Формы бухгалтерского учета и направление их развития

    Документы, на основе которых производится записи в мемориальный ордер, подшиваются  к нему. Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в  журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр  синтетического учета). Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических  счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета.

    Мемориальные  ордера фиксируются в регистрационном  журнале. Запись в нем производится в хронологическом порядке, при  этом на мемориальных ордерах проставляются  номера, под которыми они зарегистрированы в нем. По окончании месяца подсчитывают общий итог регистрационного журнала, который является контрольным моментом. Он должен быть равен итогам оборотов по дебету и кредиту в Главной  книге и оборотной ведомости  по счетам синтетического учета.

    Регистрационный журнал.

    За______________201_год

 

    Данные  регистрационного журнала служат основанием для заполнения Главной книги, которая  является регистром синтетического учета.

    Проводки  из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (контрольной  ведомости), которая является синтетическим  регистром систематического учета.

    В Главной книге содержатся только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный  лист. В левой стороне листа отражаются дебетовые записи, в правой - кредитовые. Записи производятся по шахматному принципу, т.е. с указанием корреспонденции счетов. В Главной книге приводятся только обороты по синтетическим счетам, сальдо не выводится. Начинают Главную книгу с записи сальдо на 1 января, а затем ведут ежемесячную регистрацию мемориальных ордеров, выводят обороты за месяц и сальдо на конец  месяца. В ней каждому счету отводится развернутый лист. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводится одна строка. Сумма всех дебетовых и сумма всех кредитовых оборотов за месяц по всем синтетическим счетам должна равняться итогу всех сумм по регистрационному журналу.

    На  основании итогов Главной книги  составляется оборотная ведомость  по синтетическим счетам или шахматная  оборотная ведомость для проверки полноты отражения хозяйственных  операций итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами  журнала регистрации мемориальных ордеров.

    На  основании оборотной ведомости  по синтетическим счетам составляют баланс.

    Преимуществами  мемориально-ордерной формы учёта  являются:

1. по сравнению с журнал-ордерной, не ограничивает числа учитываемых операций
2. расширяет возможности разделения труда между учётными работниками

    Недостатками  мемориально-ордерной формы учета являются:

1. трудоемкость учета, вызываемая, прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);
2. отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета (он часто отстает от синтетического учета);
3. формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

 
 

1.4 Журнально – ордерная форма 

    Журнально-ордерная форма получила свое название по основному  регистру, используемому при этой форме счетоводства — журналу-ордеру. В основе ее использования лежит  принцип накапливания данных первичных  документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический  учет средств и хозяйственных  операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, что позволяет  отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по их использованию  за отчетный месяц (рис.2.). Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно, а оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Журнал хронологической регистрации не ведется.

    

    Рис. 2. Схема журнально-ордерной формы учета

    Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно в единой системе записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены в виде исключения по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов. Сохраняются инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по учету материалов, сортовые (саль-довые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

    Журналы-ордера — это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу на свободных листах специального разграфления.

    Журнал-ордер  № ______ по кредиту счёта________за_______201_года

    Записи  в них производятся по мере поступления  документов, либо итогами за месяц  в зависимости от характера и  содержания операции. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак регистрации хозяйственных  операций: данные первичных документов регистрируются только по кредиту соответствующих  счетов в корреспонденции с дебетуемыми  счетами. Итоговые данные журналов-ордеров  в конце месяца переносятся в  Главную книгу, которая используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных  записей по отдельным счетам и  для составления отчетного баланса.

    Главная книга. Счёт №_____________

    Запись  текущих оборотов в Главную книгу  одновременно является и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах. Текущие обороты приводятся только по счетам первого порядка. Обороты  по кредиту синтетического счета  отражаются одной записью, а обороты  по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

    Преимущество  журнально-ордерной формы бухгалтерского учета состоит прежде всего в возможности ее применения при использовании нового Плана счетов, поскольку в ней совмещаются хронологические и систематические записи, а по многим ордерам проводится однократная запись по счетам синтетического и аналитического учета.

    Применение  журналов-ордеров позволяет:

1. не составлять мемориальные ордера и не вести регистрационный журнал,
2. создает более равномерную нагрузку учетного персонала,
3. ускоряет составление необходимой отчетности без каких-либо дополнительных выборок,
4. обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей,
5. сокращает и удешевляет учетный труд,
6. создает предпосылки для применения вычислительной техники и улучшения организации бухгалтерского учета.
7. Однако эта форма бухгалтерского учета имеет и некоторые недостатки:
8. неполная приспособленность к машинной обработке.
9. требует более высокого уровня подготовки счетных работников.

 
 
 
 
 
 

    1.5. Автоматизированная  форма бухгалтерского  учета 

    Автоматизированная  форма учета основана на использовании  персональных компьютеров. Она представляет собой комплексную автоматизацию  учетного процесса, начиная от сбора  первичных учетных данных до получения  бухгалтерской отчетности. Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко подучить решение, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

    Кроме первичных документов, журнал хозяйственных  операций и проводок, любая бухгалтерская  программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Справочники нужны для быстрого ввода документов. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

    Конечная  цель работы любой бухгалтерии –  составление отчетов по результатам  хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную  ведомость, Главную книгу, журнал-ордер  и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически  на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина  в использовании бухгалтерских  программ – автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете  неизбежны ошибки, а компьютер  построит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале  проводок верна.

    Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлением новой  версии программы «1С: Бухгалтерия 8». С ее помощью стал возможным вести учет различных видов коммерческой деятельности:

• В одной информационной базе можно вести учет деятельности нескольких организаций и индивидуальных предпринимателей. При этом используются общие справочники контрагентов, сотрудников и номенклатуры, а отчетность формируется раздельно.
• В программе поддерживаются различные системы налогообложения: общий режим, УСН и ЕНВД (рис.3).

    

    Рис. 3.Отображение учетной  политики в 1С «Бухгалтерия».

• В 1C:Бухгалтерии 8 хранится полная информация о контрагентах (контактная информация, банковские счета, регистрационные коды) и сотрудниках организации (паспортные данные, индивидуальные коды, должность, размер оклада).
• 1С:Бухгалтерия 8 автоматически формирует различные формы бухгалтерской и налоговой отчетности, которые можно напечатать или сохранить в файл для передачи в ИФНС.