Барлық бухгалтерлік құжаттар жазылған сәттен бастап, архивке (мұражайға) тапсырылған сәтке дейін белгілі бір есептік өңдеу кезеңдерінен (сатысынан) өтеді. Құжаттардың бұндай қозғалысы құжат айналымы деп аталады. Кез келген құжаттардың барлығы өзіне тән сатыдан өтуі тиіс: жасау, бухгалтерияға қабылдау (бұл жерде тексеру, таксировка және құжаттарды есептік өңдеулер жүзеге аасады), есеп регистрлеріне мәліметтерді жазу, ағымдағы архивке (мұражайға) беру.

      Құжат айналымының басты мақсаты құжаттардың қозғалысын дұрыс ұйымдастыру болып табылады, демек ол бухгалтерлік есепті ұйымдастырудың бірде-бір қағидасы болып саналады. Құжат айналымын ұйымдастыру келесі талаптарға сәйкес келуі тиіс: әрбір құжат түрі басы артық операциялар мен инстанцияларсыз ең қысқа жолмен қозғалыста болғаны жөн; құжаттар дайындалған және олардың бір инстанциядан екіншісіне өткен кезде, олардың нақты орындаушылары көрсетіледі; құжаттарды өңдеу мерзімі неғұрлым қысқа болғаны жөн.

      Қазіргі таңда, бухгалтерлік есепті компьютеризациялаудың көмегімен ондағы құжат айналымын арттыру мүмкіндігі зор.

      Бухгалтерияға келіп түскен құжаттар есептік регистрлерге жазылғанға дейін бухгалтерлік өңдеуден етеді. Ол құжаттардың нысандарын және олардың реквизиттерін тексеруден (құжат белгісі бір нысанда жазылған ба, ондағы міндетті реквизиттер толтырылған ба және олар дұрыс толтырылған ба, лауазымды қызметкерлердің алдын ала қарастырылған қолдары қойылған ба), операциялардың мәнділігі бойынша тексеру (құжатта көрсетілген операциялардың көздеген мақсатқа сәйкестігі мен заңдылығы, оның мазмұны нормаларға, жоспарлы тапсырмаларға, сметаға және т.б. сәйкес келе ме) жүргізуден, таксировкадан, арифметикалық тексеруден (қорытындыларды есептеу, жеңілдіктер сомаларын айқындау және т.б.), құжаттардағы қателерді түзетуден, шоттардың корреспонденциясын және құжаттардағы шығындардың статьяларын бақылаудан тұрады.

      Бухгалтерияға келіп түсетін құжаттардың көпшілігі  тек шаруашылық операцияларының  натуралды өлшеуіштерінен ғана тұрады. Бухгалтерияда құжаттар тексеріледі (таксировка жасалынады) және соған сәйкес қорытындылар есептелініп шығарылады.

      Құжаттардағы  қателерді түзету дегеніміз —  арифметикалық және мән-мағынасы бойынша  түзетулер нәтижесінде анықталған қателер бухгалтерлік есептің талаптарына сәйкес түзету деген сөз. Құжаттардағы анықталған олқылықтар оны құрастырушы жауапты адамдарға кері қайтарылады.

      Бухгалтерлік  есеп құжаттарының қатесін жөндеудің  бірнеше әдісі бар.

      Корректуралық (түзету) тәсілі — текстегі немесе сомадағы қатенің үстінен бір сызықпен сызып, қасына дұрыс мәліметті жазып қоюдан тұрады және оған осы құжатқа қол қойған тұлға қол қойып, жаңылысып кеткені туралы айтылады. Бірақ бұл тәсіл банкі мен касса құжаттарында пайдаланбайды.

      "Қызыл  жазу" тәсілін, шоттар корреспонденциясында жіберілген қателерді түзету үшін пайдаланады. Бұл әдісте жіберілген қатені қызыл сиямен жазады. Нәтижесінде жіберілген қате жазбасы жойылады, демек қызылмен түскен жазулар шегеріледі. Содан кейін шоттар корреспонденциясының дұрыс жазулары жасалады, ол әдеттегі сиямен (жазумен) жазылады.

