Оформление и отражение результатов инвентаризации в учете

 

 

 

 

II Глава  Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества и обязательства.

2.1. Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации  создается по-стоянно действующая  инвентаризационная комиссия. При малом  объеме работ и наличии в организации  ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При  большом объеме работ для одновременного проведения инвента-ризации имущества  и финансовых обязательств создаются  рабо-чие инвентаризационные комиссии. Персональный состав посто-янно действующих  и рабочих инвентаризационных комиссий ут-верждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются пред-ставители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В ее состав можно  включать и представителей службы внутреннего  аудита организации, независимых аудиторских  орга-низаций.

Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведе-нии инвентаризации служит основанием для признания резуль-татов  инвентаризации недействительными.

До  начала проверки фактического наличия  имущества ин-вентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все при-ходные и  расходные документы, приложенные  к реестрам (отче-там), с указанием  «до инвентаризации на «__» (дата) », что долж-но служить бухгалтерии  основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходова-ны, а  выбывшие -- списаны в расход. Аналогичные  расписки дают и лица, имеющие подотчетные  суммы на приобретение или до-веренности на получение имущества.

Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точ-ность проверки данных о фактических  остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества  и финан-совых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие  имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взве-шивания, обмера. Руководитель организации должен создать ус-ловия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия  имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для  перевешивания и перемещения  грузов, технически ис-правными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  опре-деляться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение  массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании  обмеров и технических расчетов. При инвентариза-ции большого количества таких товаров ведомости отвесов  ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и мате-риально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материаль-но ответственных лиц.

Если  инвентаризация имущества проводится в течение не-скольких дней, то помещения, где хранятся материальные цен-ности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов  в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим при-чинам) документы  должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где  проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально  ответственные лица об-наружат после  инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризаци-онная  комиссия проверяет указанные факты  и в случае их под-тверждений исправляет выявленные ошибки в установленном  порядке.

По  окончании инвентаризации могут  проводиться конт-рольные проверки правильности ее проведения, с участием чле-нов инвентаризационных комиссий и материально ответственных  лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась  инвентаризация.

В межинвентаризационный период в  организациях с боль-шой номенклатурой  ценностей могут проводиться  выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и  переработку. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентариза-ционными комиссиями по распоряжению руководителя органи-зации.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Документальное оформление инвентаризации

Госкомстатом  России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 03.05.2000 № 36) «Об утверждении унифицированных  форм первичной учет-ной документации по учету кассовых операций, по учету  резуль-татов инвентаризации» утверждены для документального офор-мления проведения инвентаризации и отражения  ее результатов в учете типовые  унифицированные формы первичной  учетной документации

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ

Приказ  регистрируют в книге контроля за выполнением при-казов о проведении инвентаризации.

Сведения  о фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентари-зационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с ис-пользованием средств вычислительной и другой организацион-ной техники, так и ручным способом -- чернилами  или шарико-вой ручкой четко и  ясно, без помарок и подчисток.

Наименования  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На  каждой странице описи прописью указывают  число по-рядковых номеров материальных ценностей и общий итог коли-чества в натуральных показателях, записанных на данной стра-нице, вне зависимости  от того, в каких единицах измерения (шту-ках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Ошибки  исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются пра-вильные. Исправления должны быть оговорены  и подписаны все-ми членами инвентаризационной комиссии и материально ответ-ственными  лицами.

В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших  эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комис-сии и материально ответственные  лица. В конце описи матери-ально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую про-верку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий  и принятии перечислен-ного в описи  имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества  в случае смены Материально ответственных  лиц принявший имущество, расписывается  в описи в получении, а сдавший -- в сдаче этого имущества.

На  имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи.

Если  по окончании инвентаризации проводятся контрольные, проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются и книге учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

III Глава: Оформление и учет инвентаризации.

Для формирования инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) и  регистрации результатов инвентаризации в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предназначены документы, приведенные в таблице 1. Все перечисленные  документы, далее - документы инвентаризации, оформляются однотипно. В документах инвентаризации указываются:

• дата проведения инвентаризации - дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими; центр материальной ответственности - МОЛ, подразделение, в котором производится инвентаризация;
• номер и дата приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председатель и члены комиссии.(см. Таблица 3 )

пецификация документов заполняется  автоматически по данным учета. В  строках спецификации выводятся  остатки НФА (финансовых активов, расчетов) на указанную дату с учетом операций, зарегистрированных (и проведенных) в информационной базе на дату и  время документа инвентаризации.

Из документов распечатываются  инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Также можно распечатать  Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации.

Инвентаризационной комиссией  в описях заполняются данные о  фактическом наличии товарно-материальных ценностей (нефинансовых и финансовых активов), состоянии расчетов.

После проведения инвентаризации в документы вносятся фактические  данные. Если обнаружены излишки по номенклатуре, которая не включена в документ, следует ввести в спецификацию новую строку (строки). Отклонение фактических  данных от учетных отражается на закладке "Результаты".

На основании документов, в которых зафиксировано расхождение  фактических данных с учетными, можно  ввести приходные документы - для  оприходования излишков и расходные  документы - для регистрации недостач.

Отклонения по расчетам вводятся документами "Операция (бухгалтерская)".

Результаты инвентаризации денежных средств в кассе оформляются  документами Приходный кассовый ордер(излишек) и Расходный кассовый ордер (недостача), в которых дается ссылка на Акт о результатах инвентаризации (реквизит Основание).

Результаты инвентаризации денежных документов в кассе оформляются  документами Приходный кассовый ордер (фондовый) (излишек) и Расходный кассовый ордер (фондовый) (недостача), в которых дается ссылка на Акт о результатах инвентаризации (реквизит Основание).

В документах вида Приходный  кассовый ордер следует выбрать  операцию Поступление средств в возмещение ущерба (209) (Прочие поступления денежных документов).

В документах вида Расходный кассовый ордер следует выбрать операцию Прочие выбытия наличных д/с (Прочие выдачи денежных документов из кассы), при этом корреспондирующий счет выбирается из списка счетов, ограниченного списком корректных проводок. В списке корректных проводок следует выбрать счет 209.05 "Расчеты по недостачам финансовых активов".

В качестве КБК счета 209.05 следует указать код источника  внутреннего финансирования дефицита бюджета, в качестве кода КОСГУ автоматически  проставляется единственно возможное  значение "560" - по дебету, ("660" - по кредиту).

В 2009 году для счета 209.05 "Расчеты  по недостачам финансовых активов" используется код по классификации  источников финансирования дефицитов бюджетов из группы 01 000 00 600 "Увеличение/уменьшение прочих остатков средств бюджетов", соответствующий бюджету, из которого финансируется ваше учреждение (тот же код вы указываете в операциях по счетам 201.04 "Касса", 201.01 "Денежные средства учреждения на банковских счетах").

Ниже приведен пример указания КБК по счету 209.05 для учреждений, состоящих на федеральном бюджете:

ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 000

- расчеты по  недостачам финансовых активов;

ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 560

- увеличение дебиторской  задолженности по недостачам  финансовых активов;

ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 660

- погашение дебиторской  задолженности по недостачам  финансовых активов;

где ХХХ - код администратора (главного распорядителя средств  бюджета).

Для учреждений, финансируемых  за счет средств бюджетов субъектов  РФ, в 12-м и 13-м разрядах следует  указать02, а для учреждений, финансируемых за счет средств местного бюджета, указать 03 (04-10).

Результаты инвентаризации основных средств и нематериальных активов оформляются следующими документами:

-оприходование излишков - документом Оприходование ОС (НМА) на счет 101 (102), хозяйственная операция Оприходование ОС по результатам инвентаризации. Этим же документом оформляется принятие к бюджетному учету объектов основных средств, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом;

-списание вследствие недостачи, отнесенной за счет виновных лиц (401.01.172), списание недостач основных средств, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций (401.01.273) - документом Списание инвентарного объекта (Списание хозинвентаря, Списание библиотечного фонда), в котором выбирается соответствующая хозяйственная операция.

Результаты инвентаризации материальных запасов оформляются:

1. Оприходование излишков - документом Поступление материалов прочее, в котором выбирается хозяйственная операция Поступление излишков (10Х - 401.01.180).

2. Списание недостач и потерь от порчи материальных запасов - документом Списание материалов:
• списание потерь в объеме норм естественной убыли, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды по дебету счетов 040101272 "Расходование материальных запасов" - хозяйственная операция На собственные нужды (401.01.272 - 105.ХХ); 010604340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)" - операция На себестоимость НФА, работ, услуг (106.ХХ - 105.ХХ);
• списание потерь при чрезвычайных обстоятельствах по дебету счета 040101273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" - операция Списание по чрезвычайным ситуациям (401.01.273 - 105.ХХ);
• списание выявленных недостач, хищений по дебету счета 040101172 - хозяйственная операцияНедостачи, превышение норм (401.01.172 - 105.ХХ).