Автоматизация учета основных средств на предприятии

                            2.3. Описание входной информации

Основным документом на оприходование основных средств (приобретенных со стороны в результате купли-продажи) в данной программе является пункт меню Документы – Поступление основных средств.

Данный бланк заполняется из справочников постоянных реквизитов и переменных реквизитов.

Постоянные реквизиты сгруппированы в справочники Бухгалтерия -Контрагенты – Поставщики и Бухгалтерия- Аналитические признаки - ОС;

Аналитический классификатор Контрагенты предназначен для ввода, хранения и редактирования данных о контрагентах. Информация о контрагентах используется при создании новых документов и проведении операций для заполнения полей.

Окна создания и редактирования контрагента имеют общий вид и содержат следующие поля:

1.      Тип контрагента. Значение поля выбирается из списка (юр. лицо, физ. лицо, или ПБОЮЛ).

2.      Наименование контрагента - обязательно к заполнению.

3.      Код контрагента.

4.      Расчетные счета. Кнопка Расчетные счета позволяет посмотреть и отредактировать расчетные счета контрагента.

В программе BC: Бухгалтерия существует следующее ограничение: учитывается не более двух расчётных счетов контрагента. При нажатии на кнопку Расчетные счета, выбирается расчетный счет и в появившемся окне заполняются следующие реквизиты счета:

o         Номер расчетного счета.

o         Наименование банка.

o         Местоположение банка. Фактический адрес банка.

o         Отделение банка. Название отделения банка.

o         Адрес банка. Юридический адрес банка.

o         Корсчет банка. Номер корреспондентского счета в расчетной сети Банка России.

o         БИК. Банковский идентификационный код.

 После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку Изменить.

5.      Полное наименование контрагента.

6.      Юридический адрес контрагента.

7.      Фактический адрес контрагента.

8.      Телефоны контрагента.

9.      ОКПО контрагента.

10. КПП контрагента.

11. ИНН контрагента.

12. Паспортные данные контрагента (если контрагент является физическим лицом).

13. Сегмент рынка. Заполняется посредством выбора значения из аналитического классификатора Сегменты рынка.

14. Ответственный менеджер. Поле заполняется посредством выбора значения из аналитического классификатора Сотрудники.

15. Срок кредита - срок кредита в месяцах.

16. Размер кредита, у.е. - размер кредита в условных единицах.

Аналитические признаки представляют собой аналитические классификаторы объектов бухгалтерского учета и их свойств. В программе все аналитические признаки сгруппированы по разделам. Аналитические признаки используются для быстрого заполнения полей документов и получения детализированных отчетов.

Окна создания и редактирования ОС имеют общий вид:

Вкладка «Общие» содержит следующие поля:

1.      Наименование - наименование ОС.

2.      Группа ОС - значение поля выбирается из списка.

3.      Инв. номер - инвентарный номер ОС. При вводе нового ОС присваивается автоматически.

4.      Тип (собственное или арендованное) - значение поля выбирается из списка. Если выбрано значение "арендованное", то поля Дата принятия, Дата списания, Состояние, Способ поступления, Причина выбытия, Находится в залоге, Амортизация становятся неактивными.

5.      Рег. паспорт - регистрационный паспорт ОС.

6.      Зав. номер - заводской номер ОС.

7.      Состояние - значение поля выбирается из списка.

8.      Место эксплуатации - значение поля выбирается из списка структурных подразделений организации.

9.      Ответственное лицо - значение поля выбирается из классификатора Сотрудники.

10. Способ поступления - значение поля выбирается из списка.

11. Дата принятия к учету - значение поля можно ввести вручную или выбрать из календаря.

12. Дата приобретения - значение поля можно ввести вручную или выбрать из календаря.

13. Дата списания с учета - значение поля можно ввести вручную или выбрать из календаря.

14. Амортизация - значение поля выбирается из списка: начислять: счет 02, начислять: счет 010, не начислять.

15. Причина выбытия - значение поля выбирается из списка.

16.             Установите флажок у параметра в залоге, если ОС находится в залоге. Вкладка «Бухучет» содержит следующие поля:

1.      Первоначальная стоимость - значение поля заполняется вручную.

2.      Счет учета - значение поля можно выбрать из рабочего плана счетов. По умолчанию устанавливается счет учета 01.2

3.      Способ начисления амортизации - значение поля выбирается из списка. Доступны следующие варианты:

o         линейный

o         уменьшаемого остатка

o         по сумме чисел лет срока полезного использования

o         пропорционально объему продукции (работ, услуг)

o         по единым нормам амортизационных отчислений

4.      Срок начисления амортизации (в месяцах)- поле заполняется вручную. Перерасчитывается, если изменено значение поля Норма амортизации, %, годовая.

5.      Норма амортизации, %, годовая - поле заполняется вручную. Перерасчитывается, если изменено значение поля Срок начисления амортизации (в месяцах).

6.      Счет амортизации - значение поля можно выбрать из рабочего плана счетов. По умолчанию устанавливается счет амортизации 02.1

7.      Счет отнесения затрат - значение поля можно выбрать из рабочего плана счетов. По умолчанию устанавливается счет отнесения затрат 44.4.

Переменные реквизиты:

Документ - Поступление основных средств, предназначен для учёта поступления основных средств.

На вкладке «Документ» необходимо заполнить следующие поля:

1.      Номер документа.

2.      Дата создания документа.

3.      Номер и дата входящего документа.

4.      Номер и дата входящего счета-фактуры.

