Основные требования к оформлению должностной инструкции

Основные  требования к оформлению должностной инструкции

1. Понятие  должностная инструкция

Должностная инструкция это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность  сотрудника организации при осуществлении  им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной  должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового  контракта (в том числе при  перемещении на другую должность  и при временном исполнении обязанностей по должности).

К сожалению, приходится констатировать, что в настоящее  время во многих организациях и на предприятиях (в большей части  негосударственных) отсутствует практика разработки и введения должностных  инструкций. Между тем, их введением  достигается целый ряд целей

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством  труда и социального развития РФ.

Главным нормативно-правовым документом, содержащим квалификационные характеристики, является постановление  Минтруда России от 21 августа 1998 года 37 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. В этом справочнике содержатся квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики  отдельных отраслей разработаны  характеристики по должностям, присущим только им. Соответствующие квалификационные характеристики утверждаются федеральными органами исполнительной власти и согласовываются  с Министерством труда и социального  развития. Так, Министерством путей  сообщения РФ утверждены Квалификационные характеристики и разряды оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке (Указание А-914у от 18 октября 1996 года); Министерством общего и профессионального  образования РФ Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования (приказ 463 от 31 августа 1995 года).

Квалификационные  характеристики по каждой должности  состоят из трех разделов:

1. Должностные обязанности.  Этот раздел содержит основные  функции, которые могут быть  поручены полностью или частично  работнику, занимающему данную  должность с учетом технологической  однородности и взаимосвязанности  работ, позволяющих обеспечить  оптимальную специализацию служащих.

2. Должен знать.  В этом разделе приводятся  основные требования, предъявляемые  к работнику в отношении специальных  знаний, а также знаний:

законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих  и нормативных документов;

методов и средств, которые работник должен уметь применять  при выполнении должностных обязанностей.

3. Требования к  квалификации. В данном разделе  определены:

уровень профессиональной подготовки работника, необходимый  для выполнения предусмотренных  должностных обязанностей;

требования к стажу  работы.

Указанные разделы  служат основой для разработки должностных  инструкций служащих.

Между тем, в общепринятой схеме должностной инструкции есть два важных обособленных раздела  Права служащего и Ответственность  служащего. Однако, права напрямую связаны с обязанностями, а ответственность является следствием неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей.

В квалификационных характеристиках представлены наиболее характерные для той или иной должности работы, поэтому при  разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня  работ, которые свойственны соответствующей  должности в конкретных организационно-технических  условиях. Одновременно определяются требования к необходимой специальной  подготовке работников.

К должностной инструкции предъявляются две группы требований:

по оформлению и  содержанию;

по расположению реквизитов.

Обе группы содержатся в ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (постановление Госстандарта от 31 июля 1997 года 273), который вступил в силу 1 июля 1998 года. 
 

2. Требования к  оформлению и содержанию должностной  инструкции

Макет должностной инструкции

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

(1) Наименование организации

Организация юридическое  лицо, которое имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном  управлении обособленное имущество  и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени  приобретать и осуществлять имущественные  и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и  ответчиком в суде, а также имеет  самостоятельный баланс и смету  и зарегистрировано в государственных  органах юстиции в установленном  порядке.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах. При  наличии вышестоящей организации  ее наименование также указывается  в документе (его помещают выше).

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках русском и  национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных  документах организации, и помещают (в скобках) ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят  в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации), и располагают его ниже наименования на русском языке.

Наименование обособленного  структурного подразделения организации (филиала, представительства и т.д.) указывают в том случае, если оно  является автором документа, и располагают  ниже наименования организации. Здесь  необходимо привести некоторые пояснения.

Согласно ст. 55 Гражданского кодекса РФ, филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное  вне места его нахождения и  осуществляющее все его функции  или их часть, в том числе функции  представительства.

