Організація обліку грошових коштів, розрахунків та дебіторської заборгованості

1 - постачальник відвантажує  продукцію покупцеві; 2 - разом із  документами на відвантажену продукцію постачальник передає платіжну вимогу - доручення на оплату; 3 - покупець, заповнивши другу частину документа, передає його в банк, який його обслуговує, для переказу коштів: 4 - банк покупця (платника коштів) списує з рахунку покупця кошти; 5 - банк покупця сповіщає випискою покупця-власника рахунку про списання коштів з його розрахункового рахунку: 6 - банк покупця спрямовує в банк постачальника платіжну вимогу доручення; 7 - банк постачальника зараховує кошти на рахунок постачальника (отримувача коштів); 8 - банк постачальника сповіщає постачальника (власника рахунку) про надходження коштів на рахунок (випискою з розрахункового рахунку)

 

 
 3) з використанням чеків

 

Рис. 4. Схема послідовності операцій при використанні чеків.

Пояснення до схеми:

1 - постачальник передає  попар покупцеві; 2 - покупець передає  чек постачальнику: З - постачальник  передає чек у свій банк; 4 - банк постачальника спрямовує чек для оплати у банк покупця: 5 - банк платника списує кошти з рахунку покупця товару: 6 - банк платника повідомляє платника про списання коштів; 7 - банк платника переказує банку постачальника відповідні кошти; (S - банк постачальника зараховує кошти на рахунок постачальника: 9 - банк постачальника повідомляє постачальника про зарахування коштів на його рахунок і розрахункового рахунку.

 

4)    

 
Розрахунки акредитивами

 

Рис. 5. Схема послідовності операцій за допомогою акредитивів

за допомогою  акредитивів.

Пояснення до схеми:

1 - покупець доручає банку,  що його обслуговує, відкрити  акредитив; 2 - банк покупця відкриває  акредитив: 3 - банк покупця сповіщає  покупця про відкриття акредитива: 4 - банк покупця повідомляє банк  постачальника про відкрити акредитива постачальника на конкретну суму; 5 - банк постачальника сповіщає постачальника про відкриття акредитива; 6 - відвантаження товару; 7 - покупець повідомляє банк про виконання умови акредитива, тобто дає наказ на розкриття акредитива; 8 - банк покупця переказує банку постачальника суму коштів з акредитива; 9 - банк постачальника зараховує кошти на рахунок постачальника; 10 - банк постачальника повідомляє про це свого клієнта.

 

5)    

 
розрахунки векселями;

а) простий вексельний обіг

 

Рис. 6. Схема послідовності операцій за простого векселя.

Пояснення до схеми:

1 - векселедавець (покупець) передає вексель; 2 - власник векселя  (ремітент) пред'являє вексель до  акцепту: З - векселедавець погашає  вексель і передає його ремітенту; 4 - власник векселя (ремітент) вручає погашений вексель векселедавцеві;

б) переказний вексельний обіг

 

Рис. 7. Схема послідовності операцій зa переказного векселя.

Пояснення до схеми:

1 - підприємство А трасирує переказний вексель на користь банку з метою погашення кредиту; 2 - банк надає підприємству суму кредиту; 3 - підприємство А відвантажило товар підприємству В; 4 - банк пред'являє підприємству В вексель для акцепту: 5 - трасат сплачує банку гроші (банку) за векселем (платіжним дорученням).

 

 

2. Організація  обліку дебіторської заборгованості

2.1. Завдання та  передумови організації дебіторської  заборгованості

Створення великих обсягів  дебіторської заборгованості знижує платоспроможність  підприємства. Для проведення розрахунків  за зобов'язаннями підприємству доводиться перетворювати високоліквідні активи па грошові кошти, у протилежному випадку йому загрожує банкрутство.

Основними завданнями організації  обліку дебіторської заборгованості є:

·        вибір оптимальних для підприємства критеріїв класифікації дебіторської заборгованості;

·        вибір методу визначення резерву сумнівних боргів;

·        розробка графіка документообігу для документів, що підтверджують виникнення дебіторської заборгованості, та доведення цієї інформації до виконавців;

·        достовірне відображення дебіторської заборгованості у реєстрах і звітності.

