Основные требования к оформлению должностной инструкции

4. Основополагающие  организационно-правовые документы,  на основании которых сотрудник  осуществляет служебную деятельность  и реализует свои полномочия.

Пункт разрабатывается  на основании раздела должен знать  квалификационных характеристик должностей служащих.

5. Наименование должностных  лиц, которым подчиняется сотрудник.

6. Перечень структурных  подразделений и (или) отдельных  сотрудников, непосредственно подчиненных  данному сотруднику по службе (если таковые имеются). Данный  пункт может быть включен в  раздел Должностные обязанности.

7. Порядок замещения  сотрудника и исполнения должностных  обязанностей в случае его  временного отсутствия.

Пункты 3, 5 7 разрабатываются  на основе положений о структурных  подразделениях организации, положения  о персонале.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

(5) Содержание раздела  Должностные обязанности

В этом разделе указывают  обязанности работника с учетом задач и функций конкретного  структурного подразделения организации  с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Кроме того, в разделе могут  быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном  подразделении практикой распределения  иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации.

Этот раздел должностной  инструкции разрабатывается на основе раздела должностные обязанности квалификационных характеристик по должностям служащих.

При необходимости  должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими  исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Требования к квалификации сотрудника могут быть изложены и  в отдельном разделе должностной  инструкции с одноименным наименованием. В этот раздел также целесообразно  включить положение о выполнении разовых служебных поручений. 
 
 
 
 
 
 
 

(6) Содержание раздела  Права

В этом разделе приводят перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними  документами организации.

Конструкция раздела  Права в наиболее общем виде может  быть следующей:

Служащий вправе:

1. Знакомиться с  проектами решений руководителя  организации (структурного подразделения), касающимися деятельности структурного  подразделения, в котором он  выполняет свои обязанности, или  участка выполняемой им работы. 

Присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурного подразделения) по вопросам деятельности организации (структурного подразделения).

Участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых  им обязанностей.

Вносить на рассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложения по улучшению  деятельности организации (структурного подразделения) и совершенствованию  методов работы коллектива; замечания  по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в  деятельности организации (структурного подразделения) недостатков.

Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных  подразделений.

Запрашивать лично  или по поручению руководителя организации (структурного подразделения) от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для  выполнения его должностных обязанностей.

Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений  к решению задач, возложенных  на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями  о структурных подразделениях, если нет то с разрешения руководителя организации).

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Требовать от руководителя организации (структурного подразделения) оказания содействия в исполнении должностных  обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных  настоящей должностной инструкцией.

В данной статье может  быть зафиксировано право служащего  на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных организаций, не запрещенных законодательством  Российской Федерации.

Должностные инструкции руководителей структурных подразделений  могут быть дополнены пунктами следующего содержания: 
 

1. Действовать от  имени структурного подразделения  и представлять его интересы  во взаимоотношениях с иными  структурными подразделениями организации  в пределах своей компетенции. 

Вносить на рассмотрение руководителя организации представления  о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или  о наложении на них взысканий.

Сообщать руководителям  иных структурных подразделений  о выявленных во вверенных им отделах  недостатках.

Те или иные права  можно конкретизировать с учетом специфики выполняемых сотрудником  должностных обязанностей.

Например:

Главный бухгалтер  организации вправе:

1.

...

3. Проверять в  структурных подразделениях организации  соблюдение установленного порядка  приемки, оприходования, хранения  и расходования денежных средств  и товарно-материальных ценностей.

Однако, не следует забывать, что зачастую конкретизация прав приводит к ошибкам. Так, право главного бухгалтера, изложенное в п. 3 вышеприведенного примера, скорей является его обязанностью.

Положения о взаимодействии со структурными подразделениями организации  можно обобщить в отдельный раздел Взаимоотношения.

Конструкция такого раздела, например, может быть следующей:

Начальник отдела документационного  обеспечения в процессе работы взаимодействует:

1. Со всеми руководителями  структурных подразделений организации  по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки  исполнения, совершенствования стиля  и методов работы с документами,  подготовки и представления необходимых руководству материалов.

С юридическим отделом  по правовым вопросам, связанным с  подготовкой документов.

С отделом кадров по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки  кадров отдела, документационного обеспечения.

С отделом материально-технического обеспечения по вопросам обеспечения  средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

...

Как правило, порядок  взаимодействия сотрудников структурных  подразделений определен Положениями  об отделах, службах, и дублирование в должностных инструкциях не обязательно достаточно отсылки. В  том случае, если речь идет о должностной  инструкции самостоятельного специалиста (не входящего в штат какого-либо подразделения), целесообразно подробно изложить его взаимоотношения с  подразделениями и отдельными специалистами.

(7) Содержание раздела  Ответственность

Здесь указывают  меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных  обязанностей, а также требований законодательства. В данном разделе  должностной инструкции можно как  ограничиться общими отсылками к  отраслям законодательства, так и  конкретизировать в каких случаях  на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных  обязанностей, указанных в должностной  инструкции; допущение конкретных нарушений  законодательства и внутреннего  порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание.

Например:

Главный бухгалтер  несет ответственность за:

1. ...

...

Несвоевременное проведение проверок и документальных ревизий  в структурных единицах предприятия.

Нарушение сроков предоставления квартальных и годовых бухгалтерских  отчетов и балансов соответствующим  органам.

Как правило, такое  подробное регламентирование ответственности  сотрудника в должностной инструкции обусловлено наиболее часто встречающимися нарушениями конкретных положений законодательства, халатным отношением к отдельным обязанностям. Однако, основными нормативно-правовыми документами, которые должен знать и которыми должен руководствоваться, например, главный бухгалтер организации, является Закон РФ О бухгалтерском учете, Налоговый кодекс РФ и иные документы, которыми и предусмотрена ответственность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанностей главным бухгалтером. Перечислить в должностной инструкции все возможные правонарушения, характерные для данного участка работы в финансово-хозяйственной деятельности организации, весьма затруднительно.

Представляется, что  разработка юристами организации специальных  таблиц, сводов извлечений из основных нормативно-правовых актов по вопросам ответственности служащего и  ознакомление его с ними под расписку, является более разумным и эффективным. В должностной инструкции же можно  отразить группы правонарушений и способ определения меры ответственности  за их совершение.

В должностные инструкции руководителей структурных подразделений  целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в  должностные инструкции сотрудников  подразделений пункты о нарушении  субординации. 

(8) Ссылка на документ, в соответствии  с которым разработана  должностная инструкция

Указывается наименование, номер и дата принятия документа.

Например (по должностной  инструкции главного бухгалтера): "Настоящая  должностная инструкция разработана  в соответствии с Положением о  главной бухгалтерии от 15.09.98 141."

(9) Подпись руководителя  структурного подразделения

Должностная инструкция, как правило, разрабатывается кадровой службой организации (отделом организации  и оплаты труда). Однако ее могут  разработать и иные структурные  подразделения.

В том случае, если должностная инструкция составлялась кадровой службой, проставляется подпись  ее руководителя, а в случае составления  иными структурными подразделениями  их руководителями.

В состав реквизита  Подпись входят:

наименование должности  лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном  на бланке);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Начальник кадровой службы

Личная подпись: Ф.А. Карпов

(10) Согласование

Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. В случае, если она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовать с соответствующим структурным подразделением или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

Личная подпись  Т.Ф. Макаров 

18.10.99 
 

(11) Отметка об ознакомлении  с должностной  инструкцией