Автоматизация бухгалтерского учета

Поскольку Указания не содержат никаких разъяснений  по данному вопросу и одновременно в них сказано, что работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета перечень подтверждающих документов (в том числе это и чеки ККМ, и товарные чеки), каждый из которых  нумеруется в порядке записи в  отчете, можно порекомендовать следующее. 

Записать товарный чек и чек ККМ в двух строках  под разными порядковыми номерами, а сумму расхода указать только напротив одного из чеков, например чека ККМ. В данном случае работник записал  кассовый и товарный чек в разных строках, но под одним номером. 

По строке «Итого»  в графе 5 указывается сумма всех произведенных расходов - 1200,00 рублей. 

После таблицы подотчетное  лицо ставит свою роспись и расшифровывает ее: Алферова Н.А. 

Заполненный таким  образом авансовый отчет вместе с прилагаемыми к нему подтверждающими  документами (в данном примере - с  товарным и кассовым чеками) сдается  подотчетным лицом в бухгалтерию  для его проверки и дальнейшего  оформления работниками бухгалтерии. 
 

В бухгалтерии при  сдаче работником авансового отчета бухгалтер указывает на лицевой  стороне отчета в графе «Номер»  номер этого документа (в данном примере номер не указан) и внизу  лицевой стороны формы оформляет  расписку, которая затем отрывается от бланка отчета и отдается работнику  в подтверждение того, что авансовый  отчет с прилагаемыми к нему документами  у него принят к проверке. В расписке указываются фамилия и инициалы подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, произведенных работником, а также количество прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы, и листов в них. Бухгалтер подписывает расписку (с расшифровкой подписи) и указывает дату принятия отчета. 

В Данном примере  расписка реквизиты расписки не заполнены, за исключением даты - 10 октября 2008 года. 

На лицевой стороне  формы напротив наименования организации  указывается ее код по ОКПО. 

В графе «Код»  напротив структурного подразделения  указывается код этого подразделения, разработанный в организации. В  данном случае такая система кодирования  в организации не предусмотрена, поэтому эта графа не заполняется. 

Затем в бухгалтерии  проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. 

После проверки бухгалтер  делает на лицевой стороне авансового отчета отметку в разделе «Отчет проверен». В этом разделе указывается  прописью и цифрами сумма, подлежащая утверждению, сумма целесообразно  произведенных и документально  подтвержденных расходов (в нашем  примере - 1200 руб. 00 коп.). 

Бухгалтер, проверивший  отчет, а также главный бухгалтер  расписываются с расшифровкой подписи. 

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом. 

Лицо, утверждающее отчет, проверяет целевое расходование аванса и на лицевой стороне формы  указывает сумму, которую оно  утверждает, свою должность, расписывается  с расшифровкой подписи и ставит дату утверждения. 

Утвержденный авансовый  отчет передается обратно в бухгалтерию  для дооформления и принятия к учету. 

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных  денежных сумм в установленном порядке. 

На оборотной стороне  формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти  суммы (графа 9). При этом графа 8 заполняется  лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной  валюте в соответствии с установленным  порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации. В данном примере  она не заполняется.

В графе 7 напротив каждой суммы расхода по отчету (графа 5) указывается сумма этого расхода, принятая к учету, а по строке «Итого»  общая сумма расходов, принятая к  учету. 

В данном примере 1200,00 рублей. 

В графе 9 напротив каждой суммы расхода указывается дебет  счета (субсчета), на котором она  учитывается. В таблице на лицевой  стороне формы авансового отчета заполняются графы «Бухгалтерская запись». В них записывается отражение  в учете произведенных расходов и суммы этих расходов. При этом в графе «дебет, счет, субсчет» в каждой строке указывается счет (субсчет) из графы 9 таблицы на оборотной стороне авансового отчета, в графах «дебет, сумма, руб. коп.» и «кредит, сумма, руб. коп.» - соответствующая сумма расхода, принятая к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Об этом на лицевой стороне авансового отчета делается соответствующая отметка. В данном документе таблица «Бухгалтерская запись не заполнена». 

Работник израсходовал ровно сумму полученного аванса, и данный раздел авансового отчета не заполняется. 

3. Информационные  технологии в бухгалтерском учете 
 

3.1 Развитие информационных  технологий бухгалтерского учета 
 

Развитие информационных технологий бухгалтерского учета за последние годы идет все возрастающими  темпами. Любой практикующий бухгалтер  работает на компьютере и не мыслит без последнего своей профессиональной деятельности. Модернизация и смена  поколений вычислительной техники, переход на новые операционные системы, обновление версий прикладных программ и т.п. является характерной особенностью современной компьютеризации. в настоящее время повсеместно внедряются компьютерные сети (локальные, региональные, глобальные), благодаря которым обеспечен удаленный доступ к общесетевым ресурсам (базам данных, компьютерам, принтерам, факс-модемам и др.). 

Изучение компьютерных систем бухгалтерского учета следует  осуществлять на примере комплексных  систем масштаба крупного предприятия (типа 1C: Предприятие). 

Именно эти системы  обеспечивают изучение универсальных  бухгалтерских информационных технологий, включая ввод и подготовку первичных  документов, выполнение учетных функций, формирование отчетов, справок и  т.п. 

Важно понимать специфику  компьютерных систем бухгалтерского учета, основу которых составляет методология  бухгалтерского учета и информация, организованная в виде системы электронных  документов и баз данных. 

