Место внутреннего финансово-хозяйственного контроля и аудита в структуре управления организации

6) координируют деятельность и взаимодействуют с другими функциями контроля (отделом управления рисками, юридическим отделом, службой безопасности);

7) координируют деятельность с внешним аудитором с целью избежать дублирования усилий и минимизировать затраты на аудит;

8) содействуют в расследовании мошенничеств и информируют аудиторский комитет и высшее руководство о результатах расследований;

9) выполняют другие задания и участвуют в других проектах по запросу аудиторского комитета и высшего руководства. Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита уполномочены:

1) иметь прямой и беспрепятственный доступ к аудиторскому комитету;

2) составлять планы деятельности, определять объекты и объемы аудита, принимать решения о частоте проведения аудитов;

3) запрашивать и получать беспрепятственный доступ к любым активам, документам, бухгалтерским записям и другой информации о деятельности компании, делать копии документов;

4) изучать и оценивать любые документы, запрашиваемые в ходе выполнения аудиторских заданий, и направлять эти документы или соответствующую информацию аудиторскому комитету и высшему руководству;

5) запрашивать и получать необходимую помощь сотрудников подразделений, в которых проводится аудит, а также помощь сотрудников других подразделений компании;

6) доводить до сведения аудиторского комитета и высшего руководства любые предложения по улучшению существующих систем, процессов, политик, процедур, методов ведения деятельности, а также комментарии по любым вопросам, относящимся к ведению внутреннего аудита;

7) при необходимости привлекать сторонних экспертов при выполнении аудиторских заданий.

Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита не должны:

1) выполнять никакие функциональные обязанности в компании, не связанные с деятельностью внутреннего аудита;

2) инициировать или утверждать транзакции, не относящиеся непосредственно к деятельности службы внутреннего аудита;

3) руководить действиями сотрудников других подразделений (функций), за исключением случаев, когда эти сотрудники назначены участвовать в выполнении аудиторского задания;

4) участвовать в какой-либо деятельности, которая могла бы нанести ущерб беспристрастности их оценки или восприниматься как наносящая такой ущерб;

5) использовать конфиденциальную информацию в личных интересах или любым другим образом, противоречащим законодательству или могущим нанести ущерб компании;

6) принимать в подарок ничего, что могло бы нанести ущерб их профессиональному мнению или восприниматься как наносящее такой ущерб.

В соответствии с планом внутреннего аудита должны осуществляться все этапы проверки.

Служба  внутреннего аудита имеет право:

1) проверять первичные документы, учетные регистры, планы, сметы и другие документы по финансово-хозяйственной деятельности;

2) обследовать территорию предприятия (цеха, складские и служебные помещения, строящиеся объекты);

3) проводить инвентаризацию имущества и обязательств предприятия;

4) опечатывать места хранения документов и ценностей (сейфы, кассы, склады, архивы);

5) проверять, насколько верно отражены хозяйственные операция в бухгалтерском учете;

6) при необходимости представлять интересы предприятия в суде и арбитражном суде.

Служба  внутреннего аудита несет ответственность:

1) за своевременность представления руководству предприятия заключений о состоянии бухгалтерского учета и отчетности;

2) составление учредительных и внутрихозяйственных документов в соответствии с действующим законодательством;

3) предложения и рекомендации, данные аудитором в ходе проверки.

На предприятиях, где работает служба внутреннего  аудита, значительно выше уровень  сохранности имущества, организации  бухгалтерского учета и достоверности отчетности.

Для эффективного функционирования системы внутрихозяйственного аудита необходимо соблюдение следующих  требований:

1) наличие персонала с четко определенными правами и обязанностями;

2) разделение обязанностей на предприятии;

3) создание необходимых условий для работы службы внутреннего аудита (выделение помещения, специалистов, наличие нормативной и справочной базы данных и т. п.);

4) повышение квалификации сотрудников службы внутрихозяйственного аудита;

5) определение уровня оплаты труда работников службы внутреннего контроля.

Аудитору  разрешается:

1) проверять документы финансово-хозяйственной деятельности (первичные документы, бухгалтерские регистры, сметы, планы, наличие денег и ценных бумаг в кассе);

2) знакомиться с приказами, постановлениями собрания акционеров, учредителей, распоряжениями должностных лиц, проектами и уже заключенными с другими организациями договорами;

3) обследовать объекты строительства, цеха, складские и служебные помещения;

4) проверять сохранность имущества у материально ответственных лиц;

5) проводить полную или частичную инвентаризацию имущества и обязательств организации, опечатывать места хранения ценностей и документов (сейфы, кассы, склады, кладовые, архивы);

6) организовывать подготовку перед проверками внешнего аудита и налоговой инспекции;

7) проводить проверки выполнения сотрудниками своих обязанностей.

При организации работы службы внутреннего  аудита используют следующие  типовые формы  документов:

1) набор основных вопросов для руководителей и работников бухгалтерии;

2) блок-схемы и графики;

3) специально разработанные тесты;

4) специальные бланки и проверочные листы;

5) перечни замечаний, протоколы или акты.

