Автоматизация учета основных средств

Программа «БЭСТ» предназначена для автоматизации предприятий торговли, производства, сферы услуг и бюджетных организаций. К основным функциям программы относятся: ведение Главной книги (АРМ главного бухгалтера); учет кассовых операций; учет операций с банком; учет основных средств; учет производственных запасов; учет товаров и готовой продукции; управление продажами (реализацией); заработная плата. Модуль «Управление продажами» выполняет скорее менеджерские, нежели бухгалтерские функции. Он позволяет составлять заказы на приобретение контрагентами материальных ценностей у предприятия. Сформированный заказ служит основой для составления счетов и расходных накладных. Описываемый модуль автоматически контролирует количество выписываемого товара с определенного склада. После отработки всех документов в системе учета заказу присваивается статус исполненного. Составление заказов в значительной мере сокращает затраты рабочего времени менеджеров и облегчает планирование торгово-закупочной стратегии предприятия.

В результате сравнения автоматизированного бухгалтерского учета было выявлено, что наиболее функциональным приложением является приложение «1С:Бухгалтерия». Следует также отметить и невысокую цену этой программы, что несомненно является положительны фактором для предприятий. Однако, у данной программы помимо достоинств есть существенные недостатки. К ним можно отнести сложность освоения данной программы, невозможность работы с графикой и отсутствие бесплатной демонстрационной версии данной программы. Не менее интересной программой является «ИНФО-Бухгалтер». Существенными достоинствами данной программы являются простота в освоении, высокий уровень технической поддержки, обращение по всем вопросам напрямую к сотрудникам разработчикам без посредников, низкая цена, которая в свою очередь даже ниже, чем у «1С:Бухгалтерия», нетребовательность к ресурсам компьютера, быстродействие. Однако при всех достоинствах, которые на наш взгляд являются весьма привлекательными, у данной программы есть такой существенный недостаток как однозначность, то есть существуют трудности в настройке данного приложения для конкретного предприятия. В этом плане наиболее удачной программой является «Парус-бухгалтерия». В нем можно построить ту систему учета, которая нужна с учетом специфики предприятия. Однако и тут не обошлось без недостатков, основным из которых является высокая цена внедрения данного приложения. Система ABACUS Financial (AF7) эффективно решает задачи управления предприятием с интенсивным документооборотом. Единственная в Роcсии трехуровневая система на базе промышленной СУБД Oracle, которая позволяет организовать высокопроизводительную работу десятков сотрудников в единой информационной сети. В настоящее время - это единственное приемлемое решение по автоматизации крупных компаний, дневной документооборот которых насчитывает десятки тысяч позиций.  Еще одной из наиболее используемых бухгалтерских программ является программа «БЭСТ». К числу преимуществ данной программы можно отнести: может функционировать как в локальном, так и сетевом варианте, ориентация на комплексную автоматизацию предприятий оптовой торговли. Недостатками является то, что «БЭСТ» является закрытой системой и не может быть изменена пользователем. Компания-разработчик сама проводит модификацию базовых модулей, приспосабливая их к специфике конкретного предприятия. Это дорогостоящий процесс, который нередко вызывает трудности сопровождения и обновления версий.

На основе всего вышеизложенного можно сделать выводы, что для предприятий наиболее приемлемыми приложениями являются «1С:Бухгалтерия» и «ИНФО-Бухгалтер». Предпочтения между ними будут отдаваться уже исходя из целей и средств предприятий на основе анализа положительных и отрицательных сторон. В свою очередь для предприятий со специфической формой построения бухгалтерского учета более удобным будет использование программы «Парус-бухгалтерия», так как в ней можно построить ту систему учета, которая нужна с учетом специфики предприятия. А для предприятий оптовой торговли наиболее подходящей является  программа «БЭСТ».

3. ОРГАНИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО УЧЕТА В ООО СП «ПРОСТОР»

3.1 Организация автоматизированного учета основных средств в ООО СП «Простор»

Учет основных средств основывается, прежде всего, на первичных документах, то есть на первичной информации (акты по движению основных средств, инвентарные карточки). На основании этих документов создается вторичная информация и промежуточная, например опись инвентарных карточек, оборотно-сальдовая ведомость по счет 01, результативной же информацией будет информация в сводной оборотно-сальдовой ведомости. Вся бухгалтерская информация имеет текстовый вид, чтобы избежать неточности при ее использовании. Графической может быть сводная информация, служащая для анализа деятельности фирмы, для большей наглядности. По функции управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы 6 плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую). В качестве нормативно-справочной информации выступают нормативные документы по учету основных средств. К ним относятся: закон о бухгалтерском учете, Положение по бухгалтерскому учету 6/01, методические рекомендации, классификаторы и пр. Учетная информация объединяет практически все виды информации, описанные выше, так как в учетную информацию входят документы первичного учета, сводные документы, выходные и входные. Из классификации информации следует, что при учете основных средств используются практически все виды информации включая первичную и результативную, постоянную и переменную, и плановая и нормативно-справочная. В ООО СП «Простор» вся поступающая информация обрабатывается вручную и поэтому наиболее удобной формой учёта является журнально-ордерная. При данной форме учёта в ООО СП «Простор» применяются журналы-ордера, вспомогательные ведомости и реестры, различные отчёты, а так же таблицы аналитических данных к журналам-ордерам, бухгалтерские справки. Несмотря на разнообразие применяемых регистров, для журнально-ордерной формы характерен единый принцип записей - все журналы-ордера ведутся по кредиту соответствующих счетов. С помощью этого обеспечивается стройность и последовательность записей в них. В хозяйстве отсутствуют некоторые формы бланков, поэтому приходится их приспосабливать. Имеется небольшое количество справочной и методической литературы, а так же производится подписка на журналы «Главбух», «Бухгалтер и компьютер», газету «Экономика и жизнь» и другие. Организационная структура учётного процесса в ООО СП «Простор» построена на принципах централизации. Весь учётный процесс сосредоточен в бухгалтерии, в подразделениях хозяйства осуществляется лишь первичный учёт. Централизация учётной работы позволяет получать результативную информацию в наиболее короткие сроки при наименьших затратах труда и средств. Кроме того, централизация учёта обеспечивает более квалифицированное руководство им и создаёт наиболее благоприятные условия для внедрения прогрессивных форм и методов учёта. При такой организационной структуре учётного процесса распределение служебных обязанностей в бухгалтерии построено таким образом, что работники специализируются на отдельных операциях. При этом каждый бухгалтер выполняет отдельные операции по нескольким взаимосвязанным счетам. По мере поступления и обработки соответствующих документов в течение месяца осуществляются записи в учётные регистры. В конце месяца делают итоговые записи и перенос соответствующих данных в Главную книгу. В ООО СП «Простор» между работниками бухгалтерии распределены обязанности (оговорены в должностных инструкциях на каждого конкретного работника учётного аппарата), а журнально-ордерная форма учёта обеспечивает равномерную загрузку работников в течение месяца. Преимуществом учётной работы является то, что в бухгалтерии ООО СП «Простор» есть разработанный график документооборота, что сокращает время обработки поступающей информации и повышает качество учёта. Для архива документов в бухгалтерии хозяйства имеются шкафы, в которых хранятся документы за текущий год, а так же отведена специальная комната, где складируются чистые бланки и документы за предыдущие годы, сшитые в специальные тома. Автоматизация учетной работы на предприятии находится на низком уровне. Во всей центральной конторе имеется три компьютера, у главного бухгалтера, у бухгалтера расчетной группы и у секретаря, все класса Pentium II 2 (433 MHz), два принтера HP LaserJet, копировальный аппарат Canon. Компьютеры не соединены в сеть. Тем не менее, использование техники для целей бухгалтерского учета можно признать крайне не эффективным. Не используются и не установлены системы автоматизации бухгалтерского учета. При этом используются специальные программы для составления отчета в налоговую инспекцию по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ), и отчета в пенсионный фонд. Установлены и используются текстовые и табличные процессоры пакета MS Office XP. Текстовый процессор MS Word XP использует секретарь для составления документов, необходимых для работы предприятия, такие, например как, приказы по предприятию, договора с контрагентами, справки и пр. Табличный процессор MS Excel XP используется бухгалтером расчетной группы при расчете заработной платы и необходимых отчислений и налогов. Все остальные операции ведутся вручную. Что касается непосредственно учета основных средств, то можно сказать, что документооборот по учету основных средств практически отсутствует. Многие документы не ведутся вовсе, как, например, инвентарная карточка. Инвентарные карточки на предприятии никогда не велись и не ведутся, вместо этого делаются записи в книге по учету основных средств. Операции по движению и ремонту основных средств оформляются приказом руководителя по предприятию, по которому делаются изменения в книге по учету основных средств. Несмотря на то, что в хозяйстве имеется три компьютера, информация обрабатывается вручную, а данная техника применяется лишь для составления годовой отчётности в ИМНС и Пенсионный фонд.

