• Расходы на командировки по территории РФ и за границу;
• Представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств  из кассы предприятия или непосредственно  из банка подотчет. Так как расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер, этот пит аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а  методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и  потому для его проведения целесообразно  привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с  одной стороны, достаточно узок - это  авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• Авансовые отчеты;
• Журнал регистрации авансовых отчетов;
• Приказы о направлении сотрудников в командировку;
• Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• Сметы представительских расходов;
• Приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в  следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• Баланс предприятия;
• Отчет о движении денежных средств;
• Главной книге;
• Журнале ордере, объединяющим в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.\

 

 

 

Классификация возможных нарушений при ведении  операций по расчетам с подотчетными лицами.

Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

• Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм
• выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
• выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
• несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;
• нарушения при оформлении командировочных расходов;
• отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку;
• отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
• несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
• отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
• отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
• нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;
• нарушение порядка удержаний подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
• некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов;
• нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;
• выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
• списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле;
• нарушения порядка учета представительских расходов.
• несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
• отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;
• нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
• некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
• несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.

 

Составление программы  проверки расчетов с подотчетными лицами.

Признаками отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля при ведении  расчетов с подотчетными лицами для  аудитора являются:

• Отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• Несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• Отсутствие на предприятии системы подачи посменных заявлений на выдачу наличных денег наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• Несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• Задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• Списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• Отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
• Отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• Отсутствие визу руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• Выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.
• Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

 

Основные контрольные  процедуры.

Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур.

Лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечение срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным  расходам и средствам, выданным на хозяйственные  нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки установлено, что подотчетные  суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время в том числе по истечение трех дней после установленного срока следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный годовой доход этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности  подотчетных лиц без представления  соответствующих оправдательных документов, подтверждающих производственные расходы, подотчетные суммы, необоснованно  списанные с работников без удержания  из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации “О подоходном налоге с физических лиц” подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

Основными контрольными процедурами  являются:

- проверка соответствия лиц,  получающих наличные деньги из  кассы на хозяйственно-операционные  расходы, списку лиц, имеющих  на это право, утвержденному  руководителем предприятия;

- проверка получения под отчет  сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее  полученным авансам;

- проверка соответствия фактического  расхода подотчетных сумм целям,  на которые они были выданы;

- проверка наличия подотчетных  лиц в штате предприятия;

- проверка правильности списания  подотчетных сумм за счет чистой  прибыли предприятия.

В случае, когда решением руководителя предприятия, сумма, выданная под отчет  не возвращена и списывается за счет прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно  существует, во-вторых, что с подотчетной  суммы удержан подоходный налог  в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на эту  выплату следует начислять взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации и удержать 1 % взносов в Пенсионный Фонд Российской Федерации согласно статье 1 Закона Российской Федерации от 21 декабря 1995 г. № 207-ФЗ.

- проверка полноты оправдательных  документов по командировкам,  приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам  во избежание их повторного использования  должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка погашения  первичных документов проводится в  рамках аудита кассовых операций.

- проверка наличия приказов  о направлении работников в  командировку;

- проверка наличия в командировочных  удостоверениях отметок в местах  пребывания в командировке;

- проверка правильности возмещения  командировочных расходов.

Для выполнения этой процедуры при  командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов.