Хозяйственные операции в регистрах бухгалтерского учета

  

         

     Контокоррентные карточки (табл. 1.3.) применяются для учета в денежном выражении расчетов с разными дебиторами и кредиторами (например, с подотчетными лицами). 
 

      Таблица 1.3. Форма контокоррентной карточки

 

     Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. Их используют на тех участках, где необходим усиленный контроль. Применение их ограничено, так как работу по их ведению нельзя разделить между счетными работниками. Например, обязательно на любом предприятии ведется кассовая книга. Ее листы должны быть прошнурованы и пронумерованы, а на последней странице указывается общее количество страниц за подписями руководителя и главного бухгалтера, скрепленными печатью. Преимущество книг (журналов) состоит в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях.

     Свободные (отдельные) листы представляют собой учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по сравнению с карточками. Они предназначены для синтетического и аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся журналы-ордера и ведомости. Они удобны для использования, так как позволяют рационально распределять обязанности между работниками бухгалтерии.

     По  видам учетных записей регистры делятся на хронологические, систематические, комбинированные.

     Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих документов и полнотой бухгалтерских записей. Примером хронологического регистра служит регистрационный журнал – Книга учета хозяйственных операций.

     Систематические регистры применяются для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов. Примером может служить Главная книга. На каждый синтетический счет в ней открывается отдельная страница.

     В комбинированных регистрах сочетаются хронологическая и систематическая записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке.

     По  объему сведений (назначению) регистры делят на синтетические, аналитические, комбинированные.

     В синтетических регистрах записи ведут в денежном выражении с указанием даты, номера документа, но, как правило, без пояснительного текста. К таким относятся Главная книга и большинство журналов-ордеров.

     Аналитические регистры используют для записей по аналитическим счетам. В них дается номер и дата документа, краткое содержание хозяйственной операции. При учете товарно-материальных ценностей указывают денежные и натуральные измерители. Примером аналитических регистров служат карточки, книги, ведомости.

     Регистры, в которых совмещается синтетический  и аналитический учет, называются комбинированными. Записи в учетные регистры делают вручную (шариковой ручкой, чернилами), на пишущей машинке или с помощью компьютерной программы. 

3. Способы выявления  и исправления ошибок в учетных  регистрах

 

     Правильность  отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Записи в учетных регистрах должны осуществляться аккуратно, четко, без помарок и подчисток. Все суммы, записанные в учетных регистрах, периодически подсчитывают. Цель этих подсчетов состоит в том, чтобы выявить общие суммы оборотов и суммы остатков по всем счетам, на которых осуществлялись записи.

     При большом количестве записей в  учетных регистрах для обнаружения  ошибок в них используется: сплошная проверка (пунктировка записей), выборка, просмотр первичных документов (рис. 1.2.).

     Пунктировка записей состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставиться специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.

     Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

                 Способы проверки записей в учетных регистрах

Сплошная  проверка       Выборка       Просмотр первичных документов 

Рис. 1.2. Способы проверки записей в учетных регистрах 

     При неправильно составленных проводках  ошибки выявляются путем их просмотра  и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.

     После того как ошибки найдены, их исправляют (рис. 1.3.).

      Способы исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах

                                              Корректирующий способ

                                              Способ дополнительной записи

                                              Способ «красное сторно»

                                            Способ обратных проводок 

Рис. 1.3. Способы исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах 

     Корректурный  способ применяется тогда, когда ошибка обнаружена до подведения итогов в учетных регистрах и не требует изменения составленной корреспонденции счетов. Сущность этого способа заключается в зачеркивании одной чертой неправильной записи таким образом, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом если ошибка допущена хотя бы в одной цифре, то зачеркивают все число, а сверху или рядом пишут правильную сумму и подтверждают исправление надписью «исправленному верить» за подписью лица, внесшего исправление.

     Если  же ошибка связана с неправильной корреспонденцией счетов, то применяют  или способ дополнительной записи, или способ «красного сторно».

     Способ  дополнительной записи применяется в ситуации, когда запись корреспонденции счетов в регистрах осуществлена правильно, но в меньшей сумме. В этом случае на установленную разницу делается повторная запись в той же корреспонденции. Например, на нужды основного производства израсходовано материалов на сумму 40000 руб., но по счетам в результате ошибки расход был записан только в сумме 30000 руб. Исправление делается путем составления дополнительной записи на сумму 10000 руб. – на разницу между указанными показателями (рис. 1.4.). 

                                                                                   20 «Основное

Д    10 «Материалы»     К                                 Д         производство»    К

                                                                            

Сн: 100000                                                          Сн: 50000  

                       1) 30000           дополнительная     1) 30000

                       2) 10000                 запись             2) 10000

Об Д:   –         Об К: 40000                                Об Д: 40000   Об К:  –

Ск: 60000                                                           Ск: 90000

     Рис. 1.4. Исправление способом дополнительной записи 

     Способ  «красного сторно» применяется тогда, когда ошибка обнаружена после подведения итогов в учетных регистрах и возникает необходимость частично или полностью устранить ошибочную запись. Таким образом, сторнировать запись означает аннулировать ее. Однако при записи в регистрах знак «минус» не употребляется. В этом случае отрицательные числа пишут красными чернилами, обводят квадратом или берут в квадратные скобки. Наличие указанной символики при подсчете итогов в регистрах означает вычитание.

     Частичное устранение ошибочной записи способом «красного сторно» осуществляется в тех случаях, когда запись сделана  в правильной корреспонденции счетов, но в большей сумме. Например, на нужды основного производства израсходовано материалов на сумму 40 000 руб., но по счетам в результате ошибки расход был записан в сумме 60 000 руб. Исправление делается способом «красного сторно» на сумму 20 000 руб. – на разницу между указанными показателями (рис. 1.5.). 

                                                                                   20 «Основное

Д    10 «Материалы»     К                                 Д         производство»    К

                                                                            

Сн: 100000                                                          Сн: 50000  

                       1) 60000                                          1) 60000

                       2) [20000]      «красного сторно»   2) [20000]

Об Д:   –         Об К: 40000                                Об Д: 40000   Об К:  –

Ск: 60000                                                           Ск: 90000

     Рис. 1.5. Частичное исправление ошибочной записи способом

                                                  «красного сторно»