Аудиторская документация

Каждому документу аудитором должен быть присвоен идентификационный номер. Для удобства практического пользования и ссылки на них автор предлагает следующий порядок присвоения идентификационных номеров:

-первый и второй разряд указывают на уникальный номер клиента, присвоенный аудитором;

-третий и четвертый разряд указывают период, за который проводится аудит;

-пятый и шестой разряд указывают на классификацию разделов рабочей документации — учредительные документы клиента, отчетность клиента, письмо-обязательство, общий план, программа аудита, завершение работы, итоговые документы;

-седьмой и восьмой разряд указывают подразделы, рассматриваемые в каждом разделе, например, в разделе «Программа аудита» подразделы: основные средства, нематериальные активы, фи­нансовые вложения, производственные запасы и т. д;

-девятый и десятый разряд указывают систематическую нумерацию внутри подраздела;

-одиннадцатый и двенадцатый разряды указывают табельный номер лица, подготовившего документ /10/.

Все созданные в процессе аудита рабочие документы должны быть оценены руководителем аудиторской группы для вынесения решения о выполнении программы аудита и достаточности аудиторских доказательств, необходимых для исполнения основной цели проверки финансовых результатов деятельности организации. Соответствующая проверка рабочих документов — это важнейший способ обеспечения высокого качества выполнения аудита и независимости суждения всех членов аудиторской группы.

К моменту подготовки аудиторского заключения вся рабочая доку­ментация должна быть создана (получена) и соответствующим образом оформлена.

По окончании работы с клиентом руководитель проверки обязан проконтролировать порядок оформления папки клиента:

-правильность размещения документов в папке;

-полноту документов, относящихся к выполнению аудиторского задания;

-наличие и правильность нумерации страниц;

-наличие в необходимых случаях перекрестных ссылок на другие рабочие документы.

По окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации.

ГЛАВА 3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ, ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ РАБОЧИХ ДОКУМЕНТОВ

3.1 Обеспечение конфиденциальности рабочих документов и сохранность.

Рабочая документация аудиторской проверки является строго конфиденциальной и подлежит хранению в специально оборудованных помещениях, исключающих случайное повреждение и (или) уничтожение и допуск без специального разрешения.

Аудитору необходимо установить надлежащие процедуры для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также для их хранения в течение достаточного периода времени, исходя из особенностей деятельности аудитора, а также законодательных и профессиональных требований, но не менее пяти лет. Рабочие документы аудиторской проверки могут быть выданы сотрудникам аудиторской фирмы только в соответствии с необходимостью проведения последующей проверки или уточнения отдельных вопросов предыдущей проверки при наличии разрешения менеджера или куратора данного проекта /11/.

Рабочие документы аудиторской проверки могут быть выданы сотрудникам аудиторской фирмы только в соответствии с необходимостью проведения последующей проверки или уточнения отдельных вопросов предыдущей проверки при наличии разрешения менеджера или куратора данного проекта.

Рабочие документы являются собственностью аудитора, хотя часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены аудируемому лицу по усмотрению аудитора, они не могут служить заменой бухгалтерских записей аудируемого лица.

Рабочую документацию необходимо хранить скомплектованной в папки (файлы), заведенные для каждого экономического субъекта. Система расположения документов в папках устанавливается аудитором. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде. Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив обеспечивает руководитель аудиторской организации или лицо, им уполномоченное. Рабочая документа­ция должна храниться в архиве аудиторской организации не менее пяти лет.

Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках — так называемых досье на клиента. Совокупность рабочих документов, составленных до начала и в ходе проверке финансовой отчетности предприятия клиента представляет собой аудиторское досье. Рабочие документы в досье должны находится в определенной последовательности:

-организационные;

-административные;

-документы    аудиторских    процедур    по    отдельным    статьям годового отчета;

-другие аудиторские данные;

-выводы (заключение);

-рекомендации.

Досье разделяют на текущие, постоянные и специальные. Текущее досье содержит все документы и материалы, собранные в ходе аудиторской проверки, вопросы и проблемы, перенесенные из предыдущего аудита, а также те, на которые следует обратить внимание в последующем аудите /10/.

Постоянное досье содержит информацию, важную для аудита длительное время.

Таблица 3.1 Постоянное досье

Специальное досье — это досье менеджера, в котором содержатся документы, связанные с решением организационных вопросов аудита, взаимоотношениями с руководством аудируемого лица и третьими лицами, или другая специальная информация; специальные постановления, указы; налоговая документация; данные по соблюдению законодательства и т.п.

Текущее досье должно содержать все сведения, необходимые и достаточные:

-для составления аудиторского заключения по результатами аудита, проведенного аудиторской фирмой;

-подтверждения того, что аудит проведен аудиторской фирмой в соответствии с нормативными актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Республике Казахстан;

-осуществления аудиторской фирмой контроля за ходом аудита;

-планирования аудита аудиторской фирмой.

Рабочие документы должны содержать записи о планировании аудита, характере, времени проведения и объеме выполненных процедур, а также выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Все существенные вопросы, требующие профессиональной оценки, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, подлежат отражению в рабочих документах /13/.

Выдача рабочей документации, фиксирующей проводимый и проведенный аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъекта, как правило, не допускается. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Республики Казахстан.

В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации обязан назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим актом.

3.2 Архивация

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность котором различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную для научных и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической

точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работ­ников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на, государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинить с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы, о пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. В бухгалтерии это могут быть:

-сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним;

-сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

-протоколы заседании комиссии по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

-аналитические таблицы по разработке и анализу годовых от четов и балансов;

-передаточные,     разделительные,     ликвидационные     балансы приложениями и объяснительными записками к ним;

-документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов;

-паспорта  зданий   и  сооружений  —  памятников  архитектуры находящихся под охраной государства;

-акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

-штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

-лицевые счета по учету основного фонда.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.д.)

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за правками, работа с некоторыми документами завершается в начете нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2010 г. должны обрабатываться в 2011 г.

Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы или небольшие организации не предусматривают их в своих структурах. Если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными  архивными  учреждениями  и  изложенными  в  основных

правилах   работы   ведомственных   архивов   и   государственной   системе документационного обеспечения управления /14/.