Документирование, как метод бухгалтерского учета. Формы бухгалтерского учета

Содержание 

   Введение                   3

1. Первичные документы и их роль в учетном процессе    4
2. Классификация первичных документов       7
3. Вторичные документы и их классификация             11
4. Краткий обзор форм бухгалтерского учета             15

Заключение                   19

Список  использованной литературы              21

   Приложение                   22 

Введение 

     Основой процветания каждой организации  является бухгалтерский учет, в независимости  от организационно-правовой формы организации, ее структуры, построения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учета - обеспечение аналитиков информацией, необходимой для принятия решений. Эти решения затрагивают распределение и использование ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают упадок. Фактически каждое предприятие вливает на экономическую ситуацию в области, регионе, стране и в этом не малую роль играет бухгалтерский учет. А это означает, что от правильной организации бухгалтерского учета зависит положение любой организации.

     Важную  роль в этом играют методы бухгалтерского учета, а точнее документирование, как метода бухгалтерского учета.

     В теории бухгалтерского учета под  документированием понимается способ сплошного и непрерывного отражения  хозяйственных операций с целью  получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

     В условиях ручного ведения бухгалтерского учета единственным способом отражения  хозяйственных операций является документ. В технологическом смысле процесс  отражения хозяйственных операций представляет собой процедуру их регистрации в документах.

     В данной работе я рассмотрю первичные  и вторичные документы, их классификацию  и формы бухгалтерского учета.

 

     

Первичные документы и их роль в учетном процессе 

     Основанием  для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

     Первичный документ — это письменное свидетельство  совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег  под отчет и т.п.) и должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

     Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей  длительное время (чернилами, шариковой  ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) - также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом.

     Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н)

     При необходимости в типовой бланк  могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные  утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены  соответствующим приказом (распоряжением).

     К обязательным реквизитам первичных  учетных документов относятся:

• наименование документа;
• дата его составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

     личные  подписи указанных лиц.

     Не  подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

     В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования  информации, которые заполняются  в соответствии с общероссийскими классификаторами. Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием "Вид операции"), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации. 

     Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, их передача в  бухгалтерию в установленные  сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы.

     Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждается руководителем  организации по согласованию с главным  бухгалтером.

     Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

     Вместо  руководителя и главного бухгалтера в первичных документах могут  расписываться другие должностные  лица, но их перечень должен быть утвержден  руководителем организации и согласован с главным бухгалтером.

     Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором  определяются порядок и сроки  движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию.

     График  движения первичных учетных документов

            Таблица 1

       Первичные документы, поступающие  в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

     После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

     Учетные регистры — это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. Ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

     Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах  бухгалтерского учета в хронологической  последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. 
 

 

     

     Классификация первичных документов 

     Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Разнообразие  хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных  по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация.

     По  назначению:

• распорядительные – документы, дающие право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта.
• оправдательные – документы, подтверждающие, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру.
• бухгалтерского оформления – документы, которые самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции.
• комбинированные – документы, сочетающие в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления. Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.

 

По  содержанию хозяйственных операций:

• материальные – документы, служащие для оформления операций по движению материально-производственных запасов (приходный ордер, накладная);
• денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение);
• расчетные – используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими деловыми партнерами (счет-фактура).

 

   По  степени обобщения учетной информации:

• первичные – документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п.
• сводные – документы, которые составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

 

  По  способу охвата операций:

• разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.
• накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц). Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.