Автоматизация учета основных средств на предприятии

В настоящее время разработаны десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях с помощью персональных компьютеров.

Все программы предлагают стандартный набор инструментов, позволяющих облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности.

К наиболее популярным программам ведения автоматизированного бухгалтерского учета относятся: 1С: Бухгалтерия, Инфо – Бухгалтер, Турбо – Бухгалтер, Парус, BC: Бухгалтерия 6.3 и т.д.

        В данной работе использована программа BC:Бухгалтерия 6.3.

Это программный продукт предназначенный для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а именно для ведения бухгалтерского учета (и/или УСН) в малом предприятии.

Основной источник информации в этой программе – журнал хозяйственных операций. Данные вводятся в журнал в виде первичных документов (накладные, счета – фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.), проводок или типовых операций, перечень которых можно изменить и дополнить. Обрабатывая этот журнал, программа делает разноску операций по счетам, определяет обороты и сальдо, составляет оборотню ведомость, готовит итоговый баланс и другие отчеты.

Программа позволяет вести различные виды учета: синтетический и аналитический, проводить расчет заработной платы и действующих налогов.

В этот программный продукт входит стандартный набор бланков первичных документов и отчетности, а также других документов, соответствующих текущему законодательству.

В программе имеется возможность оперативно корректировать план счетов, ставки налогов, добавлять новые отчетные формы в соответствии с любыми изменениями в законодательстве.

Я выбрала эту программу для реализации своей задачи, потому что она наиболее проста в обращении, по сравнению с такой программой как 1С: Бухгалтерия.

Я не работаю бухгалтером, поэтому это программа мне показалась более наглядной и понятной для реализации данного курсового проекта.

                  Разработка технологии решения задачи

После запуска программы на экране появляется её  окно, содержащее  меню Рисунок 1

Рис.1. Главная форма программы

При выборе пункта меню «Документы», на экране появляется подменю, которые представлены на рисунке 2.

Рис.2. Подменю меню «Бухгалтерия»

Выбрав подпункт «Аналитические признаки» появляется окно ввода информации о поступившем ОС. Рисунок 3. В нем необходимо заполнить все поля. А затем необходимо нажать на кнопку «Сохранить».

Рис.3. Окно добавления ОС

После того как введены необходимые ОС  - это выглядит следующим образом Рисунок 4., он представляет собой справочник постоянной информации.

Рис.4. Раздел аналитических признаков «ОС»

Теперь перейдем непосредственно к выполнению поставленной задачи. Необходимо оприходовать ОС. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Документы» подменю «Поступление основных средств». После этого появится окно ввода информации поступления ОС Рисунок 5.

Рис.5. Поступление ОС

После того как все поля данной формы будут заполнены, ее надо сохранить. Затем нажать на вкладку «Проведение», после чего откроется окно Рисунок 6., где автоматически пройдет проведение ОС. Затем необходимо все закрыть по крестам.

Рис.6. Проведение ОС

Затем необходимо ввести ОС в эксплуатацию Рисунок 7.

Рис.7. Введение в эксплуатацию ОС

После того как основные средства введены в эксплуатацию, необходимо определить норму амортизации. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Бухгалтерия» подменю «типовая операция», а затем выбрать пункт «начисление амортизации».После чего появится форма, которую необходимо заполнить  Рисунок 8

Рис.8. Начисление амортизации по ОС

На выходе я буду получать книгу покупок, для этого необходимо заполнить полученную счет-фактуру. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Документы» подменю «Полученный счет-фактура». Заполненная форма будет иметь следующий вид рисунок 9.

Рис.9. Полученный счет-фактура по ОС

Все проделанные операции можно посмотреть, выбрав пункт меню «Бухгалтерия» подменю «Журнал хозяйственных операций». Установить необходимые параметры отбора , в данном примере «с 02.02.2007 по 31.12.2007» Рисунок 10.

Рис.10. Журнал хозяйственных операций

Мы можем ввести записи в книгу покупок сами, для этого необходимо выбрать пункт меню «Действия» подменю «Новая запись в книге покупок» Рисунок 11.

