Особенности автоматизированного учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками

Дебет счёта 07 «Оборудование к установке».

Дебет счёта 10 «Материалы».

Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 6 «Расчёты с  поставщиками по прочим расчётам».

      7-й  субсчёт «Векселя  выданные».

      Применяется при расчётах за поставленные товары и оказанные услуги с отсрочкой платежа на время установленное по взаимной договорённости на основе векселя. Данная форма расчёта применяется с целью укрепления финансового состояния предприятия.

2.3. Аналитический учёт по счёту 60 “Расчёты с поставщиками и подрядчиками”

   Аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по:

• поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;
• поставщикам по неотфактурованным поставкам; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
• поставщикам по просроченным оплатой векселям;
• поставщикам по полученному коммерческому кредиту.

   Учёт  расчётов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчётность, ведётся на счёте 60 “Расчёты с поставщиками и подрядчиками” обособленно.

     При автоматизации учёта на основании  выписок банка составляют машинограммы синтетического и аналитического учёта по каждому счёту, применяемому для учёта расчётов с поставщиками и покупателями (“Расчёты с поставщиками и подрядчиками”, “Расчёты по авансам”, “Расчёты с покупателями и заказчиками”, “Расчёты по претензиям”). Эти машинограммы служат основанием для разработки машинограмм-оборотных ведомостей по счетам, итоговые данные которых записывают в Главную книгу.

     Регистром для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал-ордер  № 6, в котором совмещается синтетический  учет с аналитическим.

     Журнал-ордер  № 6 открывается на первое число  каждого месяца незаконченными расчетами:

• по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным – материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60);
• по акцептованным платежным документам оплаченным– материалы не поступили (справочно – “За не прибывший груз”, сальдо нет);
• сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для их оплаты не поступили).

     Журнал-ордер ведется линейно-позиционным способом, что позволяет судить о состоянии расчетов с каждым платежным документом каждого поставщика: акцепт и оплата платежных документов, фактическое поступление материалов, неотфактурованные поставки, сумма материалов, находящихся в пути, расчет претензий за некачественную или неполную поставку и другое.

     При недостаче материалов комиссией  составляется коммерческий акт, акт  о приемке материалов, в которых  определяется причина недостачи, ее величина, как в количестве, так и в сумме, выносится решение о погашении возникшей недостачи. Это дает возможность предъявить претензию к виновной организации и составить ее расчет: стоимость недостающего имущества, транспортные и другие. расходы. Сумма претензии относится на счет 63 “Расчеты по претензии” и записывается в журнал-ордер № 6 по соответствующей позиции.

     Излишне поступившие материалы оформляются  актами и отражаются в журнале-ордере № 6 (как неотфактурованные поставки) и ведомости № 7.

     Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платежные документы, а материалы на склад по ним еще не поступили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или нет. В зависимости от сложившихся ситуаций материалы в пути учитываются в сальдо как на начало отчетного месяца, так и на его конец. Если в течение месяца платежные документы регистрируются как “За не прибывший груз”, то по окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс (условно оприходовать). При наличии фактической поставки в следующем отчетном периоде, ранее условно оприходованных ценностей, необходима их сторнировка, т.к. в учете одни и те же документы проведены два раза.

Для учёта  расчётов с поставщиками и подрядчиками применяют журнал-ордер формы №6 и приложение к нему «Реестр операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками» формы №6.

      Журнал-ордер  №6 открывается на квартал, полугодие  или год с использованием вкладных листов. На данном предприятии при  значительном количестве расчётных операций необходимые данные по отдельным поставщикам предварительно накапливаются в Реестре операций по расчётам с поставщиками, открываемом на тот же период, что и журнал-ордер, на каждого поставщика.

Порядок заполнения журнала-ордера № 6

   1. В начале месяца в Ж-О №: переносятся остатки на первое число. В гр. 10 - остатки за не прибывший груз, в гр. 11 – задолженность по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам.

   2. В течение месяца в Ж-О №  6 регистрируются все платежные  документы, поступившие от поставщика:

   в гр. “А” – регистрационный номер; в гр. “Б” – номер платежного документа; в гр. “В” – наименования поставщика”; в гр. “9” – общая  сумма по документу.

   3. Бухгалтер к документам поставщика  подбирает документы склада по  приходу материальных ценностей и отражает их в гр. “Г” “Номер документа склада или вид услуг”.

   В гр. “Д” – учетная стоимость  поступивших материалов и МБП. В  графах с “1” по “5” в дебет  соответствующих счетов по фактической себестоимости. В гр. “6” – дебет сумм НДС. В гр. “7” – дебет 63 счета.

   Сумма ж/д тарифа распределяется пропорционально  массе груза, а сумма наценок  пропорционально стоимости. Излишки  материалов приходуются на склад и отражаются отдельной строкой как неотфактурованные поставки.

   4. Порядок учета неотфактурованных поставок

   На  склад неотфактурованную поставку приходуют актом приемки материалов по учетным ценам.