Документ - начисление амортизации предназначен для начисления амортизации по основным средствам. Для совершения операции необходимо ввести следующие данные:

        Дата. По умолчанию устанавливается последнее число месяца, соответствующего рабочей дате программы. Значение поля доступно для редактирования. При изменении полей За и Год дата становится равной последнему числу указанного месяца.

        №. Номер хозяйственной операции, присваивается автоматически.

        Сумма. Поле заполняется автоматически на основе значений, введенных в таблице.

        Начислить амортизацию по группе основных средств. Значение поля можно выбрать из списка. По умолчанию устанавливается значение ОС.

        За месяц. Месяц начисления амортизации можно выбрать из списка. По умолчанию устанавливается текущий месяц.

        Год. Год начисления амортизации, заполняется вручную. По умолчанию соответствует текущему году.

        Чтобы автоматически заполнить таблицу значениями выбранной группы основных средств, нажмите кнопку Заполнить таблицу. Для добавления строки в таблицу нажмите кнопку или воспользуйтесь пунктом контекстного меню Добавить. В строке заполните следующие поля:

o         Инв. номер. Инвентарный номер основного средства. Заполняется автоматически при выборе поля Наименование.

o         Наименование. Значение поля можно выбрать из классификатора ОС.

o         Сумма амортизации. Вычисляется автоматически.

        Значение итогового поля Сумма рассчитывается автоматически посредством сложения всех сумм в таблице.

        Комментарий к операции. Поле заполняется автоматически.

        Документ-основание. Можно выбрать документ-основание из журнала документов.

Действия:

        Сохранить. Для сохранения типовой операции щелкните на пиктограмме или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl + S.

        Добавить строку. Для добавления строки в таблицу щелкните на пиктограмме .

        Удалить строку. Для удаления выделенной строки из таблицы щелкните на пиктограмме или нажмите клавишу Delete. В появившемся диалоговом окне подтвердите удаление.

        Помощь. Для вызова раздела справки о типовой операции щелкните на пикограмме или нажмите клавишу

                          2.4. Описание выходной информации

Выходной информацией в моем примере будет Книга покупок. Она предназначена для регистрации и учета полученных счетов-фактур. Эти документы являются основаниями для расчета НДС, подлежащего уплате в бюджет и принятия НДС к вычету у организации.

На вкладке «Параметры» необходимо заполнить следующие поля:

1.      Период - период формирования книги покупок. Значение поля можно выбрать из списка.

2.      Нумерация с. Введите с какой страницы осуществлять нумерацию.

На вкладке «Настройка» указаны параметры формирования книги покупок.

1.      План счетов - параметр определяющий, с каким планом счетов используется журнал хозяйственных операций для формирования книги;

2.      Дебет и Признак - дебетовый счет и аналитический признак счета, по которым заполняется соответствующая графа книги; например, для графы НДС 20% (11б) по умолчанию Дебет=68.3 Признак=НДС20;

3.      Кредит и Признак - кредитовый счет и аналитический признак счета, по которым заполняется соответствующая графа книги (по умолчанию установлено значение пусто).

Книга покупок заполняется по проводкам из журнала хозяйственных операций.

Если используется только бухгалтерский учет, то проводки по возмещению НДС Д68.3-К19 это и есть записи в книге покупок. Здесь не используется налоговый план счетов, для формирования книги покупок берутся проводки, выполненные в рабочем плане счетов. Причем только проводки, в которых по дебету указан субсчет 68.3 с аналитикой «НДС 20%», «НДС 18%» или «НДС 10%», а по кредиту – любой счет с любой аналитикой. Настройка для граф (11) и (12) книги покупок отсутствует (в рабочем плане счетов соответствующие проводки не предусмотрены). Таким образом, если в организации были покупки с НДС 0% или не облагаемые НДС, то они не будут зарегистрированы в книге покупок.

Если используется налоговый учет, то для регистрации записей в книге покупок берутся соответствующие проводки в налоговом плане счетов. Налоговый учет организуется на налоговом плане счетов, который не предполагает обязательной двойной записи (аналогично забалансовым счетам), и учет может осуществляться без соблюдения баланса. Для формирования книги покупок берутся проводки, в которых по дебету указан субсчет 68.3 (счет 76) налогового плана счетов, а по кредиту – что угодно (ничего). В зависимости от аналитики по дебету в книге покупок заполняется соответствующая графа. Преимущество использования налогового плана счетов состоит в том, что в книге покупок будут зарегистрированы все покупки, в том числе с НДС 0% и без НДС, кроме того, рабочий план счетов не перегружается несвойственной ему аналитикой.

Книга покупок формируется только на основе типовых операций, т.е. проводки, введенные вручную, в книгу покупок не попадут. Для регистрации записей в книге покупок настроены соответствующие типовые операции:

        Зачет (возмещение) НДС

        Зачет (возмещение) НДС (рабочий + налоговый планы счетов) - следует выбирать при использовании налогового учета.

        Возмещение НДС с аванса

        Возмещение НДС с аванса (рабочий + налоговый планы счетов) - следует выбирать при использовании налогового учета.

Для получения отчета необходимо нажать кнопку «Получить».

              2.5. Выбор программного обеспечения и разработка решения задачи.

Автоматизация бухгалтерского учета - объективная необходимость. Работа бух­галтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, беря на себя, кроме всего прочего, всю рутинную работу.

Однако автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:

-           ограничение допуска к первичной и систематизированной информа­ции путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;

-           сохранности учетной информации на необходимый срок;

-           диалогового (запросного) режима работы пользователей с вычисли­тельными техническими средствами;

-           возможности выдачи информации фрагментно, то есть в любом со­четании, удобном для пользователя;

-           возможности   принудительного   ввода   данных   для   оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля за вы­полнением управленческих решений.