Организация системы управленческого учета

          Тема Организация системы управленческого  учета 

ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО  УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ

В ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

 

Статья посвящена вопросам совершенствования системы управленческого  учета и отчетности в торговых организациях. В ней выделены и структурированы классификационные признаки управленческой отчетности торговых организаций, предложены формы учетных регистров, которые могут служить базой для оперативного анализа хода продаж, выявления выгодных клиентов, определения перспективных видов продукции.

Залогом успешной деятельности предприятия торговли на современном  рынке, характеризующемся жесткой  конкурентной борьбой, является быстрое  реагирование на изменение условий  торговли, основанное на их своевременном  анализе, прогнозировании и принятии адекватных управленческих решений. Для этого руководство торгового предприятия, его коммерческая служба должны быть обеспечены максимально достоверной, полной и формируемой в режиме реального времени информацией обо всех аспектах деятельности торгового предприятия. Поставщиком информации является структурированная система управленческого учета и отчетности, базирующаяся на применении современных информационных технологий.

При этом необходимо учитывать, что организация эффективной  системы управленческого учета предполагает ее построение с учетом особенностей функционирования хозяйствующих субъектов. В российской торговле сдержанно относятся к необходимости адаптации существующих научных разработок, касающихся системы управленческого учета, к специфике управления данным видом экономической деятельности. Такая предвзятость обусловлена недостатком научных исследований в данной области.

Необходимость разработки научно аргументированных положений  для адаптации системы управленческого  учета и анализа к особенностям сферы торговли обусловлена рядом особенностей, которые отличают торговую организацию от другой:

- высокая материальная  ответственность работников;

- осуществление инноваций  в рамках функциональных структур;

- высокая скорость  изменений внешней среды.

Рассмотрим специфические  особенности организации управленческого  учета и отчетности, которые присущи  торговым организациям. Для непрерывного обеспечения необходимой информацией  бизнес-процесса в торговых организациях должна быть выстроена система управленческого учета и отчетности, включающая в себя отчеты различного объема и тематики. Авторами выделены и структурированы классификационные признаки управленческой отчетности торговой организации, которые представлены на рисунке.

 

Классификационные признаки управленческой отчетности

торговой организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

┌──────────────┐     ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─┐

│              │     │┌─────────────┐    ┌─────────────┐    ┌────────────┐

├──────────────┤      │Периодичность│ ┌─>│Среднесрочные│ ┌─>│Еженедельные││

│              │     │└──────┬────┬─┘ │  └─────────────┘ │  └────────────┘

│              │             │    │   │           ┌──────┤                │

│              ├────>│      \│/   └───┤  ┌────────┴────┐  │  ┌────────────┐

│              │      ┌──────┴──────┐ └─>│ Оперативные │ └─>│ Ежедневные ││

│              │     ││Краткосрочные│    └─────────────┘    └────────────┘

│              │      └─────────────┘                                     │

│              │     └ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┘

│              │     ┌ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─┐

│              │      ┌─────────────┐    ┌─────────────┐    ┌────────────┐

│Управленческая├────>││ Охват данных│    │ Тематические│    │ Комплексные││

│  отчетность  │      └──────┬──────┘    └──────┬──────┘    └──────┬─────┘

│              │     │       │                 /│\                /│\     │

│              │             └──────────────────┴──────────────────┘

│              │     └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┘

│              │     ┌ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─┐

│              │      ┌─────────────┐    ┌─────────────┐    ┌────────────┐

│              │     ││   Тематика  │ ┌─>│    Запасы   │ ┌─>│  Издержки  ││

│              │      └──────┬────┬─┘  │  └─────────────┘ │  └────────────┘

│              ├────>│      \│/   └───┼──────────────────┤                │

│              │      ┌──────┴──────┐  │  ┌─────────────┐ │  ┌────────────┐

├──────────────┤     ││   Продажи   │ └─>│   Финансы   │ └─>│ Инвестиции ││

│              │      └─────────────┘    └─────────────┘    └────────────┘

└──────────────┘     └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─┘

 

Одним из важнейших этапов в постановке управленческого учета в торговой организации является определение правил организации учета и оценки активов и расходов организации. Основным принципом управленческого учета является фиксирование в учете совокупности совершаемых операций по существу бизнеса, а не в соответствии с установленными со стороны регулирующих органов правилами и нормами. Другими словами, имеет место абсолютное доминирование содержания над формой. Рассмотрим особенности управленческого учета активов и расходов торговых организаций.

Предприятиям торговли особое внимание в процессе оценки активов организации необходимо уделить учету дебиторской задолженности. Чаще всего в бухгалтерском учете  организаций торговли продажу товаров  отражают "по отгрузке". Иначе  говоря, показатель выручки от продажи в отчете о прибылях и убытках включает еще не полученные денежные суммы. Следовательно, компании для получения "живых" денег необходимо следить за своевременностью погашения дебиторской задолженности. С этой целью необходимо вести управленческий учет дебиторской задолженности. Для контроля за состоянием расчетов с контрагентами, а также своевременного и полного анализа деятельности организации возможна классификация дебиторской задолженности для целей управленческого учета по следующим признакам:

- глубине кредита;

- контрагентам;

- менеджерам.

