Організація обліку грошових коштів, розрахунків та дебіторської заборгованості

Посвідчення про відрядження - це документ, що видають працівникові підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

Важливими документами при  відрядженні за кордон є запрошення приймаючої сторони: укладений контракт; інші документи, що засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

На підприємстві необхідно  вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у  відрядження, і працівників, які  прибувають з відрядження.

На підставі розпорядження  керівника підзвітним особам видають готівку, то оформляють видатковим касовим ордером. У посвідченні про відрядження роблять помітку про суму виданого авансу. Список осіб, які мають право отримувати гроші під звіт на господарські погреби, затверджує наказом керівник.

Працівники, які одержали готівку під звіт, після повернення з відрядження зобов'язані у встановлені терміни подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого мають бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат у межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Обов'язковими реквізитами авансового звіту єрезолюція керівника підприємства чи особи, яку він уповноважив, про затвердження вказаної суми витрат та його підпис.

Після складання авансового звіту визначають різницю між  сумою отриманого авансу і фактичними втратами. Якщо різниця позитивна, то це сума невикористаного авансу, а якщо від'ємна — то працівник витратив частину власних грошовихкоштів, тобто перевитратив авансову суму, і її необхідно йому відшкодувати з каси підприємства.

Якщо підзвітна особа  не надала звіти та необхідні виправдовуючі документи у встановлені терміни або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовують лише щодо сум авансів, виданих у національній валюті України на господарські потреби чи витрати на відрядження.

До обліку приймають авансові звіти, що перевірені арифметично, за змістом і їх затвердив керівник підприємства. Бухгалтер обробляє авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, що відповідають призначенню авансу.

Документування розрахунків і іншими дебіторами

При розрахунках за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт, а також з оплати продукції та робіт, прийнятих замовником за частковою готовністю, використовують платіжні документи, договори тощо.

При обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків в результаті недостач і втрат від псування цінностей.

недостач і розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено, використовують наступні документи:

·        інвентаризаційний опис або інвентаризаційний акт (залежно від об'єкта перевірки);

·        порівняльну відомість;

·        договір про повну матеріальну відповідальність;

·        розрахунково-платіжну відомість;

·        прибутковий касовий ордер тощо.

Позику працівникові підприємство видає, якщо це передбачено статутом або іншим аналогічним документом підприємства та за наявності оформлених належним чином документів, і оформляють договором у письмовій формі. Обов'язковими елементами договору повинні бути: предмет договору, розмір та порядок видачі позики, термін, на який її видають, порядок погашення, відповідальність та юридичні реквізити сторін.

Стосунки між учасниками спільної діяльності регулюються договором; оприбуткування членських внесків фіксують у відповідних документах - прибуткових касових ордерах, виписці банку; повернення коштів у разі виходу учасника зі спілки - у видаткових касових ордерах, платіжному дорученні.

Відповідно до цивільного законодавства спільну діяльність без створення юридичної особи  здійснюють .на підставі договору між її учасниками. За договором про спільну діяльність сторони (учасники) зобов'язуються шляхом об'єднання майна та зусиль спільно діяти для досягнення загальної господарської або іншої мети, що не суперечить чинному законодавству.

Підтвердженням отримання  внесків за спільною діяльністю для  учасників є авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні  справи, або первинний документ про  отримання майна (копія накладної, квитанція до прибуткового ордеру тощо).

3. Відображення  коштів та розрахунків у регістрах  обліку й звітності

На етапі поточного обліку грошових коштів та розрахунків їхзаписують за методом двоїстості в системі рахунків у регістрах обліку, після чого облікову інформацію узагальнюють і складають звітність (табл. 4).

Таблиця 4

Відображення  операцій з грошовими коштами  та розрахунками в регістрах обліку й звітності