Функции и структура бухгалтерского аппарата

Однако работа по обобщению опыта  организации учета и учетных  аппаратов до сих пор не отвечала предъявляемым требованиям и  не получала достаточного отражения  в специальной литературе.

Отсутствие современной литературы по этим вопросам служит серьезным  препятствием в постановке правильного  учета и подготовке учетных кадров.

В программах и учебниках по теории бухгалтерского учета вопросам организации  учета уделено явно недостаточное  внимание. Поэтому молодые специалисты, заканчивающие учетно-экономические  факультеты и техникумы, в своей практической работе наибольшие трудности испытывают именно в организационных вопросах.

Наряду с этим опыт показывает, что неудовлетворительное состояние  учета, запоздалая отчетность и штатные  излишества в учетных аппаратах  являются результатом неумелой организации  учетного процесса и неэффективного использования труда учетных  работников. Многим работникам учета  приходится опытным путем познавать  и повторять пройденные этапы  совершенствования организации  учета и учетного аппарата, а также  способы выполнения учетных работ, и далеко не всем удается при этом найти правильные решения.

Учетный аппарат каждого предприятия  в осуществлении своих функций  тесно связан со всеми цехами и  отделами заводоуправления и его  отдельными исполнителями. Все цеха и отделы обязаны своевременно представлять в бухгалтерию документы, отчетные сведения, а также планы и сметы. В свою очередь, учетный аппарат  подготавливает учетные данные, характеризующие  работу цехов и отделов. Практическая ценность этих данных заключается в  том, что они позволяют руководителям  предприятий, цехов и отделов  глубоко вникать в экономические  показатели работы, систематически контролировать хозяйственные процессы, делать из них нужные выводы и использовать для составления планов, смет и  разработки мероприятий, направленных к дальнейшему улучшению работы отделов, цехов и предприятия.

Организация учетного аппарата зависит  от размера предприятия, уровня технической  вооруженности, видов вырабатываемой продукции, характера технологического процесса, типа организации производства и его организационной структуры.

На каждом предприятии для осуществления  бухгалтерского учета и контроля его хозяйственной деятельности организована главная бухгалтерия. Главная бухгалтерия является самостоятельным  отделом заводоуправления. Она возглавляется  главным (старшим) бухгалтером. Главный (старший) бухгалтер в административном отношении подчиняется непосредственно директору предприятия.

На крупных и средних промышленных предприятиях главная бухгалтерия  подразделяется на группы (подотделы).

На большинстве  предприятий создаются следующие  группы:

учета заработной платы и расчетов с рабочими и служащими;

учета материалов и основных средств;

учета производства и калькулирования себестоимости продукции;

финансовая группа;

общая группа.

Функциями расчетной  группы являются:

прием и проверка документов по заработной плате, расчетно-платежных ведомостей и расчетных листков;

ведение лицевых счетов рабочих-сдельщиков, составление платежных, расчетных  и других ведомостей по заработной плате, пенсиям, пособиям и т.д.;

начисление взносов на социальное страхование и ведение расчетов с органами социального страхования;

расчеты с бюджетом и депонентами  по суммам, удержанным из заработной платы  рабочих и служащих;

подготовка и выписка документов, связанных с выплатой заработной платы и перечислениями сумм органам  социального страхования, бюджету  и депонентам;

составление свода и отчетности по заработной плате; синтетический  учет заработной платы.

Выполняя работу по учету заработной платы и расчетов с рабочими и служащими, группа должна обеспечить:

1) своевременное и точное определение  заработной платы каждому работнику  за выполненную работу в соответствии  с утвержденными нормами, расценками  и другими условиями оплаты  труда;

2) возможность текущего контроля за отклонениями от утвержденной технологии и выявления причин, виновников и мест возникновения брака в производстве и других производственных потерь;

3) возможность текущего контроля  заработной платы по ее составу,  категориям работающих, а также  расчетов по заработной плате,  удержаниям и отчислениям;

4) контроль за выработкой, использованием фонда заработной платы и соблюдением штатной дисциплины;

5) анализ выполнения планов по  труду.