   В Ж-О № 6 такие поставки регистрируются отдельной строкой, а в гр. “Б”  ставится буква – “Н”. При поступлении  документов поставщика они регистрируются в обычном порядке, а ранее сделанная запись сторнируется, т.е. красными чернилами по учетной цене делается запись в гр. “Д”, в гр.”9” и в дебет соответствующих счетов.

   5. Порядок учета материалов в  пути.

   Материалами в пути называется поставка, по которой предприятие акцептовало платежные документы, а материалы на склад до конца месяца не поступили.

   Сумма акцепта отражается в гр. “9”  и “8” – не прибывший груз.

   6. На основание бухгалтерских данных  в гр. С “12” по “16” заносятся суммы оплаченных счетов поставщиков (ж-о № 1 (50); ж-о № 2 (51); ж-о № 3 (55); ж-о № 4 (90, 92); ж-о № 7 (71); ж-о № 8 (76)).

   7. В конце месяца подсчитываются  итоги по всем графам:

   гр. “9” = Сумме с гр. “1” по “8”.

   8. За итоговой строкой отражаются  две строки:

   1-я  – Сторно – материалы в пути на начало месяца – красными чернилами по дебету счетов в гр. “9” и в сумме гр. “10”

  2-я  – Материалы в пути на конец  месяца условно приходуются, т.е.  отражаются обычной записью в  дебет счетов и красной - в  гр. “8”.

  9. Подсчитывается строка “Всего” для отражения в Главной книге, а на обороте Ж-О № 6 – сводно-контрольные данные по 60 счету.

Глава 3. Особенности автоматизированного учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками.

Автоматизированная  обработка учетной  информации

     Электронная версия 1:С Бухгалтерия ориентирована на обычного бухгалтера, обладающего азами компьютерной грамоты. Программа настраивается на особенности бухгалтерского учета на предприятии, на изменения в законодательстве и формах отчетности. Подобные изменения могут осуществляться самим пользователем.

     Основные  особенности электронной бухгалтерии  “1:С”:

• ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;
• получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;
• полная настраиваемость с возможностью изменять и дополнять план счетов, систему типовых проводок , систему аналитического учета, формы первичных документов;
• возможность печати первичных документов при вводе проводок.

     Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал операций. При помощи электронной бухгалтерии, вместе с вводом проводок, формируются первичные документы. Программа дает возможность составлять отчетность и различные вспомогательные документы, в частности:

• оборотно-сальдовые ведомости по счетам и/или субсчетам;
• анализы счетов, содержащих итоги по корреспонденциям конкретных счетов со всеми счетами;
• сводные проводки - итоги по всем используемым корреспонденциям;
• анализы счета по датам - остатки, обороты и корреспонденции с другими счетами за каждую дату отчетного периода;
• журналы ордера - выборка проводок из журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам; карточки счетов - все проводки с данным счетом;
• отчеты произвольной формы разработанной пользователем для детального изучения хозяйственных процессов.

     Оплата  счета поставщика

     Порядок действий по оплате счета поставщика, в условиях ведения компьютерного  учета в среде типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия» предполагает выполнение следующих шагов:

     1. Регистрация контрагента.

2. Регистрация счета. Поскольку учет расчетов с поставщиками ведется в аналитическом разрезе документов – оснований, следует сразу же по приходу таких документов зарегистрировать их в документе «Договора», «Счета-входящие».
3. Выписка платежного поручения. На основании счета поставщика выписывается платежное поручение. Формирование платежного поручения с использованием встроенного документа дает возможность не только напечатать документ, но и сохранить его в информационной базе в соответствующих журналах, что позволит в дальнейшем использовать эту информацию для ввода и контроля банковских выписок.
4. Получение и ввод банковской выписки. При поступлении банковской выписки, подтверждающей платеж, факт оплаты отражается в учете проводкой в дебет счета 631 и с кредита счета 311.

     Порядок осуществления расчетов с поставщиками проводится в следующей последовательности.

     Регистрация новой организации в справочнике  «Контрагенты». При необходимости  зарегистрировать организацию - поставщика и поступивший счет, а также выписать платежное поручение. Новую организацию необходимо ввести в справочник как элемент группы «Организации», которая в свою очередь входит в группу «Юридические лица». Новому элементу автоматически будет присвоен следующий по порядку код. Данная форма ввода имеет два слоя: первый – для ввода общих реквизитов предприятия, второй – для ввода реквизитов банковских счетов. Результатом ввода является новая запись в справочнике «Контрагенты», содержащая все требуемые реквизиты предприятия.

     Регистрация счета в документе  «Договор» или  «Счет входящий».

     Для регистрации поступившего счета  необходимо ввести его в документ «Договор» или «Счет входящий».

     Для регистрации заключенного договора необходимо ввести его в документ «Договор», обратившись к этому документу через меню «Операции-Документы – Договор». Чтобы зарегистрировать новый договор, сначала нужно определить контрагента, с которым данный договор заключен.

     Для регистрации входящего счета  необходимо ввести его в документ «Счет входящий», обратившись к этому документу «Операции – Документы – Приход – Счет входящий».