Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

13. Бухгалтерский учет  и аудит расчетов  с подотчетными  лицами. (Порядок  выдачи наличных  денежных средств  подотчет. Учет расходов  на командировки. Учет хозяйственных  расходов, произведенных  через подотчетных  лиц. Процедуры  проверки расчетов  с подотчетными  лицами).

    Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании .

      Подотчетными лицами  считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, на оплату представительских расходов и на другие хозяйственные нужды.

    При выдаче денежных средств  организация обязана:

1. определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
2. получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
3. выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
4. запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
5. определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

      Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках.

      Все работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью.

      В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

    Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован  Правилами ведения кассовых операций (См. Кассовые операции: выдача подотчетных сумм).

    После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные  сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.

    В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.

    Если  сотрудник в установленные сроки  не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на одноименном счете 71.

1. К представительским расходам относят расходы на:

• официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

 Представительские  расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения  обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

2.Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

     Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

    В командировку может  быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

    В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Для правильного отражения  организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;
• кто направляется в командировку;
• место командировки;
• срок командировки;
• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
• условия командировке за пределами России;
• порядок оформления командировки;
• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

  Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

    Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

    Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

3.учет операционно-хозяйственных расходов

  Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

      К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

    К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

    Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

    АНАЛИТИЧЕСКИЙ И СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С  ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

 Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

    Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают  с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

    Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

  В ООО счет 71 дебетуется  в корреспонденции  со счетами:

 Дебет  71 Кредит 50 "Касса"  - на выданную  сумму соответственно при получении  работником наличных денег на  оплату услуг связи.

 Дебет  71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом  по прочим операциям"  - оплата  подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)

 Дебет  71 Кредит 91 "Прочие доходы и  расходы"  - отражена курсовая  разница при возвращении подотчетного  лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" кредитуется в  корреспонденции со счетами:

 Дебет  10 "Материалы" Кредит 71 - отражена  сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

 Дебет  19 " Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям"  Кредит 71 - учтен НДС, отраженный  в счете-фактуре по приобретенным запчастям;