Система внутреннего комтроля хозяйствующего субъекта

СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО  КОНТРОЛЯ ХОЗЯЙСТВУЮЩЕГО СУБЪЕКТА

И ЕЕ ОЦЕНКА ПРИ  ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА

 

В условиях нарастающей конкуренции  существенно актуализируются проблемы повышения эффективности внутреннего  контроля  предприятий. Подтверждает это и вступающий в силу с 1 января 2013 г. Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Статья 19 закона прямо указывает, что экономический  субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Финансовый контроль, организуемый на уровне хозяйствующего субъекта, называют внутренним контролем. Следовательно, он должен строиться на общих принципах  финансового контроля. При этом каждый субъект (предприятие, организация) организует его в зависимости от целей  деятельности, а также управленческих задач. Поэтому методические подходы и применяемые формы контроля могут быть различны.

Большое значение при проведении аудита имеет получение профессионального суждения о системе внутреннего контроля аудируемого лица.

Чтобы разобраться, что такое  система внутреннего контроля аудируемого лица, следует внимательно изучить положения Правила (стандарта) N8, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 19.11.2008 N863 "Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности".

Во-первых, Стандарт дает само понятие системы внутреннего  контроля, а во-вторых, в Приложении к Стандарту раскрываются основные элементы этой системы.

Итак, система внутреннего контроля (СВК) представляет собой процесс, организованный и осуществляемый представителями собственника, руководством, а также сотрудниками аудируемого лица для того, чтобы обеспечить достаточную уверенность в надежности финансовой (бухгалтерской) отчетности, эффективности и результативности хозяйственных операций, а также соответствии деятельности аудируемого лица действующему законодательству.

Целью создания такой системы  должно быть устранение каких-либо рисков хозяйственной деятельности, создание благоприятных условий для достижения поставленных перед хозяйствующим  субъектом целей.

Чаще всего на предприятиях и в организациях СВК представлена специальными отделами, службами, комиссиями или так называемыми ревизорами - высококвалифицированными сотрудниками.

Порядок организации и  функционирования системы внутреннего  контроля зависит от размеров и сложности  структуры аудируемого лица.

Для крупных компаний СВК  должна быть полномасштабной и может  быть представлена контрольно-ревизионными отделами и подразделениями внутреннего  аудита. Для малого и среднего бизнеса  часть контрольных функций вполне допустимо возложить на менеджеров.

Вариант организации СВК  во многом зависит от правовой формы, организационной структуры, вида деятельности, а также необходимости контроля за теми или иными процессами.

Сфера деятельности указанных  подразделений и их задачи:

• - подотчетность одних работников другим;
• - внутренние проверки финансово-хозяйственной деятельности;
• - участие в инвентаризации денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей;
• - проведение сверок расчетов с контрагентами организации;
• - осуществление контроля за информационными системами бухгалтерского и управленческого учета;
• - ограничение доступа к активам, бухгалтерским первичным документам, файлам данных;
• - сравнение и анализ полученных финансовых результатов с плановыми показателями и т.д.

Таким образом, без построения определенной системы невозможна эффективная  организация внутреннего финансового  контроля. Для построения такой системы  руководству хозяйствующего субъекта следует руководствоваться следующими принципами:

• - рациональная организация рабочих процессов;
• - разделение функциональных обязанностей между работниками;
• - информационное обеспечение работников;
• - обязательный, систематизированный контроль за выполнением операций.

Кроме того, необходимо принять  во внимание, что, исходя из Стандарта N 8, СВК хозяйствующего субъекта должна включать следующие элементы:

1. контрольная среда;
2. процесс оценки рисков аудируемым лицом;
3. информационная система, в том числе связанная с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности;
4. контрольные действия;
5. мониторинг средств контроля.

Для проведения аудита такое  разделение СВК на пять элементов  является наиболее удобным для анализа  и оценки ее надежности. Аудитору важно установить, что конкретные средства контроля эффективно предотвращают или выявляют и устраняют существенные искажения на уровне предпосылок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности в группах однотипных операций, остатках по счетам бухгалтерского учета или случаях раскрытия информации.

Следует рассмотреть более  подробно каждый из этих элементов.

Контрольная среда - это позиция собственников, руководства и самих работников относительно СВК, понимание ее значения. Представители собственника могут оказать первостепенное значение на сознательность сотрудников в отношении контроля.

Чтобы контрольная среда  способствовала организации эффективности  СВК, а также поддерживала дисциплину и порядок, она должна включать следующие элементы:

• доведение до всеобщего сведения и поддержание принципа честности и других этических ценностей.
• профессионализм (компетентность сотрудников).
• участие собственника или его представителей.
• компетентность и стиль работы руководства.
• организационная структура аудируемого лица
• наделение ответственностью и полномочиями, в т.ч. иерархия подотчетности сотрудников
• кадровая политика и практика

Процесс оценки рисков - следующий элемент системы внутреннего контроля, который предполагает обязанность руководства аудируемого лица выявлять риски, оказывающие влияние на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности, определять их значение, оценивать вероятность их возникновения и находить способы управления ими.

