Особенности автоматизированного учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками

     Оприходование поступивших товаров оформляется  путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

     Если  товары получает материально-ответственное  лицо вне склада покупателя, то необходимым  документом является доверенность, которая  подтверждает право материально  ответственного лица на получение товара. Порядок оформления и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а.

     Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными  документами (наличие или отсутствие) и т.д.

     Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

     Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом  по доверенности. если товар находится  в не нарушенной таре, то приемка  может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

     Если  количество и качество товара соответствует  указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

     При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности  предъявления претензий поставщикам  или транспортным организациям при  недостаче или снижении качества товаров.

     В случае несоответствия фактического наличия  товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

     При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

     Возврат товара поставщику при обнаружении  брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки.

     После проверки, приемки и таксировки принятых от материально ответственных лиц отчетов о движении материальных ценностей с приложенными оправдательными документами, на основании которых были сделаны записи в "Журнале поступления товаров", бухгалтер предприятия переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.

     Отчеты  о движении материальных ценностей  являются регистрами аналитического учета  и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным  лицом в двух экземплярах в  количественном выражении на основании  первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.

2.2. Сводный (синтетический) учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками.

     Учёт  расчётов с поставщиками материальных ценностей и услуг организуется на счёте 60 «Расчёт с поставщиками и подрядчиками». Счёт по отношению  к балансу – пассивный. По кредиту  счёта 60 «Расчёт с поставщиками и  подрядчиками» отражается задолженность с поставщиками, по дебету – уменьшение этой задолженности.

      Сальдо  кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия поставщикам  и подрядчикам. В некоторых случаях  сальдо по счёту 60 может быть и дебетовым, это означает, что сумма за материальные ценности поставщиком оплачена, но на конец месяца эти материальные ценности не поступили, числятся как товары в пути.

      Счёт 60 предназначен для обобщения информации о расчётах с поставщиками и подрядчиками за:

• полученные материальные ценности, принятые выполненные

     работы и потреблённые услуги, включая предоставление     энергии, газа, пара, воды, а также  по доставке или переработке  материальных ценностей, расчёты,  документы на которые акцептованы  и подлежат оплате через банк;

• материальные ценности, работы и услуги, расчёты по которым производятся в порядке плановых платежей;
• материальные ценности, работы и услуги, на которые расчётные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);
• излишки материальных ценностей, выявленные при их приёмке;
• полученные услуги по перевозкам, в том числе расчёты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуги связи.

Все операции, связанные с расчётами  за приобретённые материальные ценности, принятые работы или потреблённые услуги, проводят по счёту 60 независимо от времени оплаты предъявленного счёта.

      Счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»  имеет семь субсчетов.

     1-й  субсчёт «Расчёты  с поставщиками  и подрядчиками  по платёжным требованиям.

     На  данном субсчёте учитываются расчёты  с поставщиками, осуществляемые платёжными требованиями поручениями, чеками, когда  расчётные документы сдают в  банк на оплату конкретных счетов-фактур, счетов-аккредитивов. На стоимость  поступивших от поставщиков ценностей или услуг производится запись:

Дебет счёта 07 «Оборудование к установке».

Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 1-й «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по платёжным требованиям».

Одновременно дебет счёта 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 1-й «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по платёжным требованиям».

При выявлении  недостачи, порчи товара по вине поставщика, арифметических ошибок, завышение цен и их несоответствие договору, покупатель на сумму разницы предъявляет претензию.

      Дебет счёта 63 «Расчёты по претензиям».

      Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 1-й «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по платёжным требованиям».

      В случае недостач, потерь товаров, по вине материально – ответственного лица предприятие покупателя на сумму  недостающих ценностей согласно акту об установленном расхождении до его утверждения, руководитель предприятия делает следующую запись:

      Дебет счёта 84 «Недостачи и потери от порчи  ценностей».

      Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками».

      2-й  субсчёт «Расчёты  с поставщиками  и подрядчиками  по плановым платежам».

     Данный  субсчёт применяется при расчётах с поставщиками по постоянным и равномерным поставкам товаров и оказании услуг (при расчётах между сахарным заводом и колхозами). Договором между покупателем и поставщиком устанавливается постоянная плановая стоимость продукции, оплата оформляется платёжным требованием – поручением, платёжными поручениями. На сумму планового платежа согласно расчётным документам производится запись:

Дебет счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 2 «Расчёты с  поставщиками и подрядчиками по плановым платежам».

Кредит  счёта 51 «Расчётный счёт». На стоимость  поступивших материальных ценностей.

Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 2 «Расчёты с  поставщиками и подрядчиками по плановым платежам».

     3-й  субсчёт «Расчёты  с подрядчиками  по капитальным  вложениям и ремонту».

      4-й  субсчёт «Расчёты  с поставщиками  и подрядчиками  по неотфактурованным  поставкам».

      Неотфактурованные поставки – это поставки материальных ценностей, на которые отсутствуют  документы. При этом составляется приёмный акт на товар, поступивший без счёта поставщика. Согласно приёмного акта на условную стоимость материальных ценностей производится следующая бухгалтерская запись:

      Дебет счёта 07 «Оборудование к установке».

      Дебет счёта 10 «Материалы».

      Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 4 «Расчёты с  поставщиками и подрядчиками по неотфактурованным  поставкам».

При поступлении  товарных документов от поставщика и  при условии расхождения в стоимости материальных ценностей 1-я запись по учёту неотфактурованных поставок сторнируется.

Дебет счёта 07 «Оборудование к установке».

Дебет счёта 10 «Материалы».

Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 4 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по неотфактурованным поставкам».

На стоимость  материальных ценностей, указанных  в документе поставщика даётся обычная  проводка.

      Дебет счёта 07 «Оборудование к установке».

      Дебет счёта 10 «Материалы».

      Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 1 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по платёжным требованиям».

Одновременно  по приобретённым товарам, материалам, сырью, даётся проводка на налог на добавленную стоимость.

Дебет счёта 19 «Налог на добавленную стоимость  по приобретённым ценностям».

Кредит счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

     5-й  субсчёт «Расчёты  со сдатчиками  сельскохозяйственных продуктов и сырья».

     6-й  субсчёт «Расчёт  с поставщиками  по прочим расчётам».

Учитываются расчёты с поставщиками за товары и услуги,

неотражённые  на выше перечисленных субъектах:

• расчёты по предварительной оплате за материальные ценности;
• операции на основе бартерных сделок.

Операции  по предварительной оплате счетов поставщиков  на

данном  субсчёте отражаются следующим образом:

1. Оплата счетов поставщиков на основании платёжных поручений:

Дебет счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 6 «Расчёты с  поставщиками по прочим расчётам».

Кредит  счёта 51 «Расчётный счёт».

Кредит  счёта 52 «Валютный счёт».

Кредит  счёта 55 «Специальные счета в банках»  – на стоимость материальных ценностей, включая налог на добавочную стоимость.

2. Оприходование материальных ценностей от поставщика: