Контроль и ревизия товарно-материальных ценностей на складе

     Среди основных правил проведения ревизии  можно выделить:

     1. Внезапность. Ревизор должен применять  неожиданные для контролируемых  лиц средства и способы проверки  их действий. Важнейшим условием  достижения внезапности ревизии  является неразглашение этапов  ее подготовки и начала.

     2. Активность. Ревизор должен проявлять  инициативу в поиске приемов  и средств проверки, высокую оперативность  в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в  ряде случаев позволяет скрыть  нарушения (оформить недостающие  документы, завезти и вывезти  ценности, оприходовать неучтенное  и т.п.).

     3. Непрерывность. Ревизоры не могут  уйти из проверяемой организации  на несколько дней. Начатые ревизионные  действия должны вестись активно  и непрерывно до полного объяснения  обнаруженных фактов, возмещения  выявленного ущерба, привлечения  виновных к ответственности, т.е.  до выполнения намеченных в  программе ревизии заданий.

     4. Обоснованность. Вскрытые факты  и выводы ревизии должны быть  документально обоснованы, что предполагает  дополнительную проверку любого  факта, приводимого заинтересованными  лицами в свое оправдание. Нельзя  говорить об обоснованности ревизии,  если игнорируются просьбы заинтересованных  лиц о выполнении каких-либо  ревизионных действий, в результате  которых могут быть установлены  важные обстоятельства, в частности,  данные, оправдывающие заинтересованных  лиц. Необъективность и связанная  с ней односторонность ревизии  приводят к тому, что отдельные  нарушения так и остаются до  конца не выясненными. 

     5. Гласность. О проведении ревизии  следует широко оповещать. Ревизоры  с момента начала ревизии устанавливают  контакт с работниками всех  структурных подразделений организации,  объявляют о месте и времени  приема лиц, желающих переговорить  по вопросам, относящимся к ревизии.  Первоначально результаты ревизии  обсуждаются с руководством обревизованной  организации, затем о них информируют  непосредственного заказчика данной  работы (собственника, руководство  вышестоящей организации). Правило  гласности ревизии способствует  устранению любой ошибки, допущенной  ревизующими, и ориентирует их  на объективную оценку материалов.

     Процесс организации ревизионной работы можно подразделить на следующие  взаимосвязанные этапы:

     • планирование ревизии;

     • подготовка к ревизии;

     • составление задания (программы) проведения ревизии;

     • предварительное изучение объекта  ревизии;

     • документальная и фактическая проверка;

     • систематизация материалов ревизии  и составление акта, выводов и  предложений;

     • согласование и обсуждение материалов ревизии на предприятии;

     • обсуждение и утверждение акта ревизии  и предложений по нему;

     • организация контроля за выполнением  этих предложений.

     Ревизия, как правило, охватывает период с  момента окончания прошлой ревизии  до 1-го числа текущего месяца или  до начала инвентаризации по денежным и материальным средствам. Учет ревизий  ведется в журнале регистрации  актов ревизий.

     Как правило, в процессе изучения даже простейших хозяйственных операций или первичных  документов ревизору приходится использовать разные методы. В конкретной ревизионной  ситуации для решения поставленной задачи он должен выбрать самые эффективные  из них. Документальный контроль основан  на нескольких методах. Наиболее распространенные из этих методов следующие:

     • Экономический анализ работы организации - метод позволяет выявить положительные  и отрицательные стороны деятельности организации в целом и ее структурных  подразделений. Во многих случаях анализом финансово-хозяйственной деятельности начинают заниматься в процессе подготовки к ревизии. Результаты такого анализа  позволяют ревизорам целенаправленно  составлять план ревизии и проводить  проверки, предварительно определив  необходимые методы контроля. В процессе ревизии данные экономического анализа  подкрепляются результатами проверок первичных документов, регистров  бухгалтерского учета и другой экономической  информацией.

     • Технико-экономические расчеты –  такие расчеты составляются в  период ревизии. Они позволяют определить обоснованность норм расходования сырья  и материалов, целесообразность трудовых затрат. В результате составления  технико-экономических расчетов при  ревизиях вскрываются факты применения устаревших норм материальных и трудовых затрат и как следствие — наличие  неучтенных сырья, материалов и готовой  продукции. Путем расчетов ревизор  устанавливает искажения данных, отражающих себестоимость продукции, в связи с неправильным распределением косвенных расходов между объектами  учета.

     • Нормативная проверка – метод  применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых или  нормативных.

     • Логическая проверка - проверка позволяет  определить объективную возможность  и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между  отдельными хозяйственными операциями.

     • Арифметическая проверка - метод применяется  для определения в документах правильности подсчетов и выявления  признаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными  и неумышленными. При арифметической проверке регистров бухгалтерского учета иногда обнаруживаются подлоги  в журналах-ордерах и ведомостях.