Основные средства (ОС) делятся на производственные и непроизводственные с открытием соответственно двух субсчетов первого порядка: 01.1 «Производственные основные средства» и 01.2 «Непроизводственные». На каждом из субсчетов может быть открыто до четырех субсубсчетов второго порядка: 01.1.1 «ОС в эксплуатации», 01.1.2 «ОС в запасе», 01.1.3 «ОС на консервации», 01.1.4 «ОС, переданные в аренду», аналогичные субсубсчета открываются и на субсчете 01.2. А каждый из субсубсчетов может делится на субсчета третьего порядка. Операции по учету и движению основных средств независимо от формы учета и метода обработки информации, выполняются только на основании первичных документов, выполненных на бумажных носителях. Акт ввода, акт приема-передачи или акт ликвидации составляется специальной комиссией, создаваемой на постоянной основе распоряжением руководителем предприятия в составе его заместителя, главного бухгалтера, заинтересованного специалиста и подотчетного лица.

Поступление основных средств осуществляется за счет ввода новых объектов при капитальных вложениях в строительство, за счет приобретения готовых объектов, за счет безвозмездного поступления объектов от родственного предприятия, поступление в счет взносов в уставный капитал, или по другим мотивам. Когда предприятие принимает на свой баланс какой-либо объект основных средств - его идентифицируют, присваивают код, определяют его группу и т.п.

Для обобщения информации об инвестициях в основные средства и нематериальные активы в бухгалтерском учете предусмотрен счет 08 «капитальные вложения». Аналитический учет по счету 08 ведется по капитальным вложениям, связанным со строительством, или иным поступлением основных средств по каждому строящемуся или приобретаемому объекту с обеспечением возможности разделения затрат по статьям и экономическим элементам.

Не включаются в фактические затраты на приобретение общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением основных средств.

Ввод зданий, сооружений и других аналогичных объектов оформляется актом приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (ф. №КС-14). Ввод оборудования, транспортных средств и др. оформляется актом приемки-передачи основных средств (ф. №ОС-1).

Для обеспечения контроля над сохранностью ОС каждому вновь поступившему объекту присваивается индивидуальных инвентарный номер, который проставляется на объекте (краской) и в первичных документах в момент ввода. Номер сохраняется на весь период его нахождения на данном предприятии. В случае выбытия объекта его номер не присваивается вновь поступившим объектам. Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие ОС по каждой группе, отдельному объекту, местам нахождения и источникам приобретения. Все акты на ввод, акты приема-передачи на поступление объектов основных средств, акты ликвидации объектов, накладные на внутреннее перемещение при поступлении в бухгалтерию регистрируются в «Журнале регистрации актов основных средств».

На основании каждого приходного акта, технических паспортов и прочей документации открывается «карточка инвентарного объекта». Все карточки должны быть зарегистрированы в специальном журнале «опись инвентарных карточек», которых хранится на предприятии много лет, затем карточки заносятся в инвентарную ведомость по соответствующему подотчетному лицу, которое приняло объект, после чего они помещаются в картотеку. Следовательно, если имеется факт приобретения, поставки готового объекта - НДС берется в зачет; а если имеются документы о приобретении не готового к работе объекта по актам выполненных работ - НДС в зачет не принимается.

