Бухгалтерский учет кассовых и банковских операций

     Особое  положение в сфере вопросов, связанных  с материальной ответственностью в  организациях любой сферы деятельности, занимают кассовые операции. Документальное оформление операций с наличными  денежными средствами в настоящее  время регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденном решением Совета директоров ЦБ РФ. Кассовые операции оформляются унифицированными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ.

     Прием наличных денег в кассу предприятия  ООО «Стройтрейдсервис Юг» производится по приходным кассовым ордерам, подписанным  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным руководителем. ( Приложение №6).

     Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации.

     О приеме денег выдается квитанция  к приходному ордеру за подписями  главного бухгалтера или лица, на это  уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира.

     Приходный кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре. В ПКР и квитанции  к нему по строке «Основание» указывается  содержание хозяйственной операции, по строке «В том числе» указывается  сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога НДС». По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат составления.

     Выдача  наличных денег из касс предприятия производится по расходным кассовым ордерам ( Приложение №7).

       Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы организации.

     Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

     При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру кассир требует предъявления документа (паспорта и т.д.), удостоверяющего  личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем, когда выдан и забирает расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы. Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени отчества лица получателя денег указывается ФИО лица, которому доверено получать деньги. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям (Приложение №8) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

     Платежная ведомость — бухгалтерский кассовый документ, предназначенный для выдачи рабочим и служащим заработной платы, премий, пособия по нетрудоспособности или других выплат.

     На  титульном листе платежной ведомости  делается разрешительная надпись о  выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. В платежной ведомости по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату в графе 5 делается отметка "Депонировано". В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

     Выдача  денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном ордере, в  оправдание остатка наличных денег  в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными ордерами, считаются излишками и зачисляются в доход предприятия.

     Учет  денежных средств ООО «Стройтрейдсервис  Юг» ведет по новому Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденного Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н.

     Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации  ведут кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. ( Приложение №9).

     Кассовая  книга — это документ, посредством которого бухгалтерией осуществляется учет всех операций, проводимых кассой организации по выдаче или принятию наличных денег.

       Каждая организация должна вести  кассовую книгу только в одном  экземпляре. Количество листов в  кассовой книге заверено подписью  руководителя Андреева А.А. и  главного бухгалтера Крючковой   Л.А. записи в кассовой книге  ведутся в двух экземплярах  через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.  Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.

     В соответствии с порядком ведения  кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера предприятия. И  он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить прием оправдательных документов.

     ООО «Стройтрейдсервис Юг» производит свои расчеты с другими предприятиями и в безналичном порядке через банковское учреждение. С  момента  получения   банком   лицензии   центрального   банка   на осуществление банковских операций банк может приступить к работе в  качестве кредитной организации и выполнять те виды операций,  которые  перечислены  в лицензии, а также  иные  виды  операций  и  сделок,  выполнение  которых  не требует  получения  лицензии.  При  этом   банкам   запрещается   заниматься производственной, торговой и  страховой  деятельностью.

     Большинство операций банков отображаются в бухгалтерском  учете на основании денежно-расчетных  документов. Формы документов унифицированы  и изготавливаются типографическим  способом в виде стандартных бланков  или печатаются на ЭВМ. Каждый стандартный документ содержит основные реквизиты: название документа, номер формы, номер документа и дата его выписки, наименование и местонахождения предприятия-плательщика и получателя средств, номера счетов в банке, назначение платежа, сумму платежа, коды для обработки информации клиента, его подпись и печать, подписи работников банка, проверивших документ. Все документы должны быть правильно и четко оформлены. Исправления в банковских денежно-расчетных документах не допускаются.

     По  месту формирования документы подразделяются на банковские, составляемые банком и клиентские, поступающие от предприятий и организаций, а так же граждан.

     Примером  банковских документов являются кассовые, мемориальные ордера, распоряжения о выдачи кредита на оплату расчетных документов, авансовые отчеты подотчетных лиц.

     К клиентским документам относятся платежные требования, поручения, чеки, срочные обязательства по ссудам и др.

     Денежно-расчетные  документы по характеру банковских операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

     Кассовыми документами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. К приходным кассовым документам относятся: объявление клиентов на взнос денег в кассу банка, приходные кассовые ордера, квитанции приема денег.

     Объявление  на взнос наличными — это документ, применяющийся организациями любой правовой формы для внесения наличных денег из кассы на собственный расчетный счет в обслуживающий банк.