Рис.11 Запись книги покупок

Для того, чтобы просмотреть необходимы записи в книге покупок необходимо выбрать пункт меню «Бухгалтерия» подменю «Книга покупок». В открывшемся окне в строке «Продавец» необходимо выбрать продавца, в моем примере ООО «Сидоров и К», можно поставить параметры выборки, а можно поставить «без ограничения» тогда отобразятся все записи в книге продаж за разные года. Рисунок 12.

Рис.12. Журнал книга покупок

Для того чтобы получить отчет по книге покупок необходимо выбрать пункт меню «Отчеты» подменю «Книга покупок – Книга покупок 2006» после чего на экране отобразится Книга покупок Рисунок 13.

Рис.13 Книга покупок

                   3. ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

При оценки эффективности используют обобщающие и частные показатели.

К основным обобщающим показателям экономической эффективности относятся: годовой экономический эффект, расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат, срок окупаемости системы.

Годовой экономический эффект (Э) определяется по формуле:

                                              Э = П-К*ЕН (3.1)

где П - годовая экономия (годовой прирост прибыли), тыс. руб.;

К - единовременные затраты, тыс. руб.;

ЕН - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений.

Коэффициент экономической эффективности капитальных затрат (ЕP) определяется по формуле:

                                              ЕP = П/К (3.2)

          Срок окупаемости (Т) исчисляется по формуле:

                                              Т = К/П (3.3)

          Расчет перечисленных обобщающих показателей предполагает предварительное вычисление частных показателей, характеризующих создаваемую АИС. Опишем и рассчитаем эти показатели.

Затраты на разработку системы (Кп) определяются по формуле:

                Кп = Фз/п [ (1 + βд) (1 + βс) + βн + βпр] + tэвм∙Смч (3.4)

         где Фз/п - фонд основной заработной платы разработчиков и других исполнителей работ, руб.;

βд - коэффициент дополнительной зарплаты (составит ОД);

βс - коэффициент отчислений на социальные нужды от основной и дополнительной заработной платы (составит 0,4);

βн - коэффициент накладных расходов организации, разрабатывающей проект (составит 0,6);

βпр - коэффициент прочих расходов (0,1);

tэвм - машинное время, затраченное для отладки программного обеспечения, ч (составляет 240 ч);

Смч - стоимость машино-часа работы компьютера, руб. Расчет фонда основной заработной платы исполнителей работ по разработке рассчитывается как произведение суммарной трудоемкости работ по разработке системы (чел. - дн) и тарифной дневной ставки разработчиков.

Таким образом, исходя из линейного графика работ, продолжительность работ составляет 100 дней. Тарифная дневная ставка бухгалтера составляет 100 руб. Следовательно, Фз/п= 60 * 100 = 6000 руб.

Себестоимость машино-часа работы компьютера определяется по формуле:

                        См. ч = (Зп + А + Зэ + Зр + Зн+Зм) /Фд (3.5)

         где, Зп - затраты на заработную плату обслуживающего персонала с учетом всех отчислений, руб;

А - годовая сумма амортизации, руб;%

Зэ - затраты на силовую энергию, руб.;

Зр - затраты на ремонт и обслуживание оборудования в год, руб.;

Зм - затраты на материалы в год, руб.;

Зн - накладные расходы, руб.;

Фд - действительный годовой фонд времени работы АИС, ч. По данным бухгалтерии затраты на заработную плату персонала (Зп) составит - 15000 руб.

Годовые амортизационные (А) отчисления считаются по формуле:

                                           А = (Ск*НА) /100 (3.6)

          где Ск - стоимость компьютера и прочего оборудования, используемого при отладке системы и, составляющий 20000 руб.;

НА - норма амортизации принимается равной 12%;

А = (20000 * 12) / 100 = 2400 руб.