Компьютерные системы  бухгалтерского учета прошли большой  исторический путь становления и  развития. Рынок компьютерных систем бухгалтерского учета начал формироваться  с конца 80-х годов. Сегодня существует большое число разнообразных  программных средств автоматизации  бухгалтерского учета: от средств автоматизации  локальной задачи бухгалтерского учета  до полнофункциональных компьютерных систем бухгалтерского учета в составе  информационных средств предприятия. 

Компьютерные методы обработки уже надежно вошли  в технологию бухгалтерского учета  и сейчас на российском рынке большую  популярность завоевали такие программные  продукты, как «1С-Бухгалтерия», «Анжелика», «Галактика». Основная идея развития программного обеспечения на сегодняшний день - решение не только непосредственно бухгалтерских задач, но и анализ, планирование деятельности предприятия, реализация оперативного учета. Это происходит по причине ориентации сегодняшних систем не только на работников бухгалтерии, но также и на работников склада, менеджеров и руководителей. Причем преимущество отдается программным продуктам, которые позволяют автоматизировать целое направление деятельности фирмы. 

На западе популярна  концепция управления ресурсами  предприятия в целом, что означает анализ изменений этих ресурсов и  использование полученной информации при планировании и формировании бухгалтерской отчетности. 

В нашей стране программное  обеспечение по автоматизации бухучета постоянно модернизируется. Представляя  на рынке оригинальный продукт, белорусские  и российские фирмы изучают накопленный  до них опыт и успешно используют его в своих разработках. Программные  продукты по автоматизации бухгалтерского учета сегодня широко востребованы как на малых, так и на крупных  предприятиях РБ. Интерес к ним  возрастает с каждым днем. В условиях рыночной экономики, жесткой конкуренции  для достижения успехов просто необходимо использование передовых технологий. Автоматизированные бухгалтерские  программы - именно то, что нужно  современному бухгалтеру. Существует зависимость между масштабом  предприятия и типом применяемых  в компьютерных системах бухгалтерского учета информационных технологий. Эта  зависимость обусловлена как  потребностями в информационных технологиях для реализации функций  компьютерных систем бухгалтерского учета, так и возможным уровнем затрат на ее создание и сопровождение. 

Для крупных предприятий  компьютерные системы бухгалтерского учета являются неотъемлемой частью информационных средств предприятия, поэтому информационные технологии компьютерных систем бухгалтерского учета диктуются информационными средствами предприятия. 
 

Программные продукты для компьютерных систем бухгалтерского учета отличаются «степенями» свободы, так, в некоторых программных  продуктах допускается выбор  компонентов информационных технологий - типа СУБД, архитектуры сети, инструментальных средств проектирования, в других - технические и программные решения являются замкнутыми, не подлежат модификации. 

3.2 Использование  современных информационных технологий  при подготовке специалистов  бухгалтерского учета 
 

В условиях, когда  современная организация является динамичной и сложной системой, обеспечивающей координацию значительных объемов  различных ресурсов, работа бухгалтерии  приобретает новое значение и  содержание. Подготовка и составление  отчетности, проведение анализа и  принятие управленческих решений осуществляются с использованием современных информационных технологий, без которых ведение  отдельных участков учета становится невозможным. 

Наступило время, когда  профессионал, независимо от специальности, уже с трудом справляется с  потоками информации. 

Однако даже в  этих условиях обучение бухгалтерской  специальности до сих пор основано на традиционном подходе и построено  таким образом, что аспект информатизации учитывается минимально. 

В настоящий момент осуществляется внедрение различных  элементов информационных технологий, при чем использование каждого элемента ориентировано на достижение конкретной цели. 

Два из них имеют  четко обучающую направленность. 

Первый - тестовый комплекс «ПоZнание». Автоматизированное тестирование - быстрый, удобный, объективный способ оценки знаний. 

Основным достоинством данного комплекса является простота его использования, как со стороны  педагога, так и со стороны студента. 

Также к числу  его преимуществ относятся следующие: 

1. комплекс позволяет  создавать базы вопросов по  отдельным дисциплинам, разделам  дисциплин и темам; 

2. комплекс предлагает  использование самой распространенной  формы теста «вопрос - 4 варианта  ответа», при чем имеется опция «Один или несколько вариантов ответа»; 

3. программа позволяет  задать три уровня сложности  предлагаемых студенту вопросов; 

4. имеется возможность  формирования комплексных тестов  по блокам дисциплин; 

5. объективная оценка  результатов; 

6. анализ и сохранение  результатов тестирования; 

7. возможность ограничения  доступа; 

8. наличие возможности  просмотра правильных ответов  и т.д. 

Таким образом, тестовый комплекс «Познание» имеет двойное  значение: первое (очевидное) - он выполняет  контрольную функцию, объективно оценивая знания студентов, полученные в ходе образовательного процесса, второе - и, пожалуй, самое важное, - выступает  в качестве тренинга, в результате чего структурируется представление  студента о содержании учебного материала  самым действенным способом - методом  проб, ошибок и постоянного повторения. Знакомство студентов с данным комплексом в рамках обучения позволяет подготовить их к дальнейшему повышению квалификации на курсах, где он также используется в качестве средства контроля многими крупными компаниями, внедряющими информационные технологии (в частности, компанией «ТюмБит» при обучении на курсах по программам «1С»).