 

Основною передумовою  достовірного відображення дебіторської заборгованості в обліку є правильна  її класифікація (рис. 7).

 

 

 

Рис. 7. Класифікація дебіторської заборгованості.

Залежно від виду дебіторської заборгованості її оцінюють по-різному.

Довготермінову дебіторську  заборгованість оцінюють за дисконтованою вартістю майбутніх платежів, яких очікують для погашення цієї заборгованості. Порядок дисконтування необхідно своєчасно довести до облікових працівників, до обов'язків яких входить облік розрахунків з дебіторами.

Заборгованість за фінансовою орендою відображають у балансі  орендодавця в сумі чистих інвестицій в оренду. Поточну дебіторську заборгованість оцінюють у фактичній сумі на дату її виникнення.

Крім того, при оцінці товарної дебіторської заборгованості чинним законодавством передбачені  певні особливості. Відповідно до принципу обачності, в момент визначення доходу від реалізації підприємство має  визначити можливі втрати від  неповернення частини боргів покупцями. Тобто, за сумнівною заборгованістю з метою відображення реальної картини фінансового стану підприємства створюють резерв сумнівних бортів, таким чином слід організувати відображення поточної дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи, послуги в підсумку балансу за чистою реалізаційною вартістю.

Величину сумнівних боргів можна визначати:

·        виходячи з платоспроможності окремих дебіторів;

·        на підставі класифікації дебіторської заборгованості за періодами її виникнення з урахуванням досвіду минулих років щодо платоспроможності дебіторів.

Різниця у способах полягає  лише в тому, які суми дебіторської заборгованості беруть участь у розрахунку, і як визначають коефіцієнт сумнівності.

Перший спосіб - метод умовною визначення резерву сумнівних боргів. При визначенні величини резерву сумнівних боргів, виходячи з платоспроможності окремих дебіторів, підприємство на дату складання фінансової звітності повинно вивчити платоспроможність за кожним дебітором і вивести за ними індивідуальний коефіцієнт сумнівності, за яким потім визначають суму резерву за даною заборгованістю. Сума резервів за кожним дебітором становитиме загальну суму резерву сумнівних боргів у підприємстві.

При застосуванні даного способу  визначення коефіцієнта сумнівності досить суб'єктивне, оскільки платоспроможність будь-якого дебітора можна визначити тільки приблизно. При цьому ступінь точності результату залежить від наявності достовірної інформації про дебіторів і від кваліфікації експерта.

За допомогою другого способу резерв розраховують па підставі класифікації поточної дебіторської заборгованості за термінами несплати й аналізу фактичного непогашений за попередні звітні періоди.

Дебіторську заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги класифікують, групуючи дебіторську заборгованість за термінами її непогашення із встановленням коефіцієнта сумнівності для кожної групи.

Таким чином, чим більше дебітор  прострочив оплату за продукцію, тим більше \ підприємства сумнівів щодо оплати цих сум. Коефіцієнт сумнівності, як правило, зростає із збільшенням термінів непогашений дебіторської заборгованості.

Коефіцієнт сумнівності  встановлює підприємство, виходячи з  фактичної суми безнадійної дебіторської заборгованості за продукцію за попередні звітні періоди.

Виключення безнадійної  дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги з активів здійснюють з одночасним зменшенням величини резерву  сумнівних боргів. При недостатності  суми нарахованого резерву сумнівних боргів безнадійну дебіторську заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги списують з активів на інші операційні виграти.

Організовуючи облік і  контроль за дебіторською заборгованістю, необхідно передбачити:

·        підвищення конкурентоспроможності продукції на ринку за допомогою відстрочення платежів;

·        сприяння зростанню обсягу продажів шляхом надання комерційного кредиту;

·        розрахунок прогнозного розміру резерву сумнівних боргів;

·        падання рекомендацій щодо зменшення кількості фактично або потенційно неплатоспроможних покупців.

 

2.2. Документування  дебіторської заборгованості

Основні первинні документи  з виникнення та погашення заборгованості покупців відображені в таблиці 3.

