Понятие,значение и классификация бухгалтерских документов

        Однако для всех документов существуют пять основных этапов: 
1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению; 
2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки; 
3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка; 
4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа: 
• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников; 
• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей; 
• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа; 
5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров. 
           В случае пропажи (гибели) первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи (гибели). В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель организации. 

2.2Хранение бухгалтерских документов. 

         Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Министерством финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Минфина РФ от 24.0З.2000г. № 31H), на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.

        Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии). Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года.

  Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости:

• срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
• 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
• 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
• 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.

  Паспорта  зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При  прекращении деятельности организации  документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

  Принципы  формирования дел бухгалтерского архива:

• первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;
• каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов;
• кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.

        В папке должно содержаться до 250 листов, толщиной не более 4 см.

         После того как будут определены все дела, заведенные в данном году, проводится экспертиза их практической ценности. Под экспертизой понимается работа по изучению документа с целью определения его дальнейшей судьбы.

Для организации  и проведения работы по экспертизе ценности документов на предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК), назначаемые приказом руководителя предприятия. В экспертную комиссию назначаются наиболее квалифицированные работники основных структурных подразделений предприятия. Число членов комиссии не должно быть менее трех. Председателем комиссии назначается один из руководителей предприятия. В своей деятельности экспертные комиссии руководствуются законодательными актами, а также указаниями соответствующих архивов и типовыми перечнями документальных материалов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел и указаниями руководства предприятия. Решения экспертной комиссии утверждаются руководством предприятия.

            Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению материалов с истекшими сроками хранения проводятся сотрудниками предприятия. На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем предприятия. Документы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним контрольно-учетными карточками сдаются в упакованном виде в конторы по заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие фабрики. Предприятие не имеет права уничтожать какие-либо документы до тех пор, пока не утверждена опись документальных материалов. Дела, отобранные экспертной комиссией предприятия к постоянному хранению, выделяют в отдельную группу точно так же, как и дела для долговременного хранения (свыше 10 лет). Описи документальных материалов постоянного и длительного хранения печатают на пишущей машинке. Во всех случаях отпечатки должны быть четкими, светоустойчивыми и несмазывающимися. Законченную опись вставляют в твердую обложку и переплетают. Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует заделать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в

помещении не должно быть. Освещение только электрическое.  Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении. Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара. В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации создается комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций, милиции, пожарного надзора жилищно-коммунальной организации и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган. Отсутствующие документы должны быть восстановлены.

  К сожалению, приходится констатировать, что бухгалтерские архивы в организациях в большинстве случаев ведутся плохо. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение.

          В результате проведённого исследования по теме "Понятие, значение и классификация бухгалтерских документов" можно сделать ряд выводов:

           Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

            Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

            В целях совершенствования системы организации первичного учета на предприятии любой формы собственности можно рекомендовать следующие рекомендации:

1. Разработать  детальные инструкции конкретным  исполнителям (в виде должностных  инструкций, выписок из графиков  документооборота и проч.) о порядке  осуществления выполнения ими  своих должностных обязанностей, в частности о порядке и  сроках сбора первичных данных, о порядке и сроках регистрации  данных на носителе.

2. Целесообразно  использовать систему поощрений  и наказаний за надлежащее  исполнение исполнителями своих  обязанностей.

3. В  установленные сроки проводить  контрольные мероприятия (ревизии,  сверки, инвентаризации и проч.) в  целях снижения риска неэффективной  системы сбора и регистрации  оперативного факта.

4. Использовать  на всех участках учета только  унифицированные формы документации.

5. Систематически  осуществлять контроль со стороны  работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации.

6. Проверка  службами внутреннего контроля  соблюдения требований законодательства  в части оформления документации.

7. Осуществлять  обучение работников правилам  ведения первичной документации.

8. Грамотное  создание графиков документооборота  и доведение их до исполнителей  — существенный шаг в плане  оптимизации системы организации  работы с документами.

                Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. На практике это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

- Комплектность  документов  по конкретным хозяйственным операциям.

- Качество  документации (правильность оформления  документов).

- Сроки  представления документации. 
 
 
 
 

Список  использованных источников. 

1.  О бухгалтерском  учёте : ФЗ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
2. Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской  отчётности  в  Российской Федерации : приказ МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н.
3. Положение по бухгалтерскому учёту «Учётная политика организации» (ПБУ 1/2008) : приказ Минфина Российской Федерации от 06.10.2008 г. № 106н.
4. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению : приказ Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.
5. О формах бухгалтерской отчётности организаций :  приказ Минфина РФ от 02.07.2010 г. № 66н.
6. О рекомендациях по применению учётных регистров бухгалтерского учёта на предприятиях : письмо МФ РФ от 24.07.92 г. № 59.
7. Азаренко А.В. Пособие по теории бухгалтерского учёта. - Мн.: Интерсервис, 2006.
8. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета. - Издательский центр «МАРТ», 2003.
9. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник. - М.: ЮНИТИ, 2003.
10. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2002.
11. Лахина Л. А. Теория бухгалтерского учёта. Предмет и метод бухгалтерского учёта : учеб. пособие / Л. А. Лахина, Ю. А. Котлова. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2006.
12. Лахина Л. А. Теория бухгалтерского учёта. Первичное наблюдение : учебное пособие / Л. А. Лахина, О. К. Коробкова. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2007.
13. Лахина Л.А. Теория бухгалтерского учёта : учебное пособие / Л. А. Лахина, Ю. А. Котлова. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2009.
14. Мизиковский Е. А. Теория бухгалтерского учёта : учебник. – 2-е изд., доп. и перераб. / М. В. Мельник, Е. А. Мизиковский – М. : МАГИСТР-ПРЕСС, 2009.
15. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая корреспонденция. - Мн.: БГЭУ, 2002.