     Положением  Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П  утвержден бланк объявления на взнос наличными ( Приложение №10), который помимо объявления также содержит ордер и квитанцию о приеме кредитным учреждением денежных средств от организации. Объявление на взнос наличными, заполнение которого возлагается на бухгалтера организации или работника банка, оформляется от руки, либо при помощи компьютера, с сохранением всех реквизитов бланка. Исправления и помарки не допускаются! Проверка правильности заполнения объявления на взнос наличными осуществляется операционным и кассовым работниками банка. Кассир имеет право принять наличные деньги только в том случае, если документ заполнен без ошибок и фактически вносимая сумма совпадает с заявленной в объявлении. После принятия наличности кассир подписывает, ставит печать и выдает на руки вносителю денег квитанцию, которая в дальнейшем прикладывается к расходному ордеру и используется в качестве оправдательного денежного документа.

     В случае обнаружения кассиром несоответствия фактически вносимой и указанной  в документе денежной суммы, объявление на взнос наличными подлежит переоформлению и исправлению клиентом.

     Мемориальные  документы используются для безналичных перечислений по счетам. К ним относятся представляемые банку клиентами платежные требования, поручения, расчетные чеки и другие документы, а также мемориальные ордера для оформления операций при  частичной оплате платежных поручений, частичном погашении ссуд и т.п.

     Платежное поручение — это письменное распоряжение организации-плательщика банку, обслуживающему его расчетный счет, о перечислении определенной суммы согласно платежному поручению с собственного расчетного счета на расчетный счет получателя.

     Положением  Банка России от 3 октября 2002 г. № 2-п "О безналичных расчетах в Российской Федерации" установлена унифицированная  форма платежного поручения. Указаниями Банка России от 3 марта 2003 г. № 1256-У в это Положение внесены изменения, поэтому с 1 июня 2003 г. форма и порядок заполнения платежного поручения несколько изменились( Приложение № 11). Срок действия платежного поручения составляет 10 дней, при этом день его выписки не учитывается. Платежное поручение выписывается, как правило, на пишущей машинке или с помощью компьютерной техники в нескольких экземплярах.

     Количество  экземпляров платежки, которое необходимо представить в банк, зависит от того, каким образом осуществляется платеж. Если платеж осуществляется через электронную почту, то достаточно двух экземпляров платежки. В других случаях представляются четыре экземпляра (по одному экземпляру для плательщика, банка плательщика, получателя и банка получателя). Если платеж производится в пользу организации, имеющей расчетный счет в этом же банке, то достаточно трех экземпляров (плательщику, получателю я обслуживающему банку). В некоторых случаях, когда схема прохождения платежей усложняется, может быть, придется представлять в банк пять и более экземпляров. При заполнении платежного поручения никакие исправления, подчистки или помарки, а также использование корректирующей жидкости не допускаются. Первый экземпляр платежки подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер (либо иные лица, обладающие правом первой и второй подписи) подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

     Форма денежного чека законодательно не установлена. Поэтому каждый банк вправе сам разработать собственную форму чека, сохранив при этом его обязательные реквизиты.

     Получение наличных денег в банке осуществляется по предъявляемому в банк чеку из получаемой в банке денежной чековой книжки.

     Чтобы получить чековую книжку организация  должна подать соответствующее заявление  в банк, который осуществляет расчетно-кассовое обслуживание ее расчетного счета.

     Обычно  в чековой книжке содержится 25 или 50 страниц, каждая из которых состоит  из двух частей: собственно чека, подлежащего сдаче в банк, и корешка, который остается в организации. Денежная чековая книжка хранится у главного бухгалтера под ключом, а корешки оплаченных и испорченных чеков (а также сами испорченные чеки) должны храниться чекодателем не менее трех лет.

     Чек должен заполняться только от руки (шариковой ручкой или чернилами) и одним почерком (т.е. одним человеком).

     Заполняя  лицевую сторону чека следует  избегать ошибок и помарок, поскольку  в данном случае чек будет считаться  недействительным. Испорченные бланки должны оставаться в чековой книжке, подклеиваться к корешку и погашаться надписью "Испорчен".

     Платежное требование — расчетный документ, формируемый Кредитором (получателем средств) для обслуживающего Банка. Платежное требование составляется на бланке формы № 0401061 по ОКУД (Приложение №12). Посредством платежного требования Кредитор отдает распоряжение обслуживающему его Банку востребовать сумму задолженности с банка Плательщика (Должника). Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным получением согласия на списание денежных средств (акцептом) и без акцепта плательщика. Без акцептные расчеты платежными требованиями с покупателями возможны при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика (покупателя), права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения. Платежные требования применяются при расчетах за материалы, товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных договором.