Служба внутреннего  аудита организации самостоятельно разрабатывает методики, порядок  изучения и оценки финансово-экономической системы. По результатам такого изучения и оценки финансово-экономической системы планируют процедуры проверки.

В ходе аудиторской  проверки могут быть выявлены серьезные  недостатки системы внутреннего  контроля. Эти недостатки так же, как и рекомендации по их устранению, следует отражать в письменном отчете аудитора руководству проверяемого экономического субъекта.

Эффективная работа системы внутреннего аудита характеризуется  достижением предприятием следующих  целей: 1) хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства;

2) все операции отражаются в бухгалтерском учете в правильных суммах, на соответствующих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой в экономическом субъекте учетной политикой и обеспечивают возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

3) доступ к активам разрешен только с согласия руководства;

4) при обнаружении расхождений в ходе проведения инвентаризации руководство организации предпринимает соответствующие меры.

При обнаружении  действия, которое вызывает подозрение, аудитор дополнительно проводит процедуры подтверждения, чтобы  рассеять свои сомнения или подтвердить  факт нарушения.

В обязательном порядке аудитор проверяет причину  нарушений, а также выясняет возможные последствия этих нарушений. Прежде всего проверяются операции, отраженные в документах. Это позволяет обнаружить факты нарушений правил отпуска материалов другим организациям и частным лицам, передачи ТМЦ другому материально ответственному лицу без проведения инвентаризации, бестоварные операции при перемещении материала с одного объекта на другой, нарушение сроков сдачи отчетов и др.

Затраты на проведение аудиторской проверки относят на себестоимость посреднических услуг  на основании положения о составе затрат. К возмещаемым расходам будут относиться счета-фактуры, поступающие посреднику.

При проверке системы  бухгалтерского учета и хозяйственных  операций аудитор должен проверить  законность составления документов. Проверку можно дополнить экспертной оценкой и другими приемами. Служба внутреннего аудита при проверке экономического субъекта не может дать полной гарантии выявления всех отклонений и нарушений. Аудитором могут быть допущены ошибки. Ошибки могут произойти по разным причинам, таким как невнимательность, проверка не всех подряд документов, разночтение нормативных актов и т. д.

Решая, каким  способом проводить внутренний контроль, руководитель организации должен определить его роль и место в данной организации. Так, например, при использовании ревизионной комиссии для проведения внутрихозяйственного контроля руководство организации может отказать аудитору в получении необходимой информации или специально дать ложные сведения в финансовой отчетности. Другое дело, когда внутрихозяйственным контролем в организации занимается специальный отдел – служба внутреннего аудита. Служба внутреннего аудита является самостоятельным подразделением и создается с целью обеспечения эффективности деятельности всех служб по защите законных имущественных интересов собственников.

Для определения  эффективности работы внутрихозяйственного контроля большое значение имеют  следующие вопросы:

1) насколько четко и точно выполняются все запланированные работы по отношению к отдельным объектам контроля во времени;

2) какие использованы процедуры проверки и насколько они были эффективны;

3) можно ли доверять надежности информации по результатам внутрихозяйственного контроля.

Наиболее выгодным для организации является организация  службы внутреннего аудита, которая  будет осуществлять постоянную проверку достоверности финансовой работы экономических служб.

Глава 3. Система внутреннего  аудита и контроля как основа функционирования предприятия

3.1. Бухгалтерские, налоговые  и организационно-правовые  аспекты взаимоотношений  головной организации и филиала

Активизация и  расширение деятельности любого коммерческого  предприятия напрямую связаны с  созданием таких структур, которые  бы представляли и защищали его интересы вне основного его местонахождения. Эти задачи выполняют обособленные структурные подразделения, которые современные предприятия открывают в регионах России.

Для того чтобы  деятельность на новом месте развивалась  успешно, очень важно создать  систему производственно-финансовых взаимоотношений головной организации  со своими структурными подразделениями. Прежде всего необходимо определить правовой статус подразделения. Согласно ГК РФ их всего два вида: филиал и представительство.

Статья 55 ГК РФ дает такое определение представительствам и филиалам: «Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства».

В той же статье ГК РФ указано, что филиалы и представительства  не являются юридическими лицами. Их деятельность осуществляется согласно положению, утвержденному головной организацией. В зависимости от организационно-правовой формы головной организации положение о статусе филиала разрабатывается с учетом основополагающих принципов, содержащихся в соответствующих федеральных законах. Для акционерных обществ это ст. 5 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», а для обществ с ограниченной ответственностью – ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Головная  организация – юридическое лицо, создавшее филиал или представительство, – должна указать их в своих учредительных документах. Для выполнения филиалами возложенных на них задач и функций головная организация назначает руководителей филиалов. Чтобы руководители могли действовать от имени головной организации как юридического лица, им выдается доверенность в соответствии со ст. 185 ГК РФ.