      Қосымша жазу (проводка) әдісі дұрыс шоттар корреспонденциясы жасалған кезде қате сомасы болған жағдайда пайдаланады. Шоттар корреспонденциясын әдеттегі сиямен (жазумен) жазу арқылы катені түзейді.

      Ішінара қосымша тәсілі дұрыс шоттар корреспонденциясы жасалған кезде, қате сомасы көп болған жағдайда пайдаланады. Қатені қызыл жазудың көмегімен қалпына келтіреді, бірақ қызыл жазу қате сомамен дұрыс соманың арасындағы айырмасына ғана жазылады.

      Есептік жазбалар үшін пайдаланған құжаттарды "Жабылды" деген мөртаңба қою арқылы жабады. Ақшалай құжаттарын "Алынды" немесе "Төленді" деген мөртаңбамен жабады.

      Бухгалтерияға келіп түскен құжаттар тексеруден және корректировкадан өткеннен кейін, әдеттегідей, талдау және жинақтау есебін жүргізіп (ведомостілер, журнал-ордерлер) өзара үйлесімділігін сақтап, содан соң есептік регистрлерде топтастырылады.

      Бірлі-жарым  құжаттар ғана регистрлерде топтастырылмауы  мүмкін. Белгілі бір есептік регистрлерге жататын, барлық құжаттар, жеке бумада (папкада) сақталуы тиіс, онда барлық қажет анықтамалық мағлұматтар көрсетіледі.

      Есептік кезең біткеннен кейін, бухгалтерияда  тұрған барлық құжаттар, архивке (мұражайға) өткізіледі, онда ол есептік саясатта айтылған мерзімі бойынша сақталады.

      Есептік регистрлер. Қажетті ақпараттарды алу үшін кәсіпорынның қызметін баяндайтын барлық шаруашылық операциялар бухгалтерлік құжаттарға жазылады, ол мәліметтерді тексергеннен кейін, олар экономикалық мазмұны бойынша топтастырылып өңделеді, содан кейін оларды белгілі бір жүйелілігі бойынша тіркейді. Бұндай тіркеу есептік регистрлері арқылы жүзеге асады.

      Есептік регистрлер — есептік жазбаларға арналған, белгілі бір графалары  бар қағаз парақтары, демек құжаттардан алынған есептік акпараттардың регистрлерге жазылуын тіркеу деп аталады.

      Бухгалтерлік  есепте регистрлер арналымы бойынша, мазмұндылығы немесе мазмұнының көлемі бойынша, сыртқы түрі мен сызықтық жолы бойынша жіктеледі (2 сызба).

      Есептік регистрлер өз арналымы бойынша мына топтарға бөлінеді:

      - хронологиялық — шаруашылық операцияларының жүзеге асуына қарап тіркеледі (бухгалтерияға келіп түскен құжаттардың кезектілігі бойынша). Мұндай регистрлерге касса кітабы, келіп түсетін жүктерді есепке алу журналы және т.б.;

      - жүйелі регистрлерінде — шаруашылық операциялары экономикалық мазмұны бойынша топтастырылып тіркеледі. Мысалға, Бас кітапты, журнал-ордерлері атауға болады; 

2 Сызба. Есептік регистрлердің жіктемесі

      - құрастырылмалы — бұл хронологиялық және жүйелі жазбалары бірмезгілді өзара үйлесім табатын регистрлер. Бұлар неғұрлым оңтайлы нысана ретінде бағалы, сол себепті де ол кеңінен қолданылады. Құрастырылмалы регистрлерге журнал-ордерлер және ведомостер жатады. Құрастырылмалы регистрлер — есептік регистрлердің неғұрлым қолайлы экономикалық нысаны болып табылады. Оларды қолдану синтетикалық және аналитикалық есеп аралығындағы мәліметтердің жазбаларын салыстыруға көп уақыт жұмсауға деген қажеттіліктен арылады; есептеудің дұрыстығы мен көрнектілігі арта түседі. Бұған журнал-ордерлер мен машинограммалардың көп бөлігі жатады.

      Регистрлер  мазмұндылық көлемі бойынша аналитикалық, синтетикалық болып белінеді.

      - аналитикалық регистрлер жекелеген талдау есептері (карточка, кітаптар, тізімдеулер) бойынша есеп жүргізуге арналған.