Та же статья ГК РФ содержит следующее определение  представительства: представительством является обособленное подразделение  юридического лица, расположенное вне  места его нахождения, которое  представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

Структурное подразделение  организации официально выделенный орган управления частью организации  с самостоятельными функциями, задачами и ответственностью за выполнение возложенных  на него задач. Оно может быть как  обособленным, так и не обособленным, т.е. не обладающим полными признаками организации (внутренним).

В настоящем издании  рассматриваются подразделения  второго типа. Как правило, они  являются результатом структурирования организации на отдельные элементы по принципу разделения задач и функций.

К структурным подразделениям относятся:

управления;

отделения;

отделы;

службы;

бюро;

цеха;

лаборатории;

секторы. 

В общем виде структуру  производственной организации можно  выразить в нижеприведенной схеме.

Наряду с указанными могут быть образованы и иные самостоятельные подразделения служба документационного обеспечения, служба безопасности и другие.

Самостоятельные подразделения в  свою очередь могут быть разделены  на более мелкие структурные единицы. 

(2) Гриф об утверждении

Утверждает должностную  инструкцию руководитель предприятия. Утверждение же его инструкции осуществляется органом управления организации (собственником). Руководитель структурного подразделения  утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его  компетенции и указано в его  должностной инструкции и трудовом контракте.

Гриф утверждения  документа должен состоять из:

слова УТВЕРЖДАЮ (без  кавычек);

наименования должности  лица, утверждающего документ;

подписи, инициалов, фамилии должностного лица;

даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО Эльбрус

Личная подпись  А.В. Николаева 

05.09.99

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения  и действует до ее замены новой  должностной инструкцией.

(3) Наименование должности

Наименования должностей служащих по общему правилу должны соответствовать Общероссийскому  классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), принятому и введенному в действие постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года 367. Однако, постепенно входят в обращение наименования должностей, заимствованных из иностранных языков, например, риэлтер (англ. realter), маклер (нем. makler), логистик (греч. logistik), пр. Некоторые из них настолько специфичны для определенной отрасли экономики, что для них еще предстоит ввести квалификационные характеристики, а некоторые имеют вполне определенные наименования в Общероссийском классификаторе, в частности, риэлтер это агент по продаже недвижимости. В настоящее время при составлении должностных инструкций таких должностей используются специальные ведомственные нормативные документы.

Следует также отметить, что нормативно-правовые документы  трудового законодательства содержат рекомендации по определению наименований должностей в соответствии с квалификационными  характеристиками должностей служащих, которые в свою очередь содержат наименования должностей в соответствии с Общероссийским классификатором  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Такого рода рекомендации вызваны тем, что определенная регламентация  наименований должностей обусловлена  механизмом создания гарантий социальной защиты работников при решении вопросов оплаты труда, льгот и компенсаций  в связи с условиями труда, условиями пенсионного обеспечения  и др.

Все наименования должностей соответствуют одной из категорий: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей).

Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости  от характера преимущественно выполняемых  работ, составляющих содержание труда  работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

(4) Содержание раздела  Общие положения

В данном разделе  указывают:

1. Категорию должности.  Она определяется в соответствии  с Общероссийским классификатором  профессий рабочих, должностей  служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) руководитель, специалист, технический исполнитель.

2. Квалификационные  требования, предъявляемые к сотруднику  в соответствии с занимаемой  им конкретной должностью. Этот  пункт разрабатывается на основе  положений раздела требования  к квалификации квалификационных  характеристик по должностям  служащих. Однако в общих положениях Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года 37) определено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

В характеристиках  должностей специалистов предусматривается  в пределах одной и той же должности  без изменения ее наименования внутридолжностное категорирование по оплате труда. Квалификационные категории по оплате труда устанавливаются руководителем организации. При этом учитываются:

степень самостоятельности  работника при выполнении должностных  обязанностей;

ответственность за принимаемые решения;

отношение к работе;

эффективность и  качество труда;

профессиональные  знания;

опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности;

другие факторы.

3. Порядок назначения  и освобождения от должности.