Функции группы учета материалов и основных средств следующие:

регистрация счетов-фактур поставщиков, передача по назначению и наблюдению за их оплатой;

проверка и обработка приходных  документов на поступившие материалы  и основные средства, запись их в  накопительные реестры;

подготовка документов для предъявления претензий к поставщикам в  случаях нарушения ими договоров  поставки;

определение затрат по заготовлению и приобретению материальных ценностей;

прием, проверка и обработка расходных  документов и запись их в накопительные  регистры;

выписка счетов и других документов на отпуск материальных ценностей, запись их в накопительные регистры и  контроль за оплатой счетов;

ведение аналитического и синтетического учета основных средств и материальных ценностей;

начисление амортизации основных средств, износа малоценных предметов  и запись этих данных в соответствующие  регистры;

учет капитальных ремонтов основных средств;

участие в проведении инвентаризации основных средств и материалов и  подготовка соответствующих документов.

Группа должна обеспечить:

контроль за сохранностью средств, за их движением и правильным использованием;

наблюдение за выполнением планов материально-технического снабжения, за установленными нормами материальных запасов;

своевременное выявление бездействующего  и излишнего оборудования и материалов, не используемых предприятием;

систематический контроль за начислением амортизации основных средств и затрат на капитальный ремонт основных средств.

Задачами группы учета производства и калькулирования себестоимости продукции являются содействие выполнению и перевыполнению планов по выпуску продукции, повышению производительности труда и снижению себестоимости, а также лучшей организации производства.

В обязанности  учетных работ группы входит:

прием, проверка и обработка документов по учету затрат основного и вспомогательных  производств и запись их в учетные  регистры;

своевременное и правильное отражение  затрат на производство по заказам, видам  изделий и работ, по экономическим  элементам и статьям калькуляции;

учет и распределение общепроизводственных и общехозяйственных расходов, расходов будущих периодов и расходов за счет резерва предстоящих платежей;

учет брака, определение его  себестоимости и окончательных  потерь;

выявление объема фактически выпущенной продукции;

учет и оценка незавершенного производства;

выявление фактической себестоимости  продукции;

составление отчетности по производству и калькуляции по основным видам  продукции.

Наряду с этими  работами группа должна обеспечить:

контроль и анализ выполнения планов по выпуску и себестоимости продукции;

контроль за соблюдением лимитов, смет и других нормативов по затратам на производство;

своевременную сигнализацию об отклонениях  от норм, лимитов и других нормативов;

выявление внутренних резервов;

соблюдение строжайшего режима экономии.

Финансовая группа¹ должна обеспечить:

участие в составлении финансовых планов и контроль за их выполнением;

наблюдение за состоянием остатков на расчетном и других счетах в банках;

наблюдение за своевременным поступлением платежей от покупателей и дебиторов  и погашением кредиторской задолженности;

наблюдение за своевременными платежами  в государственный бюджет;

наблюдение за состоянием и сроками  погашения ссуд банка;

контроль за соблюдением лимита остатков в кассе и расходованием денежных средств по целевому назначению;

оформление чеков, аккредитивов, заявлений, обязательств и других документов по банковским и расчетным операциям;

получение от кассиров отчетов с  документами, в банках - выписок из счетов предприятия;

подбор к выпискам документов, проверка и передача их общей группе;

анализ финансового положения  предприятия.

