Инвентаризация товаров и тары на складах

Тема 5. Инвентаризация товаров  и тары на складах. 

5.1.Общие  правила проведения инвентаризации.

5.2.Порядок  проведения инвентаризации.

5.3.Оформление  инвентаризационных материалов.

5.4.Определение  результатов инвентаризации и  порядок отражения в бухгалтерском учете.  

5.1.Общие  правила проведения  инвентаризации. 

    Существуют  хозяйственные процессы не поддающиеся  повседневной регистрации и документированию в момент их совершения. Это потери материальных ценностей  в результате естественной убыли, злоупотреблений, хищений, бесхозяйственности. Данные о таких и аналогичных им фактах выявляются при помощи инвентаризации.

      Инвентаризация - проверка наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств. Выполняется она путем наблюдения в натуре, измерения и специальной регистрации ( переписи ) с последующим сличением полученных данных с учетными показателями. Инвентаризация обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, за работой материально ответственных и должностных лиц.

    Инвентаризация  товаров и тары на складах торгового  предприятия проводится для проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей, выявляется соответствие фактического наличия товаров и тары на момент инвентаризации их остаткам по  данным бухгалтерского учета. Инвентаризация решает задачи контроля учета данных по товарам и таре, их реального отражения в балансе, а также посредством инвентаризации выявляются неиспользуемые, залежалые товары, товары устаревших моделей, фасонов и т.д.

      Основными этапами инвентаризации являются:

• проверка фактического наличия товаров;
• документальное оформление результатов инвентаризации;
• принятие решений на основании результатов инвентаризации.

     В соответствии с Положением по ведению  бухгалтерского учета и отчетности в РФ количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются организациями самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

• при смене материально ответственного лица (при уходе бригадира в отпуск 
  и более половины членов бригады);
• при установлении фактов краж, грабежей, порчи, злоупотреблений, пожара, 
  стихийных бедствий;
• при ликвидации, реорганизации предприятия, передаче имущества в аренду, 
  выкупе, продаже и других случаях установленных законом.

    Инвентаризация непродовольственных товаров на складах и мяса в холодильниках проводится не менее одного раза в год, как правило, на первое число месяца (не ранее 1 октября), продовольственных товаров, не менее двух раз в год.

     Рекомендуется проводить по две-три выборочные инвентаризации по наиболее ценным, пользующихся спросом товарам, а также товарам, имеющим сверхнормативные запасы. Если при выборочных проверках установлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в этом случае проводится вторичная сплошная инвентаризация товаров.

     В торговой организации приказом руководителя создается постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия, возглавляет ее руководитель или его заместитель. В состав комиссии входят: главный бухгалтер, руководители структурных подразделений, представители общественности.

     Центральная инвентаризационная комиссия осуществляет профилактическую работу по сохранности ценностей, проводит инструктажи членов рабочих комиссий, организует проведение инвентаризации, контролирует правильность их проведения, осуществляет выборочные проверки и повторные сплошные инвентаризации, контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, определяет правильность определения результатов инвентаризации. Комиссия рассматривает объяснения материально ответственных лиц допустивших излишки или недостачи, пересортицу товаров или их порчу, вносит предложения об упорядочении приёма, хранения и др.

     Снятие  фактических остатков товаров и  тары на складе, их сличение с данными  бухгалтерского учета проводит рабочая комиссия. В ее состав входят представитель администрации предприятия или вышестоящей организации, товаровед работник бухгалтерии, представитель общественности, материально ответственное лицо. Рабочая комиссия дает заключение по выявленным недостачам или излишкам, вносит предложения по улучшению порядка приема, хранения и отпуска товаров, по улучшению учета и контроля за их сохранностью, участвует в определении окончательных результатов инвентаризации, проверяет правильность расчетов естественной убыли, зачета пересортицы товаров.

     Инвентаризационная  комиссия несет ответственность за соблюдение порядка проведения инвентаризации, её своевременность, полноту и точность внесения в описи данных об остатках товаров и тары и их потребительских признаках, правильное оформление инвентаризации и т.д.

     К началу инвентаризации бухгалтерия  должна закончить проверку и обработку  документов на складе, определить остатки  по каждому наименованию товара. В  местах хранения товары должны лежать по наименованиям, сортам, размерам, ценам и т.д. На товары должны быть заранее заготовлены ярлыки с необходимыми сведениями о количестве, массе и т.д.

     Рабочая комиссия перед началом инвентаризации опломбирует подсобные помещения  и др. места хранения товаров, имеющие  отдельные входы и выходы, проверяет исправность весоизмерительных приборов, получает от материально ответственных лиц последний товарный отчет, визирует его, проставив штамп «До инвентаризации», дату и подпись представители комиссии. Материально ответственные лица до начала инвентаризации дают расписку в том, что все документы по приходу и расходу ценностей к отчету приложены и сданы в бухгалтерию, что неоприходованных или не списанных ценностей не имеется.

                    5.2. Порядок проведения инвентаризации. 

