Инвентаризация материально-производственных запасов

Если инвентаризация длится долго, то в исключительных случаях  и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в период инвентаризации товарно-материальные ценности могут  отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в  отдельную опись под наименованием  «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению  членом комиссии.

Если инвентаризация имущества  проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы инвентаризационной комиссии должны опечатываться.

Во время перерывов  в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В любом случае на дату проведения инвентаризации не должно быть известно учетное количество и стоимость  инвентаризуемых ценностей.

Как показывает практика, это  условие зачастую не выполняется, что  является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии  на дату проведения инвентаризации.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий  производится опись имущества, то есть их вещественная и документальная проверки.

Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи.

Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются  абсолютно все товары и ценности.

Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы  позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в очень  немногих случаях. В частности, если материалы и товары хранятся в  неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании  данных об этих материальных ценностях  по спецификации или маркировке, имеющейся  на упаковке, а также на основании  накладных и счетов-фактур.

При этом обязательно на выбор проверяется часть таких  товарно-материальных ценностей.

Если выборочной проверкой  будут установлены расхождения  между фактическим наличием и  данными, показанными в спецификациях  или маркировке поставщиков, рабочая  инвентаризационная комиссия обязана  провести полную проверку фактического наличия таких материальных ценностей.

Вес или объем навалочных материалов определяется по данным обмера с помощью технических расчетов.

В тех случаях, когда продукция  в соответствии с обязательными  правилами принимается от поставщиков  по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка такой продукции  производится также по теоретическому весу или метражу.

При инвентаризации оборудования следует кроме наружного осмотра  проверить наличие паспортов  и инструкций по монтажу и эксплуатации, а также комплектность, согласно паспорту. Заводской номер и год  выпуска, тип и номер оборудования, завод-изготовитель, номер ГОСТа указаны на бирках, прикрепляемых к оборудованию. Если оборудование поставляется без электродвигателей, это должно быть указано в паспортах.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, то один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное  лицо раздельно ведут ведомости  отвесов. В конце рабочего дня  или по окончании взвешивания  данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические  расчеты и ведомости отвесов  прилагают к результатам проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей  составляются акты инвентаризации и  инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для  учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», в частности:

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации.

В случае выявления расхождений  фактических данных, полученных в  процессе инвентаризации с данными  бухгалтерского учета, составляется сличительные ведомость «Сличительная ведомость  результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма №ИНВ-19). В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма №ИНВ-26), утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 27 марта 2000 года №26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №ИНВ -26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу  товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе  другого сорта), стоимостные разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в  сличительных ведомостях указываются  в соответствии с их оценкой в  бухгалтерском учете.

Для оформления результатов  инвентаризации могут применяться  единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся  на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей предоставляется  справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.

Сличительные ведомости  могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так  и вручную.