При этом с целью контроля и анализа дебиторской задолженности  в организации разработан управленческий отчет "Анализ дебиторской задолженности", представленный в табл. 1.

 

 

Таблица 1

 

Анализ дебиторской задолженности за 9 мес. 2011 г.

 

Контрагент	Менеджер	Отсрочка      по     договору,     дн.	Задолженность,       руб.	Задолженность, руб.				Дата     последней  отгрузки
				в     пределах  отсрочки	до     30 дн.     свыше   отсрочки	от 31 до  60 дн.     свыше   отсрочки	более   61 дн.     свыше   отсрочки
Смирнов С.В.   (сеть)	Власов А.А.	21	988,52	988,52				25.01.2012
Васин М.Ю.     (сеть)	Косинов В.А.	21	4 582,42		2 953,02			13.01.2012
					126,20			13.01.2012
					1 503,20			12.01.2012
ООО "Вита"	Власов А.А.	14	11 671,37		5 100,73			13.01.2012
					1 932,83			07.01.2012
ИП             Платонов В.В.	Косинов В.А.	7	545,95				545,95	06.02.2012

 

Рассмотрим подробнее  каждый из признаков. В бухгалтерском  учете дебиторская задолженность  признается активом и отражается во разд. II баланса. Для целей управленческого учета дебиторская задолженность в зависимости от погашения делится на:

- актив, если дебиторская  задолженность в пределах отсрочки  платежа;

- условный актив - просроченная  задолженность, по которой еще есть вероятность к получению;

- убыток - просроченная  задолженность, безнадежная к  взысканию.

Дебиторская задолженность  отражается в управленческой отчетности за минусом процента безнадежных  долгов. Данная классификация позволяет  оценить реальное положение дел в организации и своевременно принимать меры для изменения сложившейся ситуации.

Деление дебиторской  задолженности "по контрагентам" позволяет быстро получить информацию о каждом контрагенте и каждом договоре на любую дату и способствует укреплению расчетной дисциплины организации.

Классификация дебиторской  задолженности "по менеджерам" обеспечивает руководство предприятия необходимой  информацией для оценки эффективности  их деятельности и принятия своевременных  управленческих решений.

Особое внимание в оптимизации учетно-аналитической системы торговых организаций необходимо уделять совершенствованию учета товаров. Товарный запас во многих торговых организациях неоднороден: одни группы товаров пользуются повышенным спросом и способны принести наибольшую прибыль компании, другие группы товаров менее востребованы, но являются необходимыми в силу функциональной связанности с основным товаром, спрос на третьи группы товаров носит разовый характер.

Методы управления этими  группами товаров различны. Системный  подход позволяет найти сбалансированные управленческие решения для каждой из групп. Первый шаг на пути к этому состоит в том, чтобы выработать принципы выделения товарных групп, а затем уже для каждой группы определить свои ключевые показатели, разработать способы планирования, учета и контроля и обеспечить информационную и организационную поддержку процессов управления.

В торговых организациях возможна следующая группировка  товаров:

 

- актив: товары соответствующего  качества с большим сроком  реализации;

- условный актив (проблемная продукция): к нему относится товар, по которому истекает срок реализации, или товар с небольшим сроком годности;

- убыток: продукция, потерявшая  свои качественные свойства, а  также забракованные товары.

Информация по проблемной продукции формируется в управленческом отчете "Проблемная продукция по срокам реализации" (табл. 2).

 

Таблица 2

 

Проблемная продукция  по срокам реализации на 21.02.2012

 

Номенклатура	Срок        хранения,       сут.	Дата     поступления	Вес прихода,       кг	Конечная        дата      реализации
Колбаса "Докторская     традиционная"	40	19.01.2012	12	28.02.2012
Колбаса "Закусочная     со шпиком"	35	19.01.2012	18	23.02.2012
Колбаса "Закусочная"	20	08.02.2012	15	28.02.2012
Колбаса "Любимая        со шпиком"	20	08.02.2012	20	28.02.2012
Колбаса "Любительская   народная"	15	08.02.2012	8	23.02.2012
...	...	...	...	...
Колбаса "Сервелат       кремлевский"	20	08.02.2012	35	28.02.2012

 

Для каждой группы осуществляется определенная управленческая политика по снабжению и по сбыту. К примеру, основные риски сбыта связаны с группами неликвидов, т.е. условных активов. Управление этой группой товаров направлено на предупреждение возникновения неликвидов и их своевременную утилизацию. Особое внимание коммерческой службе в процессе ведения управленческого учета необходимо уделять новым товарам, которые также относятся к группе риска. Управление этой группой должно строиться на принципах управления инновациями.