Документальный контроль

Для оформления приемки  товаров применяются следующие унифицированные формы первичной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132:

• № ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;

• № ТОРГ-2 «Акт об установлении расхождения по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»;

• № ТОРГ-3 «Акт об установлении расхождения по количеству и качеству при приемке импортных товаров»;

• № ТОРГ-4 «Акт о приемке  товара, поступившего без счета поставщика»;

• № ТОРГ-5 «Акт об оприходовании  тары, не указанной в счете поставщика».

Форма № ТОРГ-1 применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора или контракта.

Формы № ТОРГ-2 и № ТОРГ-3 применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Они являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю.

Форма № ТОРГ-4 применяется для оформления приемки и оприходования фактически полученных ТМЦ, поступивших без счета поставщика, т.е. для оформления любого поступления в организацию по фактическому наличию.

Форма № ТОРГ-5 применяется для оформления приемки и оприходования тары, а также упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров, в том случае, когда они не показываются отдельно в счетах поставщика, а их стоимость включена в цену товара.

В случае обнаружения  недостачи составляется акт о  недостаче. Реквизиты, необходимые  в таком акте, соответствуют реквизитам формы № ТОРГ-2.

Эту же форму следует  заполнять при обнаружении несоответствия принимаемых товаров по качеству и комплектности, а также скрытых недостатков продукции, так как она содержит все необходимые реквизиты.

Для предъявления претензии  к акту, составленному по форме  № ТОРГ-2, должны быть приложены другие документы, свидетельствующие о причинах недостачи или порчи качества товаров.

Состав розничного товарооборота  определяется Инструкцией по заполнению унифицированных форм № П-1, П-2, П-3, П-4, утвержденной постановлением Госкомстата России от 8 декабря 1998 г. № 122.

Учет товаров на складе ведется материально ответственными лицами с использованием журнала учета товаров на складе по форме № ТОРГ-18, карточки количественно-стоимостного учета формы № ТОРГ-28 или непосредственно в товарном отчете формы № ТОРГ-29. Учет с применением товарного отчета ведется в организациях с небольшой Номенклатурой товаров и товарооборотом. В этом случае в товарных отчетах указываются поставщики, от которых получены товары за отчетный период, покупатели товаров, даты и номера документов, стоимость товаров по приходной и расходной частям отчета в отдельности и по каждому документу. Остаток товаров и тары на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета или из инвентаризационной описи. Остаток на конец периода определяется как остаток на начало периода плюс приход товара и тары за вычетом расхода за отчетный период. В конце отчета прописью указывается число приложенных документов. Отчет подписывает материально ответственное лицо.

Товарные отчеты составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр  вместе с первичными документами передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица.

Сумма выручки за проданные  товары определяется как разница  между показаниями счетчика кассовой машины на начало и конец дня или  смены. При возврате товаров покупателями выручка, определенная по показаниям кассовой машины, уменьшается. Показатели кассового счетчика регистрируются в книге кассира-операциониста, которая ведется по кассовой машине. Допускается ведение общей книги на все машины. В этом случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс с указанием в числителе заводского номера кассовой машины. Сумма фактической выручки отражается в кассовой книге. Стоимость проданных товаров записывается также материально ответственными лицами в товарных отчетах. Стоимость проданных товаров, отраженную в товарном отчете, следует сверять с торговой выручкой, указанной в кассовом отчете. При этом суммы в товарном и кассовом отчетах должны быть равными.

Синтетический учет розничной  продажи товаров ведется на счете 90 «Продажи». По кредиту счета отражается продажная стоимость проданных товаров (включая НДС и налог с продаж), а по дебету - их себестоимость (включая покупную стоимость, расходы на продажу) и налоги. Счет 90 предназначен для выявления:

• объема выручки от продажи  товаров или товарооборота;

• себестоимости проданных  товаров;

• валового дохода от продажи товаров (валовой прибыли);

• финансового результата (прибыли или убытка от продаж).

На основании отчета кассира на сумму выручки от продажи  товаров составляется следующая запись:

Д 50 «Касса» — К 90 субсчет 1 «Выручка».