Учетные функции  общей группы:

1) прием, проверка и обработка  документов по учету поступления  готовой продукции на склады, а также запись этих документов  в накопительные регистры;

2) прием и проверка счетов-фактур  на отпуск и отгрузку продукции  и материальных ценностей, запись  в накопительные регистры и  отметка об оплате покупателями  счетов;

3) ведение учета операций, связанных  с поступлением и расходованием  специальных средств, образованием  и расходованием специальных  фондов;

4) ведение учета внутриведомственных  и внутрихозяйственных расчетов  и наблюдение за состоянием  этих расчетов;

5) прием отчетов хозяйств, находящихся  на самостоятельном балансе, проверка  и анализ их и включение в сводный баланс предприятия;

6) ведение синтетического аналитического  учета по всем счетам, закрепленным  за группой;

7) составление балансов и отчетных  таблиц по финансовым показателям.

Кроме того, эта  группа должна обеспечить:

1) контроль за движением и сохранностью готовой продукции;

2) контроль за своевременной оплатой покупателями отпущенной и отгруженной продукции;

3) контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности;

4) своевременное представление  месячных, квартальных и годовых  отчетов;

5) анализ выполнения планов по  реализации продукции и по  накоплениям.

На некоторых предприятиях учет капитальных вложений осуществляется в балансах основной деятельности силами специальных работников главной  бухгалтерии, которые должны обеспечить:

учет финансирования капитальных  вложений;

учет операций по приходу и расходу  материальных ценностей, а также  контроль за их сохранностью и использованием;

учет заработной платы, расчетов с  рабочими и служащими и контроль за использованием фонда заработной платы;

учет производственных затрат и  калькулирование себестоимости законченных объектов строительства;

ведение расчетов с банками, поставщиками, подрядчиками, дебиторами и кредиторами;

составление отчетности по капитальным  вложениям;

анализ выполнения планов капитального строительства.

В этих условиях выбор лучшей формы  организации учета, создание наиболее гибкого учетного аппарата без лишних звеньев и надстроек является одной из важнейших задач каждого  руководителя учета.

Одним из основных вопросов организации  учета является правильное распределение  учетных функций между главной  бухгалтерией предприятия и его  цехами, увязка и согласованность  работы между отдельными группами учетного аппарата и обеспечение соответствующего руководства всей учетной работой  предприятия.

В зависимости от объема, характера  и территориального размещения цехов  и отделов предприятия, а также  от места и способа обработки  учетных данных бухгалтерский учет может быть организован по одному из двух принципов: централизации и  децентрализации.

При централизации учета бухгалтерский учет всех хозяйственных операций предприятия и составление балансов сосредоточивается в главной бухгалтерии.

При децентрализации учета в цехах и отделах ведется законченный бухгалтерский учет с составлением балансов, объединяемых затем главной бухгалтерией в сводный баланс предприятия.

При централизации бухгалтерского учета все хозяйственные операции цехов и отделов оформляются  материально-ответственным и другими работниками только первичными документами. Все документы направляются цехами и отделами в главную бухгалтерию.

В главной бухгалтерии производятся приемка, проверка и обработка первичных  документов.

Здесь же ведутся накопительные  ведомости, аналитические и синтетические  регистры и составляется баланс предприятия.

При централизации учета некоторые  предприятия могут выделять в  крупные цеха учетных работников.

Этим работникам поручается прием  и обработка первичных документов, ведение группировочных и накопительных ведомостей и составление отчетов по операциям цеха.

Таким образом, для централизации  учета характерным является то, что  обработка первичной документации и составление группировочных и накопительных регистров может производиться как в цехах и отделах (при наличии там учетных работников), так и в главной бухгалтерии (рис.2).

Окончательная же обработка учетных  данных, полученных от учетных работников цехов и отделов, а также составление  балансов и отчетов производятся в главной бухгалтерии предприятия.

 

Рис.2. Схема выполнения учетных работ

 

При децентрализации учета в  цехах и отделах создаются  цеховые или корпусные бухгалтерии, на которые возлагается ведение  бухгалтерского учета и составление  балансов и отчетов цеха или отдела. Эти балансы принято называть частными балансами. В отчетные периоды  частные балансы поступают в  главную бухгалтерию предприятия, где они подвергаются проверке и  анализу, а затем их данные включаются в сводный баланс предприятия.