Документация и инвентаризация в бухгалтерском учете

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Псковский филиал НОУ  ВПО –

Российская международная  академия туризма

 

 

 

 

Специальность: управление персоналом

Дисциплина: бухгалтерский  учет

 

 

 

 

                                                        Курсовая работа

       Документация и инвентаризация в бухгалтерском учете.

          

 

 

 

                                                                    Выполнила: студентка 4 курса

                                                                    группы 080133-УП

                                                                    Родионова И.В.

                                                               Преподаватель:   Е.С. Рябкова

 

 

 

 

 

Псков

2012

Содержание:

 

 

Введение …………………………………………………………………….....…3

Глава 1. Документация и инвентаризация в бухгалтерском учете……………5

1. Документация………………………………………………………….5
2. Инвентаризация………………………………………………………11

Глава 2. Практическая часть…………………………………………………….15

Заключение……………………………………………………………………….27

Список использованных источников…………………………………………...28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Метод бухгалтерского учета  включает в себя всего восемь способов (элементов):

- документация и инвентаризация;

- счета бухгалтерского  учета и двойная запись;

- оценка и калькуляция;

- бухгалтерский баланс  и отчетность.

Данная курсовая работа посвящена рассмотрению первых двух способов: документация и инвентаризация.

Организация бухгалтерского учета требует, прежде всего, наблюдения, измерения и регистрации каждой хозяйственной операции в специальных документах или в технических носителях информации. Все последующие записи в бухгалтерском учете проводятся только на основании документов. Документация – это способ первичной регистрации хозяйственных операции в учетных документах или технических носителях информации и обоснования правильности бухгалтерских записей.

Не все явления хозяйственной  деятельности могут быть зарегистрированы в документах, в момент их совершения, например естественная убыль. Их выявляют путем инвентаризации, то есть проверки хозяйственных средств  путем их подсчета в натуре. Данные инвентаризации используются для документального оформления не учетных  операций, чтобы установить соответствие учетных данных об имуществе его фактическому состоянию. Инвентаризация-это способ уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Таким образом, цель  курсовой работы – рассмотрение сущности таких  элементов бухгалтерского учета  как документация и инвентаризация.

 

 

Для достижения этой цели решаются следующие задачи:

1. Уяснения понятий о бухгалтерских документах, формах и реквизитах;
2. Изучение порядка приемки, проверки и обработки документов;
3. Изучение порядка и срока хранения бухгалтерских документов;
4. Уяснение сущности инвентаризации, ее видов, общего порядка проведения инвентаризации, документального оформления инвентаризации. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Документация и инвентаризация как элементы метода бухгалтерского учета.

• 1.1. Документация

Бухгалтерский учет осуществляет непрерывное или сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью предприятия с помощью документов.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство  удостоверяющее право на совершение хозяйственной операции и подтверждающее факт ее выполнения. [1]

Документы представляют собой бумажные бланки, которые печатаются типографическим способом и содержат строки и графы в виде колонок, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут также составляться на компьютерах.

Документы служат важнейшим источником информации, которая используется в управлении. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением  товарно-материальных ценностей и денежных средств, состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами. [4]

Бухгалтерские документы  имеют большое значение для контроля за сохранностью собственности. С помощью документов контролируется действия материально ответственных лиц и вскрываются случаи злоупотреблений. Сопоставление фактических данных, выявление при инвентаризации, и данных документов позволяет выявить недостаток или излишек товарно-материальных ценностей.

С помощью документов производится анализ хозяйственной  деятельности, и выявляются внутренние резервы предприятия.

Характер операций, совершающих  на предприятии, может быть различен, поэтому для их оформления применяются разные формы документов. Для наиболее полной характеристики операции нужно знать место, время, условия совершения операции, а так же лиц, которые принимали в ней участие. Такие показатели, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. [15]

К обязательным реквизитам относят:

- название документа;

- название предприятия,  организации;

- дата и место составления;

- содержание хозяйственной  операции;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции, а так же их подписи и расшифровка фамилий.

Дополнительные реквизиты  расширяют первичную информацию о производственных хозяйственных  операциях и имеют большое  значение в оперативном учете. К  дополнительным реквизитам могут относиться: номер документа, адрес и телефон организации, порядковый номер товарно-материальных ценностей, название банка и его адрес, корреспондирующие счета и так далее. [3]

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащей в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Форма документа - это порядок расположения реквизитов и их совокупность.