     • Встречная проверка - эта проверка представляет собой сличение разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуемой организации или в  других организациях.

     • Взаимный контроль – этот вид контроля необходим для сопоставления  различных документов, отражающих взаимосвязанные  хозяйственные операции.

     • Анализ ежедневного или пооперационного  изменения остатков ТМЦ и денежных средств - метод характерен тем, что  в результате хронологического анализа  хозяйственных операций представляется возможность выявить отклонения от нормального оборота материальных ценностей или денежных средств  и как следствие — установить искажения данных об остатках, образующихся после совершения каждой операции.

     • Восстановление количественно-суммового  учета - метод применяется при  ревизии баз, предприятий общественного  питания, складов некоторых организаций, где количественный учет не ведется, хотя каждая операция поступления и  расходования материальных ценностей  оформляется первичными документами.

     • Проверка правильности корреспонденции  счетов – проверка нужна, чтобы установить факты ошибочного или умышленного  искажения данных взаимосвязи синтетических  счетов бухгалтерского учета, чем создаются  условия для хищения денежных средств и материальных ценностей, хотя все первичные документы  могут быть составлены безукоризненно.

     • Проверка регистров бухгалтерского учета - метод заключается в сопоставлении  данных регистров бухгалтерского учета  с данными первичных документов, что позволяет установить наличие  подложных записей, сделанных в  целях сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

     Из  числа методов фактического контроля можно выделить следующие:

     ■ Проверка ревизуемых операций в натуре. Цель такой проверки — удостовериться в совершении операций по приобретению материальных ценностей, правдивости составленных актов на ввод объектов в эксплуатацию после окончания их строительства или капитального ремонта, наличии товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.

     ■ Проверка фактов по конечной (заключительной) операции. Подобную проверку рекомендуется применять в тех случаях, когда для экономии времени можно не проверять документы и бухгалтерские записи (например, когда нет необходимости проверять выполнение операций по всему технологическому циклу, а достаточно проверить фактическое наличие деталей, за которые начислена заработная плата по конечной операции).

     ■ Лабораторные анализы - метод применяется по требованию ревизора в случаях, когда иными методами невозможно определить качественные признаки сырья, материалов, готовых изделий, выполненных строительно-монтажных и ремонтных работ.

     ■ Экспертная оценка - метод заключается в исследовании хозяйственных операций специалистами различных отраслей знаний по поручению ревизора.

     ■ Контрольный запуск сырья и материалов в производство - метод используют в целях определения достоверности действующих норм расхода сырья и материалов на производство продукции или объемов строительно-монтажных работ.

     ■ Контрольная приемка продукции по количеству и качеству. Подобная приемка необходима для определения достоверности данных отдела технического контроля о количестве и качестве выпускаемой продукции, проверки сигналов о хищениях сырья, материалов, деталей, полуфабрикатов, готовой продукции, правильности начисления заработной платы рабочим, соблюдения условий хранения материальных ценностей на производственных участках и складах и т.д.

     ■ Обследование на месте проверяемых операций.

     ■ Проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени персоналом.

     2.2. Ревизия движения  товарно-материальных  ценностей.

     Основными целями контроля операций с материальными ценностями является проверка:

     • достоверности показателей баланса  по статье "Запасы", включая такие  ее составляющие, как сырье и материалы, затраты в незавершенном производстве, готовая продукция и товары для  перепродажи, товары отгруженные и  расходы будущих периодов; увязки этих показателей с аналогичными данными, отраженными в Главной  книге, журналах-ордерах и других учетных регистрах, определенных учетной  политикой предприятия;

     • полноты и своевременности оприходования  материальных ценностей по местам хранения;

     • правильности отпуска их на производственные и другие цели;

     • обеспечения сохранности материальных ценностей по местам хранения;

     • материалов результатов годовой  инвентаризации товарно-материальных ценностей;

     • правильности учета и оценки товаров, приобретенных для перепродажи;

     • правильности формирования стоимости  материальных ценностей;

     • документального оформления движения материальных ценностей;

     • других вопросов, вытекающих непосредственно  из особенностей деятельности проверяемой  организации.

     2.2.1. Ревизия поступления  товарно-материальных  ценностей.

     Ревизия может проводиться по нескольким направлениям. Остановимся на двух важнейших из них.

     1). Выборочная документальная проверка  отнесения ТМЦ (поступивших за  последний отчетный год) к материалам.

     Ревизор выборочным методом проверяет обоснованность отнесения объектов к материалам. В табличной форме представляются результаты проверки, которые позволяют  оценить правильность (обоснованность):

     ■ применения критерия для отнесения объектов к материалам;

     ■ установление производственного и непроизводственного характера приобретенных материалов;

     ■ документального оформления учета материалов (наличие накладных на получение материалов; документов, подтверждающих право собственности; инвентарных карточек учета материалов).

     2). Документальная проверка учета  поступающих ТМЦ.