2 Автоматизация учета безналичных  расчетов

 

     Учет  расчетов предполагает отражение в  бухгалтерском учете фактов возникновения и ликвидации дебиторской и кредиторской задолженности и включает следующие задачи:

1. учет расчетов с поставщиками и подрядчиками;
2. учет расчетов с покупателями и заказчиками;
3. учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами;
4. учет расчетов с бюджетом и по внебюджетным платежам;
5. учет межбалансовых расчетов.

     Эти задачи могут осуществляться как  на одном так и на нескольких взаимосвязанных  рабочих местах. Это не только наиболее просто реализуемые, доступные, но и  практически ежедневно используемые задачи учета. Автоматизация учета  расчетов предполагается в бухгалтерских  программах всех классов, рассчитанных как на крупные, так и на малые  организации. В программных комплексах автоматизированные задачи могут быть выделены в отдельные модули (как, например, в системе “Бэст”, “Галактика”) либо выполняться в модуле сводного учета (например, “Ветразь”).

     Структура информации автоматизированного рабочего места по учету расчетных операций представлена на рис 2.1. Входная информация представлена первичными документами, которые могут заполняться вручную (платежные требования, платежные поручения, ведомость депонированных сумм) или формироваться машинным способом в бухгалтерской программе.

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 2.1 -  Структура  информации автоматизированного  учета расчетных  операций

     Примечание  – Источник: [5, с. 277, рисунок 3.85] 

     Нормативно-справочная информация позволяет ускорить и облегчить ввод данных первичных документов. Для каждого раздела учета предназначены специальные справочники. Рассмотрим нормативно-справочную информацию по учету расчетных операций.

     Справочник  счетов предназначен для формирования бухгалтерских записей при отражении расчетных операций. Как правило, он представляет собой рабочий план счетов, утвержденный в приказе об учетной политике организации. В нем приводится перечень счетов и субсчетов с указанием номера счета (субсчета) и его наименования. Справочник счетов используется при формировании и обработке первичных документов и отражении хозяйственных операций в регистрах синтетического учета.

     Справочник сотрудников представлен списком работников организации с указанием паспортных данных и номера страхового свидетельства государственного социального страхования. Он используется при формировании первичных документов и регистров синтетического и аналитического учета, отражающих операции по учету расчетов с депонентами.

     Справочник  организаций включает в себя список организаций, с которыми взаимодействует предприятие. В нем представлена вся информация, которая необходима для осуществления финансовых расчетов (полное и краткое наименование организации, учетный номер плательщика, наименование и код банка, обслуживающего организацию, адрес организации и Ф.И.О. директора и главного бухгалтера). Используется при формировании первичных документов (платежных поручений и требований, аккредитивов) и регистров аналитического учета (ведомость учета расчетов с дебиторами и кредиторами, карточка аналитического учета, сводная ведомость остатков и др.).

     Справочник  типовых операций представлен перечнем бухгалтерских записей по каждой хозяйственной операции: движение денежных средств на расчетном счете (поступление, списание денежных средств), движение денежных средств по расчетам с разными дебиторами и кредиторами. Причем, как правило, к каждому первичному документу “пристегнута” соответствующая бухгалтерская запись, что обеспечивает автоматическую запись бухгалтерских записей в журнал хозяйственных операций при формировании первичных документов.

     Справочник  типовых оснований документов содержит текстовые выражения по типовым хозяйственным операциям для быстрого формирования оснований первичных документов (платежных поручений и требований).

     Справочник  назначений платежа состоит из кода назначения платежа, разработанного Национальным банком страны, и его названия. Он используется при формировании банковских документов (платежных поручений и платежных требований).

     Выходная (результатная) информация представляет собой регистры синтетического и аналитического учета по расчетным операциям. Рассмотрим более подробно каждый регистр.

     Ведомость учета расчетов с  дебиторами и кредиторами формируется по счетам расчетов: 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками”, 68 “Расчеты по налогам и сборам”, 69 “Расчеты с фондом социальной защиты”, 75 “Расчеты с учредителями”, 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”. Выходная информация в ведомости может группироваться по датам, по договорам, по видам валют в разрезе дебиторов и кредиторов по каждому счету.

     Карточка  аналитического учета  дебитора (кредитора) формируется по конкретному дебитору (кредитору) с указанием начального и конечного сальдо и хозяйственных операций по датам и видам волют. Используется для сверки остатков за отчетный период.

     Сводная ведомость остатков формируется по счетам расчетов на отчетную дату и по запросу на любую дату. Предназначена для контроля дебиторской и кредиторской задолженности и использования денежных средств.

     Сводные ведомости синтетического учета формируются по каждому счету расчетов (60, 62, 68, 69, 75, 76) в разрезе субсчетов, дебиторов и кредиторов с указанием корреспондирующих счетов по хозяйственным операциям.

     Журналы ордера являются регистрами синтетического учета, в них отражается информация в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. Они формируются за месяц. На основании итоговых данных журналов-ордеров ежемесячно формируется Главная книга. В автоматизированном рабочем месте по учету расчетных операций формируются журналы-ордера № 2,6,7,8.