Затраты на электроэнергию в год (Зэ) определяется по формуле:

                                          Зэ = Wу*Сэ*Тb (3.7)

         где Wу - установленная мощность, равная 0,1 кВт;

Сэ - стоимость силовой электроэнергии, равна 0,70 р/кВт;

Тb - время, в течение года, когда оборудование потребляет электроэнергию, равно 1920 ч.;

                          Зэ = 0,1 * 0,70 * 1920 = 134,40 руб.

        Затраты на текущие ремонты Зр и на материалы Зм в год берутся по данным бухгалтерии и составляет 4,5% от стоимости аппаратных средств.

                         Зр = 20000 * 4,5 /100 = 900 руб.

                Зм = 20000 * 4,5/100 = 900 руб.

        В накладные расходы включаются затраты на отопление, освещение и прочие. Они составляют 600 руб.

Годовой фонд времени Фд устанавливается исходя из номинального фонда времени и времени профилактики оборудования и ремонтов:

                                     Фд=S*h*D-Тпр (3.8)

         где, S - продолжительность смены, равна 8 ч.

h - количество смен, равно 1;

D - число рабочих дней в году равно 240 дней;

Тпр - время ремонтов и профилактики оборудования в год, равно 32ч.;

                     Фд = 8* 1 * 240-32 = 1888 ч.

         По формуле (3.5) находим:

                      См. ч = (15000 + 2400 + 134,40 + 900 + 600+900) /1888=10,5 руб.

        Таким образом затраты на разработку системы рассчитаем по формуле (3.4.):

                     Кп = 6000 * [ (1 + 0,1) (1 + 0,4) + 0,6 + 0,1] + 240*10,5 = 15720 руб.

Расчет минимальной цены разработки системы.

Минимальная цена разработки системы Zmin складывается из полных затрат на разработку Кп и минимально необходимой суммы прибыли nmin.

                                          Zmin = Кп + Пmin (3.9)

          Сумма прибыли рассчитывается исходя из планируемого минимального уровня рентабельности Rmin (составит 15%) по формуле:

Пmin = Kn*Rmin/100 (2.10)

Пmin = 15720 * 15 /100 = 2358 руб.

Таким образом,

Zmin = 15720 +2358 = 18078 руб.

Расчет экономических результатов от внедрения системы.

Для оценки экономических результатов от внедрения системы необходимо выявить ее влияние на конечные результаты деятельности организации. Годовая экономия от внедрения системы П определяется по формуле:

                                  П = - Зтек (3.10)

         где m - количество статей затрат, по которым может быть получена экономия = 2;

3i - экономия по i-й статье затрат, т. руб.;

Зтек - затраты на функционирование системы.

Годовая экономия идет по следующим статьям:

На снижение трудоемкости обработки информации 3i:

3! у, 32У - затраты на выполнение работ существующему варианту при ручном способе и в условиях автоматизации, руб.;

Т1!,, Т2И - трудоемкость обработки информации ручным способом, ч.

α - коэффициент, учитывающий дополнительную трудоемкость по обработке информации на вспомогательные операции (а = 2,0...3,0)

г - часовая тарифная ставка управленческих работников, руб.;

О - коэффициент, определяющий размер дополнительной заработной платы с учетом отчислений на социальные нужды (0,5).

R - коэффициент определяющий характер накладных расходов (0,4);

                                       3i = 31y-32y (3.11)

                              31y = T1H* α *r (l + O + R); (3.12)

                              32y = T2H* α *r (l + O + R); (3.13)

31у = 3000 * 2,6 * 6 (1 + 0,5 + 0,4) = 88920 руб.

32У = 2800 * 2 * 6 (1 + 0,5 + 0,4) = 63 840 руб.

Эi = 85 500 - 68 400 = 22800 руб.

        Затраты, связанные с работой аппаратных средств могут быть рассчитаны по формуле:

                                  Зтек = Змв = См-ч * tкса (3.14)

         где См-ч - себестоимость часа работы комплекса технических средств (КСА), руб. /ч

tкса - время использования КСА в год, ч.

         Следовательно, 3тек = 10,5 * 240 = 2520 руб.