Организация учёта кассовых операций

         Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

         Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

         При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира".

         Регистром бухгалтерского учёта, в котором отражают кассовые операции, является журнал-ордер №1-АПК. Его используют для фиксирования кредитовых  оборотов счёта 50. Во второй части журнала-ордера - ведомости отражают дебетовые обороты счёта 50.Основанием для заполнения журнала-ордера №1- АПК являются проверенные отчёты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчётов кассира с приложенными первичными документами. Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам и однородные операции отражают общей суммой за день. Каждый отчёт кассира занимает в журнале-ордере одну строку.

         В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

2.2 Синтетический и аналитический учёт кассовых операций

         Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 "Касса". В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.

         К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы" и др.  

         На субсчете 50-1 "Касса организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

         На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

         На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один - два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

         При отражении в бухгалтерском учете кассовых операций, следует обратить внимание на необходимость проводок следующего характера:

Регистрационный журнал

         В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная инвентаризация денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.

2.3 Инвентаризация кассы

         Важный организационный момент в кассовом учете – инвентаризация кассы и контроль кассовой дисциплины. Инвентаризация кассы производится как работниками учреждения (внутренняя), так и органами финансового контроля (внешняя).

         Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие – списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой бланк (форма N ИНВ-15).

         Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.

         Инвентаризационная комиссия составляет акт в 2 экземплярах: первый экземпляр передают кассиру; второй экземпляр - в бухгалтерию.

При смене кассира акт составляют в 3 экземплярах: первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности; второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности; третий экземпляр передают в бухгалтерию.

В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии. Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

-удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;

-списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.

3. Практическое задание

         1. Открыть на схемах синтетические счета № 23.4, 43, 50, 51, 62, 90.

         2. Открыть аналитические счета к синтетическому счёту 90 «Продажи»:

-«Продажа картофеля»

-«Продажа молока»

-«Продажа зерна озимой пшеницы»

-«Продажа услуг автотранспорта»

         3. Составить в регистрационном журнале бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям. Недостающие суммы по хозяйственным операциям определить самостоятельно.

Решение:

Задание №1   

              Счет № 23.4                                                           Счет № 43

Дт «Автомобильный транспорт» Кт              Дт «Готовая продукция» Кт

                            Счет № 50                                                                      Счет № 51

                Дт «Касса» Кт                                            Дт «Расчетный счет»

                                     Счет № 62                                                                               Счет № 90

Дт «Расчеты с покупателями и заказчиками»  Кт                 Дт «Продажи» Кт

Задание №2

                  Счет № 90                                                                                     Счет № 90             

Дт «Продажа картофеля» Кт                                                        Дт «Продажа молока» Кт