     Автоматизация расчетных операций включает в себя выполнение следующих задач:

1. формирование первичных банковских документов;
2. учет движения денежных средств на расчетном и валютном счетах в учреждениях банков;
3. ведение аналитического учета расчетов в разрезе организаций и физических лиц;
4. систематизация и обобщение данных об остатках и движении денежных средств;
5. формирование и печать ведомостей и журналов-ордеров за отчетный период и на любую дату по запросу пользователей;
6. контроль достоверности данных, экспорт данных в модуль сводного учета.

     Технологическая схема работы в задаче по учету  расчетных операций представлена на рис. 2.2. Автоматизированное рабочее место по учету расчетных операций предусматривает реализацию всех технологических процедур, включая расчеты, сортировку, группировку информации, поиск документов и отдельных реквизитов, контроль ввода и другие операции. Конкретные виды работ имеют особенности по входным и выходным данным, а также специфические особенности отраслей, организаций. Также в различных бухгалтерских программах выделяются специализированные компоненты: диалоговые процедуры; ввод и контроль данных; диалоговый доступ к данным (справки); печать форм, редактирование текстов; адаптация и настройка пакета. 
 

     

     

 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 2.2 – Технологическая  схема работы в  автоматизированном рабочем месте расчетных операций

     Примечание  – Источник: [5, с. 279, рисунок 3.86] 

     Большинство программ автоматизации расчетных операций предполагает работу “от документа”, т.е. ввод данных осуществляется в экранных формах банковских и кассовых первичных документов с последующей автоматической таксировкой и генерацией записей.

     Обобщим вышесказанное: автоматизация учета расчетов предполагается в бухгалтерских программах всех классов, рассчитанных как на крупные, так и на малые организации. Автоматизированное рабочее место по учету расчетных операций предусматривает реализацию всех технологических процедур, включая расчеты, сортировку, группировку информации, поиск документов и отдельных реквизитов, контроль ввода и другие операции.

 

3 Автоматизация учета безналичных расчетов в системе «1С: Предприятие»

 

     Рассмотрим  автоматизацию учета расчетных  операций на примере программного продукта, созданного на типовой платформе системы “1С: Предприятие 7.7”, — “Главный бухгалтер”.

     Особенности автоматизации учета расчетных операций. Автоматизация учета банковских операций рассматривается во взаимосвязи с реализацией учета расчетных операций. Настройка автоматизированной системы предусматривает заполнение банковских реквизитов организации, юридического адреса, общегосударственных кодов. Эти данные впоследствии автоматически проставляются в платежных документах. Система “1С: Предприятие 7.7” предусматривает использование широкого спектра справочной информации, что существенно ускоряет и упрощает ведение расчетов.

     Основным  справочником подсистемы является иерархический  справочник “Контрагенты” (рис. 3.1). В окне ввода и редактирования сведений о контрагенте из списка выбирается вид контрагента: “Организация”, “Индивидуальный предприниматель”, “Сотрудник”. В зависимости от выбора варианта происходит трансформация формы диалога. 

       

Рисунок 3.1 – Окно справочника “Контрагенты” 

     Если  в качестве вида контрагента выбрана “Организация”, то система предлагает ввести банковские реквизиты, юридический и почтовый адрес. При выборе в качестве контрагента физического лица в окне диалога предлагается ввод паспортных данных. В справочнике “Контрагенты” можно выполнить ряд действий над данными: сформировать акт сверки взаимных расчетов за любой период; проконтролировать поступление от поставщиков и оплату товарно-материальных ценностей (ТМЦ); проконтролировать отгрузку и оплату ТМЦ покупателями; распечатать справочник контрагентов.

     В процессе формирования платежных документов используются также следующие справочники: “Основание”, “Договора”, “Код платежа”, “Страны”, “Ставки НДС”, “Поступление и оплата ТМЦ”, “Отгрузка и оплата продукции”.

     Документы по обработке банковских операций в  национальной валюте вводятся в разделе  “Учет банковских операций в рублях” и доступны для обработки через журнал “Банк”. Пользователь может формировать следующие виды документов: платежное поручение; платежное требование; реестр платежных требований; списание с расчетного счета; поступление на расчетный счет, приход на расчетный счет; объявление на взнос наличными; реестр чеков; оплата кредитной картой.

      Рассмотрим порядок заполнения электронной формы платежного поручения (рис. 3.2). 

Рисунок 3.2. – Окно настройки документов “Платежное поручение” 

     В окне документа “Платежное поручение — Новый” автоматически проставляется номер документа и системная дата, при необходимости реквизиты можно изменить.

     В верхней строке автоматически выводятся банковские реквизиты, соответствующие основному расчетному счету, который определяется на этапе заполнения сведений об организации. Номер документа проставляется автоматически по порядку, поле доступно для редактирования. В шапке введите дату документа.

     В поле “Получатель” выбирается организация или физическое лицо из справочника “Контрагенты”. В нижнее поле при этом будет выведена информация о расчетном счете контрагента.

     В поле “Основание” может быть выбран из справочника договор либо иной документ, на основании которого производится платеж.

     В поле “Содержание” необходимо внести с клавиатуры назначения платежа. Текст можно занести и затем выбрать из справочника “Основания банковских документов”.