Понятие,значение и классификация бухгалтерских документов

 

     Содержание  

Введение  ……………………………………………………………….…………….3

Глава1. История делопроизводства и понятие бухгалтерского документа…...5

1. История делопроизводства……………………………………………………5
2. Понятие и значение бухгалтерских документов……………………………6
3. Классификация бухгалтерских документов………………………………..10

Глава2. Документооборот……………………………………………………….16

2.1 Организация документооборота…………………………………………….16

2.2 Хранение бухгалтерских документов……………………………………….18

Заключение ……………………………………………………………………….40

Список  используемых источников………………………………………………42 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.   

 

 В  условиях развития рыночных отношений  и создания широкой сети негосударственных  структур, существенно меняется  роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.

     Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной  деятельности, взаимодействие с налоговыми службами – это принципиальные, ключевые моменты в работе любой  негосударственной структуры, обладающей полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной борьбы.

     Значимость  данного структурного подразделения  требует постоянного совершенствования  организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической  информации.

     Важным  направлением улучшения работы любой  бухгалтерии является совершенствование  организации и ведение документооборота в этом подразделении. Многочисленные виды – “продукт” труда работников бухгалтерии, отражающий жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего  существования. Общее представление о  документообороте необходимо каждому сотруднику предприятия, так как грамотное оформление документов позволяет ускорить процесс работы.  Работа с документами является неотъемлемой составляющей труда практически всех сотрудников любой организации, любого учреждения. Работники управленческих структур от 20 до 80 процентов своего рабочего времени затрачивают на составление, оформление, учет и контроль исполнения огромного числа различных документов.

Основная нагрузка по документационному обеспечению  управления ложится на разработчиков  документов – руководителей всех уровней и сотрудников делопроизводственных служб – секретарей, секретарей-машинисток, секретарей-референтов, стенографисток. Хорошая организация делопроизводства, работы секретариата обеспечивает оперативность  решений и максимальную отдачу каждого  сотрудника аппарата управления, экономичность  и культуру работы предприятия и  учреждения в целом.

Правильное ведение  бухгалтерской документации, знание основных положений документального  учёта позволит мне в дальнейшем не допускать организационных и  прочих ошибок на рабочем месте, будет  способствовать общему развитию  моих профессиональных знаний и качеств.

В данной курсовой работе мною были изучены и исследованы  основные виды бухгалтерской документации, история документооборота, значение бухгалтерских документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава1. История делопроизводства и понятие бухгалтерского документа.

1.1 История делопроизводства

          С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем  историю своей страны, особенности  быта и различных отношений,  складывающихся в те далекие  времена.

      Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

      В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

      При Петре первом было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное  по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

      В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

      В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для  централизованного управления народным хозяйством. В практике документооборота был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к  форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. В настоящее  время сложившейся система обработки  бухгалтерских документов развивается  с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации  делопроизводства.

     Особое  место среди документов бухгалтерии  занимает организационно-распорядительная документация, обеспечивающая как организацию  работы бухгалтерии (положения о  бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам бухгалтерии), так и  нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-денежных операций (приказы  и распоряжения, акты ревизий, докладные  и объяснительные записки и д.р.).

     Правильное  составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами  – одна из обязанностей работников в бухгалтерии.

     Другой  существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь  документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной  деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской  проверке, а также для сдачи  на хранение в установленном порядке  в ведомственные и государственные  архивы.

                 

1.2 Понятие и значение бухгалтерского документа. 

     Первичное наблюдение- начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах. Эффективная организация системы первичного учета становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня значительная часть российских предприятий, переживших все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.

       Ведение первичных учётных документов  осуществляется в соответствии  с нормативными документами, имеющими  разный статус. В зависимости  от назначения и статуса нормативные  документы целесообразно представить  в виде следующей системы:

К первому  уровню системы следует отнести  Гражданский кодекс РФ, Налоговый  кодекс РФ. Основным актом первого  уровня является Федеральный закон  от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете».

2-й уровень:  стандарты (положения) по бухгалтерскому  учету и отчетности; На втором  уровне системы нормативных документов  единственным регулирующим органом  является Минфин РФ.

3-й уровень:  методические рекомендаций (указания), инструкции, комментарии, письма  Минфина РФ и других ведомств.

4-й уровень:  рабочие документы по бухгалтерскому  учету самого предприятия. Рабочие  документы самого предприятия  определяют особенности организации  и ведения учета в нем. Основными  из них являются: документ по  учетной политике предприятия;  формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем; графики  документооборота.

           Документация- это оформление хозяйственной  операции документом. В широком  смысле бухгалтерская документация- это бухгалтерские документы,  учетные регистры и бухгалтерская  отчетность.

     Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях. Носителями информации о совершенных хозяйственных операциях могут быть бумажные документы, машинные носители: магнитные ленты, диски и др.

        К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие основные требования:

1)  документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;

2)  должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается   в специальных альбомах типовых форм бланков документов;

3)  в документе должны быть заполнены все реквизиты;

4)  должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

           Документ должен быть представлен по форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной  документации, разрабатываемых Федеральной службой государственной статистики (Госкомстат РФ).

           В случаях, когда документы не представлены в альбомах унифицированных форм они могут быть разработаны самостоятельно, но обязательно должны содержать следующие реквизиты:

1. Наименование;
2. Дата составления;
3. Наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. Содержание операции и основания для ее совершения;
5. Единицы измерения;
6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления;
7. Личные подписи указанных лиц.

     Юридическую силу документ приобретает при наличии  в нем не только всех соответствующих  реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей, штампов  в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий называют оформлением  документа.

          Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, т.к. с ее помощью:

1)  контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;

2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;

3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;

4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;