3.2 Работа в программе 1С: Предприятие 8.2

Для заполнения основных данных, необходимых для начала работы в программе, необходимо воспользоваться Стартовым помощником, который расположен на закладке Начало работы панели функции. Сведения об организации хранятся в справочнике Организации меню Предприятие.

Параметры аналитического учета устанавливаются в форме Настройка параметров учета меню Предприятие.

На закладке необходимо указать системы налогообложения, которые будут применяться организацией.

На закладке Запасы данной формы устанавливаются следующие настройки:

Сведения об учетной политике организации по бухгалтерскому и налоговому учету хранятся в регистре сведений Учетная политика меню Предприятие – Учетная политика – Учетная политика организации.

Поступление оборудования регистрируется документом Поступление Товаров и Услуг с операцией Оборудование (меню Покупка).

Принятие к учету основных средств подразумевается операция формирования стоимости основных средств и постановка ее на учет. Для принятия оборудования или объекта строительства к учету в качестве основного средства используется документ Принятие к учету.

При реализации объекта основного средства формируется документ Передача ОС.

4. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Таким образом, пути улучшения использования основных средств на ООО СП «Простор»:

Освобождение предприятия от излишнего оборудования, машин и других основных средств или сдача их в аренду;

Своевременное и качественное проведение планово-предупредительных и капитальных ремонтов;

Приобретение высококачественных основных средств;

Повышение уровня квалификации обслуживающего персонала;

Своевременное обновление (особенно активной части) основных средств для недопущения чрезмерного морального и физического износа;

Повышение коэффициента сменности работы предприятия;

Улучшение качества подготовки сырья и материалов к процессу производства;

Повышение уровня механизации и автоматизации производства;

Обеспечение централизации ремонтных служб;

Повышение уровня концентрации, специализации и комбинирования производства;

Внедрение новой техники и прогрессивной технологии;

Совершенствование организации производства и труда для сокращения потерь рабочего времени и простоя в работе машин и оборудования.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

                  Как можно убедиться на примере этой работы даже простое использование программы "1С: Бухгалтерия" - печать платежных документов, ручной ввод проводок, формирование стандартных отчетов, - существенно облегчает труд бухгалтера, освобождает его от рутинной необходимости переписывания одних и тех же сумм из одного отчета в другой, высвобождая время для финансового анализа, планирования, прогнозирования, перераспределения ресурсов.
Попытка исследовать на практике вопросы автоматизации позволили получить ценные выводы и более глобального характера:
* Процесс автоматизации возможен в организациях любых правовых форм
* Сложность внедрения программы в бухгалтерии определяется исключительно особенностями учетной политики и степенью подготовки персонала
* Экономия рабочего времени и интеграция "1С: Бухгалтерии" с другими программами позволяют проводить быстрый и осмысленный анализ любых показателей
Возможность создания единого стандарта на средства автоматизации учета основных средств В настоящее время появляется все больше и больше фирм, занимающихся изготовлением и распространением программ автоматизации бухгалтерского учета. К сожалению, освоение приобретенных программ является довольно сложным процессом, а если на двух предприятиях установлены программы разных фирм, то много времени тратится на переквалификацию бухгалтера.

В таком случае можно предложить помимо введения стандарта на формы по первичному учету основных средств в условиях ведения бухгалтерского учета на компьютере, ввести стандарт на программное обеспечение бухгалтерского назначения.

Я полагаю, что органом, компетентным для разработки такого решения может являться Минфин РФ в сотрудничестве с Комитетом по информатизации при президенте РФ.

Главное, что нужно учесть при разработке стандарта - возможность его изменения по мере совершенствования системы бухгалтерского учета и предоставление простора для улучшения программного обеспечения, чтобы не свернуть конкуренцию между фирмами, работающими в этой области.