Таблиця 3

Документування  розрахунків з дебіторами

Види розрахунків		Документи
Розрахунки з покупцями і замовниками		Накладні рахунки-фактури, рахунки, акти прийнятих робіт, послуг,податкові накладні, товарно-транспортні накладні (ТМ-1), товарнінакладні, вексель, комерційні документи (рахунки-фактури-invoice), транс-портні накладні (CMR - залізнична накладна, авіанакладна, коносамент,товарно-транспортна накладна, пакувальні листи), платіжні документи на перерахування сум митних платежів та інших податків на рахунки митнихустанов, розрахунки бухгалтерії про наявність  курсових різниць
Розрахунки за виданими авансами		Платіжні доручення, в  яких є посилання на укладений договір
Розрахунки з підзвітними особами		Розпорядження керівника  про направлення працівника у  відрядження. Список осіб, які мають  право отримувати гроші під звіт на господарські потреби, затверджений наказом керівника. Авансовий звіт про витрачені суми та додані виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрату межах передбачених. норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів  тощо. чеки, квитанції, рахунки магазинів. готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки
Розрахунки за нарахованими доходами		Розрахунки бухгалтерії ПКО виписки банку
Розрахунки за претензіями		Претензії. акти приймання вантажу, рішення судових органів (арбітражу), письмові згоди постачальників на пред'явлені претензії, виписки установ банку на суми, що надійшли в порядку  задоволення претензій
Розрахунки за відшкодування завданих збитків		Протокол засідання інвентаризаційної  комісії, наказ керівника
Розрахунки за позиками чле- нам кредитних спілок	Договір між членами кредитних спілок. ПКО, виписки Банку, ВКО, платіжне доручення
Розрахунки з іншими дебіто- рами	Авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні  справи, або первинний документ про  отримання майна (копія накладної, квитанція до прибуткового ордера тощо)

 

Усі розрахунки, які здійснюють на підставі укладених договорів, належать до розрахунків з комерційних операцій(угод). Крім таких операцій, здійснюють некомерційні операції без укладання договорів, на які не поширюється дія термінів позовної давності.

Документування розрахунків  за претензіями

При прийманні ТМЦ їх перевіряють  за кількістю та якістю, в результаті чого можуть бути виявлені недостача, пересортиця, неналежна якість товарів або їх некомплектність чи відсутність супровідних документів постачальника тощо.

У таких випадках підприємство, права якого порушені, звертається до порушника з письмовою претензією-вимогоющодо добровільного усунення порушень законодавства, котру підписує керівник і надсилають адресату рекомендованим листом або вручають під розписку.

Претензії пред'являють:

·        постачальникам, підрядникам і транспортним організаціям за виявленими при перевірці рахунками (після акцепту останніх), при невідповідності цін і товарів, обумовлених договором або передбачених прейскурантом, а також при виявленні арифметичних помилок;

·        постачальникам, підрядникам, покупцям за санкціями (штрафами, пенею, неустойками), визнаними платниками або присудженими арбітражним судом за недотримання довготермінових зобов'язань;

·        постачальникам, транспортним організаціям за недостачу вантажу в дорозі понад норму природного убування;

·        установам банків за сумами, помилково списаними (перерахованими) з рахунків підприємства (поточного, валютного) постачальників товарів за виявлення невідповідності якості стандартам, технічним умовам.

До претензії повинні  бути додані всі документи, необхідні  для її розгляду.

Підприємство, до якого надсилають претензію, повинно її розглянути у встановлені терміни і надіслати відповідь.

У випадку безпідставної повної або часткової відмови постачальника, а також залишеної без відповіді претензії підприємства готують матеріали для пред'явлення позову.

Позовну заяву подають  до арбітражного суду в письмовій  формі, підписує цю заяву керівник підприємства.

 

Документування  розрахунків з підзвітними особами

Працівників підприємства у  відрядження посилає керівник підприємства, оформляючи наказ, в якому зазначено: пункт призначення, назву підприємства або організації, куди відправляють працівника, термін і мету відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення про відрядження.