Стоимость оплаченных и отпущенных покупателям товаров списывается с материально ответственных лиц на основании их товарных отчетов но продажной стоимости (при учете товаров по продажным ценам согласно учетной политике) или но покупной стоимости (при их учете по покупным ценам) следующей записью:

Д 90 субсчет 2 «Себестоимость продаж» — К 41 «Товары» субсчет 2 «Товары в розничной торговле».

При учете товаров  по продажным ценам в течение  месяца (отчетного периода) стоимость проданных товаров отражается по дебету и кредиту счета 90 в одинаковой оценке, т.е. по продажным розничным ценам. Такой порядок учета продаж позволяет контролировать правильность отражения в учете объема продаж (розничного товарооборота) и списания товаров материально ответственными лицами путем сопоставления оборотов по дебету и кредиту данного счета.

При определении результатов  от продажи товаров по дебету счета 90 отражается покупная стоимость проданных товаров, которая рассчитывается как разность между стоимостью товаров по продажным (розничным) ценам и торговой надбавкой, относящейся к проданным товарам. Размер торговой надбавки, относящейся к проданным товарам, определяется методом распределения торговых издержек пропорционально выбранной базе (стоимости приобретенного товара, массе, объему).

Для определения себестоимости проданных товаров рассчитывается сумма расходов, относящихся к проданным товарам, которая отражается по дебету счета 90 субсчет 2 «Себестоимость продаж». Расчет расходов производится в два этапа: по среднему проценту - на остаток товаров, а затем — на проданные товары. При этом сумма расходов, относящаяся к остатку товаров на конец месяца, исчисляется за отчетный месяц с учетом переходящего остатка на начало месяца в следующем порядке:

1) суммируются транспортные  расходы на остаток товаров на начало месяца и произведенные в отчетном месяце;

2) определяется сумма  товаров, проданных в отчетном  месяце, и остаток товаров на  конец месяца;

3) определяется средний  процент расходов к общей сумме  товаров путем деления суммы расходов (п. 1) к сумме проданных и оставшихся товаров (п. 2);

4) определяется сумма,  относящаяся к остатку непроданных товаров на конец месяца, путем умножения суммы остатка товаров на конец месяца на средний процент указанных расходов (п. 3).

Расходы, относящиеся к проданным товарам, исчисляются по счета 44 «Расходы на продажу» следующим образом: к сальдо начальному прибавляется дебетовый оборот и вычитается сальдо конечное. На указанную величину составляется следующая запись:

Д 90 субсчет 2 «Себестоимость продаж» — К 44 «Расходы на продажу».

В результате сальдо по счету 90 показывает финансовый результат от продаж, на сумму которого ежемесячно делаются записи, приведенные ниже.

В случае прибыли:

Д 90 субсчет 9 «Прибыль/убыток от продаж» — К 99 «Прибыли и убытки».

В случае убытка:

Д 99 - К 90-9.

Таким образом, синтетический  счет 90 сальдо на отчетную дату не имеет. По окончании отчетного года все  субсчета, открытые к счету 90 (кроме субсчета 90-9), закрываются внутренними записями по субсчету 90-9.

В продовольственных магазинах, продающих товары в стеклянной таре, в розничный товарооборот включается стоимость стеклянной посуды, проданной населению с товаром.

При учете операций в  торговле используются также следующие  утвержденные формы первичной учетной  документации:

№ ТОРГ-6 «Акт о завесе тары»;

№ ТОРГ-7 «Журнал регистрации  товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары»;

№ ТОРГ-8 «Заказ — отборный лист»;

№ ТОРГ-9 «Упаковочный ярлык»;

№ ТОРГ-10 «Спецификация»;

№ ТОРГ-11 «Товарный ярлык»;

№ ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары»;

№ ТОРГ-14 «Расходно-приходная  накладная (для мелкорозничной торговли)»;

№ ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»;

№ ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»;

№ ТОРГ-17 «Приходный групповой отвес»;

№ ТОРГ-19 «Расходный отвес (спецификация)»;

№ ТОРГ-20 «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров»;

№ ТОРГ-21 «Акт о переработке, сортировке плодоовощной продукции»;

№ ТОРГ-22 «Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц»;

№ ТОРГ-23 «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли»;

№ ТОРГ-24 «Акт о перемеривании  тканей»:

№ ТОРГ-25 «Акт о перемеривании  лоскута»;

№ ТОРГ-26 «Заказ»;

№ ТОРГ-27 «Журнал учета  выполнения заказов покупателей»;

№ ТОРГ-30 «Отчет по таре»;

К» ТОРГ-31 «Сопроводительный реестр сдачи документов».