      - синтетикалық регистрлер — бұл шаруашылық қаражаттарын және олардың көздерін жалпылама түрде анықтауға арналған регистрлер. Синтетикалық регистрлерге Бас кітап және синтетикалық есептері бойынша жазбалары жазылатын айналым ведомосы жатады.

      Есеп  регистрлері сыртқы түрі бойынша  мына топтарға бөлінеді:

      - карточкалар — бұл аналитикалық есептің бірдей форматтағы регистрі, олардың арнайы сызба жолдары болады. Ол әртүрлі объектінің есебін ұйымдастыруға арналған;

      - кітаптар  — бұл да аналитикалык, есептің нөмірленген арнайы сызба жолдары бар регистр. Олар касса кітабы мен Бас кітап ретінде көп таралған;

      - бос парақтар — жекелеген парактарда әзірленетін регистрлер және онда есептік жазулар (жазбалар) үшін арналған, олардың сызба жолдары мен нысаны парақтардың арналымына байланысты болып келеді;

      - машинограммалар (басылған қағаздар) бухгалтерлік есептің іс жүзінде қолданатын бағдарламасы бойынша әзірленген аналитикалық және синтетикалық есеп регистрлері, оны толтыру (рәсімдеу) тапсырыс берушінің мүддесіне және берілген карточканың, журнал-ордердің параметрлеріне (көрсеткіштеріне) тәуелді болып келеді.

      Кітаптарда  аналитикалық есебін жүргізер кезде  жазбалар жазбай тұрып, оның барлық беттерін беттеу керек, сосын оған мөр басып, бас бухгалтер қол қояды.

      Регистрлерді  ашқан кезде оларға регистрлерден  өткен айдың бастапқы қалдықтары, ал қажетті жерлерде — аналитикалық есептің баптары бойынша жыл басынан бергі кезеңдегі айналымдар көшіріледі. Ай сайынғы операцияны регистрге жазу кезінде оның мазмұны, мерзімі және құжат нөмірі көрсетіледі. Операцияның сомасы өзінің сәйкес келетін есептеулердің графасына жазылады. Жалпылама сипаттағы операцияларды алдын ала дайындалған кестелерде (жинақтық ведомостілерінде) жинақтайды. Айдың соңында кестедегі мәліметтердің жиынтығы аналитикалық және синтетикалық есептің регистрлеріне жазылады.

      Ай біткен соң барлық аналитикалық және синтетикалық шоттар бойынша дебеттік және кредиттік жиынтық есептелінеді.

      Ай  соңындағы жиынтық айналымы айналым  ведомосын жасау үшін және ағымдағы бақылау үшін пайдаланылады.

      Есеп  регистрларының мәліметтері салыстырылады. Бұл үшін шоттар корреспонденциясы бойынша жазбалар жасалады, ал бұл балансты жасағанға дейін қатені табуды және түзетуді және олардың дұрыстығын қамтамасыз етеді. Бухгалтерлік есептің регистрлеріндегі мәліметтер топтастырылған түрінде қаржылық есеп беруге көшіріліп жазылады. 
 

Пайдаланған әдебиеттер

1. Радостовец  В.К., Ғабдуллин Т.Ғ. Кәсіпорындағы  бухгалтерлік есеп. Алматы, 2003.
2. Радостовец В.К., Радостовец В.В. Кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп: Өнделіп және толықтырылып 3-басылуы. Алматы: Қазақстан-аудит орталығы, 2002.
3. Қ.К.Кеулімжаев, З.Н.Әжібаев, Н.А. Құдайбергенов. «Бухгалтерлік есеп принциптері» Оқу құралы Алматы 2003
4. С.Т. Міржақыпова «Банктегі бухгалтерлік есеп», оқу құралы. Алматы 2004
5. «Бухгалтерия и банки» журналы, 2005 жыл №5,6
6. Ә. Әбдіманапов «Бухгалтерлік есеп теориясы және негіздері» Алматы 2001,
7. В.Л.Назарова «Шаруашалық жүргізуші субъектілердегі бухгалтерлік есеп», Алматы 2005
8. В.Кирьянова, «Теория бухгалтерского учета» Москва, 1998