       Самый распространенный метод  фактического контроля -инвентаризация, с помощью которой осуществляется  контроль за сохранностью собственности  организации и обеспечивается  достоверность фактических данных.

    Инвентаризация  торговой деятельности включает проверку товарных отчетов, в т.ч. все ли первичные документы приложены к отчету, правильно и законно ли они оформлены, точна ли таксировка, и соответствуют ли даты на документах отчетному периоду; далее сличаются записанные в отчете остатки ценностей на начало отчетного периода и на конец предыдущего периода, которые сверяются также с журналом формы № ТОРГ-18. При этом осуществляется встречная проверка записей и документов отчета материально-ответственных лиц, выборочно пересчитываются месячные итоги по каждой графе аналитических счетов журнала формы № ТОРГ-18, проверяется правильность подсчета итогов и обоснованность исправлений в товарных отчетах.

     Комиссия  также при участии материально ответственного лица проверяет фактическое наличие товаров и тары по каждому месту хранения в отдельности. Товары, находящиеся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, проверяют и оформляют описями-актами отдельно, после чего вход в помещение пломбируют и комиссия переходит в следующее помещение.

     Инвентаризация  товаров проводится в порядке  расположения ценностей путем их пересчета, перевешивания, перемеривания. При нецелесообразности перевешивания или пересчета товаров, находящихся в неповреждённых и пронумерованных кипах, ящиках, бочках допускается внесение этих товаров в описи по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. В описи это должно быть оговорено. При этом не менее 10% таких товаров, за исключением тех, которые при распаковке могут испортится, должно быть подвергнуто выборочной проверке. При этом, если будут установлены расхождения, комиссия обязана вскрыть все места и проверить весь товар. Вносить записи в описи по остаткам товаров по данным учета или со слов материально ответственного лица запрещается. При проверке большого количества весовых товаров отвесы фиксируют в специальных ведомостях или книгах.

       При хранении товаров должны  соблюдаться правила товарного  соседства, санитарные правила,  нормы складирования, режим хранения              ( температура, влажность, освещение, сроки хранения ).

     Для ускорения проведения инвентаризации товаров на складах и заполнения инвентаризационных описей с помощью компьютеров необходимо использовать ярлыки и штрих коды. В ярлыках с помощью штрих кодов указывают наименование товара, единицу измерения, артикул, цену и т.д., их помещают или крепят к кипе на видном месте. Информация с них считывается в компьютер автоматически.

     Члены комиссии в этом случае проверяют правильность наименования и количества товаров, указанных в ярлыках, после чего в них проставляют регистрационный номер. Ярлыки подписывает работник, подобравший товар, материально ответственное лицо и председатель комиссии. Сведения о них заносят в инвентаризационную опись. 

5.3. Оформление инвентаризационных материалов. 

     По  итогам инвентаризации ТМЦ в оптовой  торговле составляется инвентаризационная опись товаров, материалов, тары и  денежных средств в торговле по форме № ИНВ-12 (если инвентаризация проводится в магазине розничной торговли, то заполняется инвентаризационная опись по форме № ИНВ-13). Инвентаризационную опись составляют в двух экземплярах, а при приеме – передаче в трех. В описи указывается общее количество натуральных единиц (шт., м, кг., и т. д.). Исправления должны быть оговорены и подписаны членами комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускаются пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо.

     В конце каждой описи материально  ответственные лица оформляют следующую расписку «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи от № по № комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи, с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, переписанные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

     При смене материально ответственного лица в описи расписывается работник, принявший ценности и сдавший их.

     Товары, пришедшие во время инвентаризации, принимают материально ответственные лица в присутствии членов комиссии и приходуют после инвентаризации. Эти ценности оформляются отдельной описью «Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В ней указывают поставщика, дату, номер приходного документа, на котором делается отметка «После инвентаризации».

     При длительном проведении инвентаризации на складе с письменного разрешения руководителя товары со склада могут быть отпущены в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оформлены отдельной описью. «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходном документе делают отметку.

     Товары, находящиеся на складе на ответственном  хранении не принадлежащие предприятию инвентаризируют вместе с собственными, заносят в специальную ведомость по форме №ИНВ-5 «Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых (сданных) на ответственное хранение», в которой ссылаются на документ, подтверждающий прием товара на хранение. На товары в пути составляют отдельный акт, № ИНВ-6 «Акт инвентаризации материалов и товаров в пути», где по каждой отправке указывают наименование, количество и стоимость товара по документам бухгалтерского учета, дату отгрузки, перечень и номера отгрузочных документов.

     Отдельными  описями оформляют наличие неходовых, залежалых и неполноценных, пришедших в негодность товаров, такие товары должны храниться отдельно. На товары, пришедшие в полную негодность составляют акт утвержденной формы и прилагают письменные объяснения материально-ответственных лиц.

       Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.

     В протоколе инвентаризационной комиссии отражают результаты инвентаризации, условия хранения и обеспечения сохранности ценностей на складе, отмечают причины порчи товаров и виновных лиц, указывают предложение по устранению недостатков.