Ревизия торговой деятельности включает в себя следующую проверку товарных отчетов: все ли первичные документы приложены к отчету, правильно и законно ли они оформлены, точна ли таксировка, и соответствуют ли даты на документах отчетному периоду; далее сличаются записанные в отчете остатки ценностей на начало отчетного периода и конец предыдущего периода, которые сверяются также с журналом формы № ТОРГ-18. При этом осуществляется встречная проверка записей и документов отчета материально ответственного лица с взаимосвязанными операциями по отчетам других материально ответственных лиц, выборочно пересчитываются месячные итоги по каждой графе аналитических счетов журнала формы № ТОРГ-18, проверяется правильность подсчета итогов и обоснованность исправлений в товарных отчетах.

В процессе ревизии проверяют  правильность отпуска товаров покупателям: точность взвешивания, отмеривания, отсчета  товаров, соблюдения требований отпуска товаров определенного качества и сорта.

Проверяют правильность отпуска товаров с помощью  контрольной покупки, сделанной самим контролером, или путем проверки массы, качества и стоимости товаров, отпущенных покупателю, а также товаров, расфасованных в магазине и подготовленных к продаже.

Проверку правильности отпуска товаров начинают после того, как оплачена стоимость покупки, которая объявляется контрольной, и вызван заведующий магазином или лицо, его заменяющее, для участия в проверке. Контрольная покупка должна находиться на виду у заинтересованных лиц, а ревизор до начала проверки составляет предварительную запись о количестве, цене и сумме денег, полученной за покупку, и исследует правильность установки и исправность весов. При Контрольном перевешивании и перемеривании товаров необходимо учитывать особые свойства отдельных видов товаров. Например, мясо, сельди, творожную массу и другие продукты, выделяющие влагу, повтор-взвешивают вместе с бумагой, тогда как колбасу, сыр и кондитерские изделия рекомендуется взвешивать в чистом виде. Шерстяные ткани, ни, ватин и тюль перемеривают наложением жесткого стандартного метра на свободно лежащую на прилавке ткань, а шелковые, хлопчатобумажные и льняные ткани — метром «в откидку».

Проверка правильности расчетов с покупателями осуществляется следующим образом. В присутствии заинтересованных лиц проверяют правильность подсчета стоимости товаров, получения сдачи и распечатки чека. В случае выявления излишков или недостачи денег составляется акт. Наличие излишков денег в кассе рассматривается как обсчет покупателей.

На основании предварительных  записей об отпуске и расчетах за товар ревизор составляет акт, в котором отмечаются обнаруженные факты обмера, обвеса, обсчета покупателей  с указанием, на каких весах и какой мерой произведены измерения и взвешивания товаров при их отпуске. К акту прилагаются письменные объяснения работников, допустивших нарушения. При изъятии образцов товаров на экспертизу или для лабораторного анализа в акте делается специальная запись или составляется отдельный акт.

Особое внимание обращается на документированный отпуск товаров на хозяйственные нужды, так как в этом случае товары могут списываться в завышенных количествах. В целях выявления злоупотреблений следует сопоставлять расход с возможным наличием ценностей в момент совершения таких операций, обмеривать объекты, на которые израсходованы материалы.

Проверка правильности списания естественной убыли в розничной торговле имеет ряд особенностей, так как нормы естественной убыли зависят от вида выбытия товаров (проданные населению, отпущенные в порядке мелкого опта, возвращенные поставщикам). При этом не учитывается срок хранения товаров, оборот для исчисления убыли определяют расчетным путем, для отдельных торговых предприятий применяют средние нормы естественной убыли. Ревизор выясняет, не включались ли в оборот штучные и фасованные товары, проверяет правильность составления расчетов и обоснованность применения предельных норм списания потерь.