Риски, имеющие отношение  к финансовой (бухгалтерской) отчетности, могут быть связаны как с внешними, так и с внутренними событиями  и обстоятельствами, которые могут  возникнуть и отрицательным образом  повлиять на способность аудируемого лица инициировать, отражать в учете, обрабатывать и включать в отчетность данные, соответствующие предпосылкам подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Исходя из практики аудиторской  деятельности, это довольно редкое явление. Зачастую учет в организациях строится только на применении отдельных  положений по бухгалтерскому учету, в которых четко установлены  правила учета тех или иных хозяйственных операций, не требующих  логических размышлений типа: "что  будет, если", а также определении  налоговой базы в соответствии с  Налоговым кодексом Российской Федерации.

Однако руководству аудируемого лица следует осуществлять соответствующие действия, а не игнорировать риски, возникающие, например, в результате:

• - конкурентного давления;
• - внедрения новых информационных систем учета;
• - применения новых технологий, освоения новых видов деятельности;
• - реорганизации хозяйствующего субъекта;
• - осуществления инвестиций в иностранные предприятия;
• - изменения бухгалтерского и налогового законодательства.

Для целей финансовой (бухгалтерской) отчетности важен вопрос, каким образом  в процессе оценки рисков предприятием руководство:

• - выявляет риски, имеющие отношение к финансовой (бухгалтерской) отчетности;
• - определяет их значение;
• - оценивает вероятность их возникновения;
• - принимает решение относительно того, как управлять ими.

Далее необходимо остановиться на таком элементе СВК, как информационная система, связанном с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Функционирование информационных систем, связанных с подготовкой  финансовой (бухгалтерской) отчетности, обеспечивается: техническими средствами; программным обеспечением;  персоналом; соответствующими процедурами; базами данных.

Информационные системы, связанные с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности, состоят  из процедур:

• а) инициирования (хозяйственные операции могут быть инициированы вручную или автоматически с помощью запрограммированных процедур);
• б) отражения (регистрации) в учете (регистрация включает выявление и сбор надлежащей информации об операциях или событиях);
• в) обработки данных и ведения учета соответствующих активов, обязательств и капитала (обработка включает функции редактирования и проверки, произведения расчетов, измерений, оценки, группировки и согласования, осуществляемых автоматически либо вручную);
• г) включения в отчетность информации об операциях аудируемого лица

Большинство хозяйствующих  субъектов при обработке значительных объемов информации применяют компьютерные информационные системы для составления  финансовой (бухгалтерской) отчетности. Однако предусмотреть автоматизацию  бухгалтерского, налогового и управленческого  учета в полном объеме невозможно, в любой организации периодически возникают ситуации, отражать которые  приходится вручную.

Функционирование информационных систем обеспечивается методами и способами  учета, которые выполняют следующие  функции:

1. идентифицируют и регистрируют все правомерные операции;
2. своевременно и достаточно подробно фиксируют операции, что позволяет надлежащим образом классифицировать операции для дальнейшего включения в финансовую (бухгалтерскую) отчетность;
3. осуществляют оценку объектов учета так, чтобы соответствующая информация могла быть включена в финансовую (бухгалтерскую) отчетность в надлежащем суммовом выражении;
4. определяют период времени, в котором имели место операции, что позволяет отнести их в учете к соответствующему отчетному периоду;
5. представляют надлежащим образом операции и относящиеся к ним случаи раскрытия информации в финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Составной частью информационных систем является система информирования персонала, которая обеспечивает понимание сотрудниками обязанностей и ответственности, связанных с организацией и применением системы внутреннего контроля в отношении финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Еще один элемент СВК - это контрольные действия, т.е. определенные процедуры, позволяющие удостовериться, что приказы (распоряжения) руководства хозяйствующего субъекта исполняются. Они могут проводиться как внезапно, так и в соответствии с планом обзорных проверок, ручным или запрограммированным способом.

Группировка контрольных  действий по категориям методов и  процедур:

• а) проверка выполнения;
• б) обработка информации;
• в) проверка наличия и состояния объектов;
• г) разделение обязанностей.

Только тот контроль может  считаться эффективным, который  проводится с определенной целью, в  положенное время, по соответствующим  циклам бизнеса: снабжение, производство, реализация, выявленные ошибки, неточности, когда все недочеты исправляются незамедлительно.

Пятый элемент СВК - мониторинг средств контроля - представляет собой наблюдение руководства хозяйствующего субъекта за непрерывным функционированием данной системы. Кроме того, мониторинг заключается в осуществлении необходимых корректирующих действий в отношении средств контроля.

Информация для осуществления  мониторинга может быть не только внутренней, но и полученной извне, в частности сверка расчетов с  контрагентами, жалобы покупателей (заказчиков), предписания и санкции государственных  контролирующих органов.

У многих аудируемых лиц мониторинг выполняют внутренние аудиторы, обеспечивающие защиту от ошибок и злоупотреблений, помогающие устранить недостатки и слабые места в системе управления организацией. Использование внутреннего аудита в организации должно гарантировать эффективность системы управления рисками внутреннего контроля.

 

Таким образом, руководство  хозяйствующего субъекта несет ответственность  за разработку и исполнение компонентов  СВК как единого целого. От него зависит регулярность, эффективность  СВК и соответствие размерам организации  и специфике ее деятельности.

Задачей аудитора является оценка надежности системы внутреннего контроля, контрольной среды и отдельных видов контроля. Еще на стадии планирования аудиторской проверки аудитор должен принять во внимание систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля для того, чтобы определить объем работ, необходимый для выполнения аудиторских процедур. При этом работа аудитора не означает проверку СВК с целью выявления всех возможных недостатков.