Унификация документов - это разработка единых типовых  форм документа, которыми должны оформлять однотипные операции. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, установление одинаковых стандартных  размеров бланков типовых документов. Стандартизация позволяет экономно использовать бумагу при печатании бланков документов, уменьшает отходы бумаги, облегчает бухгалтерскую обработку документов и их последующее хранение. [8] 

Требования, предъявляемые  к документу:

- первичные документы  должны быть составлены по  установленной форме с указанием  всех обязательных реквизитов;

- документы должны  составляться своевременно, как  правило, в момент совершения  операции, а если это не возможно, то сразу после окончании операции;

- не допускается оформлять  операции, противоречащие законодательству  и установленному порядку обращения денежными средствами и другими ценностями.

Ответственность за своевременное  и правильное составление документов, за достоверность данных, а так  же за своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие  и подписавшие эти документы.

При заполнении документов нужно соблюдать следующие правила:

1. Все записи в документах проводятся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, компьютера, а так же других средств, которые обеспечивают сохранность этих записей в течение срока, установленного для хранения документа  в архиве. Записи в документе простым карандашом делать не разрешается;
2. Записи должны вестись четко, разборчиво, аккуратно, подчистки и помарки не допускаются;
3. Число и год в документах пишутся цифрами, а месяц - прописью;
4. Все реквизита документа должны быть заполнены;
5. Итоговые денежные суммы должны быть записаны следующим образом: рубли пишутся прописью и с большой буквы, а копейки – цифрами;
6. В документах подчистки и помарки не допускаются. Исправление ошибок производится путем зачеркивания цифр или текста одной чертой – так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а затем сверху сделать правильную запись. [5] 

 

Документы подразделяются по следующим признакам:

 

1. По назначению: распорядительные, исполнительные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления.

  Распорядительные документы содержат приказ или распоряжение на произведение хозяйственной операции. К ним относят приказы, распоряжения, указания, доверенности. Эти документы составляются до совершения хозяйственной операции, и он должны быть подписаны ответственными лицами. Распорядительные документы разрешают проведение операции, но информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах.

   Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. К ним относят накладные, счета- фактуры, акты об установленном расхождении, приемные акты  и так далее. Исполнительные документы составляются в момент совершения операции.

Комбинированные документы совмещают распоряжение и исполнение. К ним относят приходные и расходные кассовые ордера, ведомости по сбору паевых взносов пайщиков и так далее. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии. К ним относятся справки, расчеты, разработочные ведомости, мемориальные ордера. Эти документы составляются на основании распорядительных и исполнительных  документов для того чтобы создать обобщенные документы.

 

2. По местам составления: внутренние и внешние.

            Внутренние документы составляются на данном предприятии. К ним относятся кассовые документы, накладные, акты, счета-фактуры, отчеты материально ответственных лиц и так далее.

            Внешние документы - это документы, составленные на других предприятиях и поступившее на данное предприятие.

 

3. По способу отражения операции: первичные и сводные.

            Первичные документы – это документы, в которых фиксируется одна или несколько хозяйственных операции непосредственно в момент их совершения.

            Сводные документы составляются на основе первичных. К ним относят кассовые отчеты, товарно-денежные и товарные отчеты, авансовые отчеты, отчеты о движении товаров и тары по складу.

 

         4.        По объему записей: разовые и накопительные.

             Разовые документы - это документы, в которых отражается одна или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно в момент их совершения. Это могут быть приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы.

   Накопительные документы – это документы, в которых фиксируется однородные систематически повторяющиеся хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного времени. Это документы, которые составляются постепенно  путем накапливания сведений. К ним относятся лимитно - заборная карта.

 

            5.   По способу составления: заполняемые вручную, Частично механизированные, полностью механизированные, полученные с помощью средств автоматизации. [1] 

  Существуют следующие  стадии обработки документов  в бухгалтерии:

1. Проверка документов;
2. Оценка в денежной форме каждой операции, отраженной в документе (таксировка или калькулирование);
3. Разметка (контировка) – запись на документах корреспондирующих счетов.
4. Включение документа в учетные регистры.

От качества оформления первичных документов зависит правильность бухгалтерского учета.  Поэтому все первичные документы, поступаются в бухгалтерию, должны проверятся с трех сторон: по форме, по существу, арифметически.

Проверка документа  с формальной стороны  заключается в том, что бухгалтер должен убедиться в правильности использования бланка документа установленной формы. При этом выполняется правильность заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость цифр.